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Fachwissen

Buchungskalender

Buchungsformulare #

Übersicht #

Die Übersicht listet alle bereits vorhandenen Formulare auf. Diese können bearbeitet oder gelöscht werden. Des Weiteren können hier neue Formulare angelegt werden, wenn Sie auf den Button Neu klicken.

Formular bearbeiten #

Klicken Sie doppelt auf eines der vorhanden Formulare oder erstellen Sie ein neues Formular über Neu. Das Formular wird in der Bearbeitungsmaske geöffnet.

Auf der Registerkarte Formular vergeben Sie zuerst einen Namen für das Formular. Die Inhalte Ihres Formulars erstellen Sie hier mittels HTML-Code. Die Ausgabe auf der Website erfolgt automatisch innerhalb eines Tags. Sie erstellen also ausschließlich Texte und Eingabefelder.

Ein Eingabefeld mit dem Attribut name=“email“ ist zwingend erforderlich, da sonst kein E-Mail-Versand und damit kein Opt-in erfolgen kann.

Wurde die Verwendung des Moduls Leads im Add-on aktiviert, steht ein zusätzlicher Button Zeige verfügbare Lead Felder zur Verfügung. Besitzt ein Eingabefeld ein „name“-Attribut mit derselben Bezeichnung (name) wie das Lead-Feld, wird dieses bei Erstellung des Leads automatisch gemappt.

Formular Validierung

Im Formular kann die Browser-Funktion checkValidity() verwendet werden, welche von modernen Webbrowsern unterstützt wird, die dem HTML5-Standard entsprechen. Durch das Setzen des required Attributes im Eingabefeld, wird dieses zum Pflichtfeld.

<input name="name" required>

Antwort-Formulare #

Wird das Buchungsformular auf der Website abgeschickt, wird dem Anwender anschließend eine Meldung zurück gegeben. Diese Rückmeldungen – ob Erfolg oder Fehler – stellen Sie auf der Registerkarte Formular Antwort ein. Sollte es zu einer seltenen Fehlermeldung kommen, wird weiterhin ein Zurück-Button ausgegeben. Dessen Beschriftung können Sie ebenfalls anpassen.

Formular-Einstellungen #

Für den Versand des Formulars und die Erstellung von automatischen E-Mails erfordert das Formular ein paar Angaben. Rufen Sie hierfür die Registerkarte Einstellungen auf. Im Abschnitt E-Mail-Einstellungen (Opt-in E-Mail) nehmen Sie grundlegende E-Mail-Einstellungen vor.

Feld	Beschreibung
E-Mail-BetreffE-Mail-Betreff - BestätigungE-Mail-Betreff - Stornierung	Betreffs, welche für die E-Mails für Opt-in, Buchungsbestätigung und möglicher Stornierung eingetragen werden.
E-Mail-Account	Auswahl des E-Mail-Accounts zum Versenden der E-Mails. Der E-Mail-Account muss dem Benutzer zugeordnet sein, der auch für die externen Zugriffe in der Add-on Administration für den E-Mail-Versandt eingestellt ist! Nur aktuell verfügbare E-Mail-Accounts werden in der Auswahlliste angezeigt. Die Gültigkeit wird regelmäßig automatisiert geprüft. Im Fehlerfall erfolgt eine automatische Benachrichtigung an die im Add-on hinterlegte E-Mail-Adresse für Fehlerbenachrichtigungen.
E-Mail-TemplateE-Mail-Template - BestätigungE-Mail-Template - Stornierung	Angabe der E-Mail-Vorlage, die zum Versand des Bestätigungslinks, der Buchungsbestätigung oder der Stornierung verwendet werden sollen. Bitte geben Sie an dieser Stelle jeweils den Namen des Ordners Ihrer E-Mail-Vorlage an.

Im unteren Abschnitt Text-Einstellungen (Ausgabe auf Webseite) legen Sie die Beschriftung Ihrer Buttons unterhalb des Formulars fest sowie die Formular-Überschrift. Stellen Sie im Feld Text Formular Button ein, welcher Text auf Ihrem Absende-Button stehen soll. Legen Sie ebenfalls den Text für Ihren Zurück-Button Text Zurück-Button fest, welcher zurück zur Terminauswahl in dieser Terminkategorie führt (Kalenderansicht).

Terminkategorien #

Wechseln Sie im Buchungskalender auf die Registerkarte Terminkategorie. Die Übersicht listet alle bereits vorhandenen Terminkategorien auf. Die Details können mittels Doppelklick aufgerufen und bearbeitet werden. Des Weiteren können hier über den Button Neu neue Terminkategorien angelegt werden. Über das Kontextmenü und Löschen können Sie eine Kategorie löschen.

Durch einen Doppelklick auf eine Terminkategorie wird die Bearbeitungsmaske geöffnet und die Registerkarte Allgemein angezeigt.

Allgemeine Kategorieeinstellungen #

Die allgemeinen Einstellungen beinhalten vor allem relevante Einstellungen für die Kommunikation zwischen Ihrem Buchungskalender und Ihrem TecArt CRM sowie Angaben für die Ansicht auf der Webseite.

Feld	Beschreibung
Name	Bezeichnung der Terminkategorie, welcher auf der Webseite ausgegeben werden soll. (z.B. Persönliche Softwarepräsentation)
Buchungsformular	Ist die Auswahl eines zuvor angelegten Buchungsformulars zum Buchen eines ausgewählten Termins und der für Sie erforderlichen Angaben über den Teilnehmenden.
E-Mail für Fehlerbenachrichtigungen	Tragen Sie hier eine E-Mail-Adresse für eine Person ein, welche bei Fehlern des Formulars informiert werden soll. Tragen Sie hier keine E-Mail-Adresse ein, wird auf die in der Add-on-Administration eingestellten E-Mail-Adresse zurückgegriffen.
Vorlaufzeiten in Tagen (Blätterfunktion im Kalender)	Legt fest, über wie viele Monate im Kalender vorwärts geblättert werden kann. Tragen Sie hier z.B. 365 ein, kann man ausgehend vom aktuellen Tag Termine mit einer Vorlaufzeit von 12 Monaten buchen.
CRM Termin Status (Buchungsanfrage)	Status des Termins, sobald dieser über das Buchungsformular reserviert wird. Die Bestätigung mittels Opt-in wurde noch nicht durchgeführt.
CRM Termin Status (Buchung bestätigt)	Status des Termins, sobald dieser über Klick auf den Opt-in-Link in der E-Mail des Buchenden bestätigt wurde.
CRM Termin Beschriftung (Farbe)	Diese farbliche Markierung erhält der Termin im TecArt CRM, wenn dieser über die Webseite gebucht und angelegt, bzw. bei vorgegebenen Terminen bestätigt wurde. Wählen Sie hier Ihre gewünschte Farbe aus oder nutzen Sie den Eintrag Keine, wenn keine Farbe festgelegt werden soll.
Buchungsinformation automatisch in das Notizfeld des CRM-Termins einfügen	Die Buchungsinformation wird automatisch in das Notizfeld des Termins im TecArt eingetragen.
CRM Lead Quelle	Beim Erstellen eines Leads aus dem Termin fordert die CRM API die Angabe einer Quelle. Das Feld erscheint nur, wenn die Verwendung von Leads im Add-on aktiviert ist. Verwenden Sie keine Leaderstellung in Ihrem TecArt CRM, ist die Einstellung irrelevant.
CRM Lead Feld für Conversion URL des Kalenders	Die URL, über welche der Termin gebucht wurde, wird über den Termin an einen möglichen Lead übergeben, um statistische Auswertungen zur Quelle zu verfeinern. Verwenden Sie keine Leaderstellung in Ihrem TecArt CRM, ist die Einstellung irrelevant und Sie können den Eintrag auf keine Auswahl belassen.
Button Text	In der Ansicht der Terminauswahl auf der Website wird dieser Button angezeigt. Hier können Sie den Text festlegen, welcher auf dem Button stehen soll.
Ort	Ist der Ort, welcher optional auf der Webseite für die Terminbuchung angegeben werden kann. Die Ausgabe erfolgt neben der Dauer des Termins. Der Ort kann auch Online o.ä. sein. Diese Ortangabe ist in diesem Fall statisch.
Position	Werden gleichzeitig mehrere Kategorien auf Ihrer Webseite in einer Übersicht angezeigt, gibt dieser Wert die Sortierreihenfolge bei der Kategorieauswahl aus.
Kurzbeschreibung	Informative Angabe zum Inhalt des Termins

Auf dieser Registerkarte werden auch Kalender Texte hinterlegt, die während des Buchungsvorgangs zu bei dieser Terminkategorie ausgegeben werden.

Feld	Beschreibung
Button buchen	Text des Buttons, welcher erscheint, nachdem der zu buchende Zeitraum ausgewählt wurde.
Überschrift Datumsauswahl	Text, welcher direkt über dem Kalender ausgegeben wird.
Überschrift Uhrzeitauswahl	Text, welcher direkt über der Auswahl der verfügbaren Zeitslots ausgegeben wird.
Info Text Uhrzeit wählen (Text steht vor Datumsausgabe)	Dieser Text wird direkt vor dem ausgewählten Datum oberhalb er verfügbaren Zeitslots ausgegeben.
Info Text, wenn kein Zeitslot für diesen Tag gefunden wurde	Text, der ausgegeben wird, wenn keine Zeiträume am ausgewählten Datum verfügbar sind.
Info Text, wenn keine Zeitslots in dieser Kategorie verfügbar sind	Text, der ausgegeben wird, wenn keine Zeiträume in der Kategorie für die gesamte Vorlaufzeit des Kalenders verfügbar sind.
Info Text, wenn kein Buchungsformular gefunden wurde	Text, der ausgegeben wird, wenn kein Buchungsformular angezeigt werden kann. Grund kann eine fehlende Zuordnung in den Add-on-Einstellungen der Terminkategorie oder ein generelles Fehlen von Buchungsformularen im Add-on sein.
Info Text, wenn der gewählte Zeitslot nicht mehr verfügbar ist	Es kann vorkommen, dass durch zeitgleiche Erstellung von Terminen, z.B. neuer Termin im CRM, während des Buchungsvorgangs festgestellt wird, dass der Zeitslot nicht mehr verfügbar ist.
Fehlermeldung beim Laden des Kalenders	Text, der ausgegeben wird, wenn der Kalender nicht angezeigt werden kann. Dies kann durch einen internen Fehler, Verbindungsfehler o.ä. auftreten.
Button zurück	Text des Buttons, welcher zurück zur Kategorieauswahl führt, wenn ein Fehler aufgetreten ist.

Kalender (CRM Benutzer) #

In diesem Fenster erfolgt die Einstellung von Benutzern (Mehrfachauswahl) sowie die Aktivierung des Verteilungsprinzipien für die automatische Benutzerzuweisung von buchbaren Terminen.

Im Abschnitt Verantwortliche Kalenderbenutzer wählen wählen Sie die Benutzer Ihres Unternehmens aus, für welche Termine in dieser Kategorie gebucht werden können. Sie können dabei einen oder mehrere Benutzer wählen.

Aktivieren Sie die Option Mitarbeiterauswahl im Kalender erlauben im Abschnitt Mitarbeiterauswahl bei mehreren Benutzern, kann der Buchende ggf. einen Mitarbeiter auswählen, welcher für den zu buchenden Zeitraum noch keine anderweitigen Termine im Kalender stehen hat. Dabei werden dann nur jene Mitarbeiter angezeigt, welche freie Zeitslots haben. Mitarbeiter ohne Zeitslot werden nicht angezeigt.

Diese Option erlaubt es darüber hinaus auch, einen Timeslot mehrmals mit unterschiedlichen Mitarbeitern zu bebuchen.

In den nachfolgenden Feldern haben Sie die Möglichkeit die Texte für Text Mitarbeiterauswahl im Kalender, Text, wenn nur noch ein Mitarbeiter verfügbar sowie Label Text Auswahl beliebiger Mitarbeiter zu verändern. Letztere Option steht zur Auswahl eines beliebigen Mitarbeiters, wenn der Anwender keinen explizit wählen möchte.

Im Abschnitt Automatische Mitarbeiterzuweisung / Verteilungsprinzipien kann anhand Geringste Auslastung, Wenigste automatische Zuweisungen oder Zufallsauswahl eine Reihenfolge der Abarbeitung festgelegt werden. Sie können nur eine Option oder bis zu drei Optionen auswählen und die Reihenfolge bestimmen.

Mitarbeiterauswahl im Buchungskalender #

Die Mitarbeiterauswahl im Add-on ermöglicht es Kunden, während der Buchung einen spezifischen Mitarbeiter auszuwählen. Dies gilt nur, wenn mehr als ein Benutzer im Abschnitt Verantwortliche Kalenderbenutzer wählen ausgewählt wurden.

Auswahl eines Mitarbeiters durch den Kunden #

Wenn die Mitarbeiterauswahl aktiviert ist, wird im Buchungsformular auf der Website eine Liste der verfügbaren Mitarbeiter für den gewählten Zeitslot angezeigt. Der Kunde kann dann einen Mitarbeiter aus dieser Liste auswählen. Zusätzlich gibt es immer die Option keiner Angabe, falls der Kunde keinen speziellen Mitarbeiter auswählen möchte.

Ist nur ein Mitarbeiter in dieser Kategorie eingetragen oder nur noch ein Mitarbeiter verfügbar, erfolgt die Ausgabe nicht. Dann wird dieser verfügbare Mitarbeiter automatisch gesetzt.

Automatische Zuweisung eines Mitarbeiters #

Falls der Kunde keine Angabe auswählt oder die Mitarbeiterauswahl nicht aktiviert ist, erfolgt die Zuteilung des Mitarbeiters im Hintergrund anhand konfigurierter Verteilungsprinzipien.

Verteilungsprinzipien #

• Geringste Auslastung: Der Mitarbeiter mit der geringsten Auslastung (basierend auf den bereits gebuchten Stunden des Mitarbeiters an diesem Tag) wird ausgewählt.
• Zuweisungszähler: Der Mitarbeiter mit der geringsten Anzahl an bisherigen Zuweisungen innerhalb dieser Kategorie wird ausgewählt.
• Zufällige Auswahl: Ein Mitarbeiter wird zufällig aus der Liste der verfügbaren Mitarbeiter ausgewählt.

Funktionsweise im Hintergrund #

• Ermittlung der verfügbaren Mitarbeiter: Beim Öffnen des Buchungsformulars werden alle Mitarbeiter ermittelt, die für den ausgewählten Zeitslot verfügbar sind.
• Benutzerauswahl durch den Kunden: Falls der Kunde einen bestimmten Mitarbeiter auswählt, wird dieser Mitarbeiter für die Buchung verwendet.
• Automatische Zuweisung: Falls keine Angabe gewählt wird oder die Mitarbeiterauswahl deaktiviert ist, erfolgt die automatische Zuweisung basierend auf den konfigurierten Verteilungsprinzipien.
• Erhöhung des Zuweisungszählers: Bei einer automatischen Zuweisung wird der Zuweisungszähler des zugewiesenen Mitarbeiters um 1 erhöht.

Durch diese Funktionalität wird sichergestellt, dass Termine effizient und fair auf die verfügbaren Mitarbeiter verteilt werden, während den Kunden die Flexibilität geboten wird, bei Bedarf einen bevorzugten Mitarbeiter auszuwählen.

Zeiten & Ressourcen #

In diesem Bereich machen Sie Angaben zu Geschäftsregeln wie Arbeitszeiten, Pausen, Vor- und Nachbearbeitungszeiten für Zeitslots der gewählten Terminkategorie.

Vorgegebene Termine aus dem TecArt #

Wählen Sie die Option Verwendung von vorgegebenen Kalenderterminen als Zeitslots aktivieren, werden ausschließlich vordefinierte Kalendertermine als verfügbare Zeitslots für Buchungen verwendet. Dabei ist es erforderlich, dass Sie Termine im TecArt mit der gewünschten Buchungskalender-Terminkategorie und dem Status mit Vorbehalt im Kalender anlegen. Alle folgenden Termineinstellungen werden ausgeblendet und auch nicht bei der Zeitslotberechnung berücksichtigt.

In der zweiten Option Termindauer im Kalender anzeigen ermöglicht es rein informativ eine Angabe in Minuten vorzunehmen, welche bei der Auswahl der Termine angezeigt wird. Lassen Sie diese Option weg, wird keine Termindauer angegeben sondern lediglich der Termin anhand der Startzeit ausgewählt.

Automatische Terminvergabe anhand von Regeln #

Der untere Abschnitt wird nur angezeigt, wenn Sie keine vordefinierten Termine verwenden möchten.

Folgende Termineinstellungen sind möglich:

Feld	Beschreibung
Länge / Dauer des Termins (min)	Dauer einer Terminbuchung in Minuten. Tragen Sie hier z.B. 30 ein, wird der Termin später im Kalender mit 30 Minuten Länge angelegt.
Vorlaufzeit des Termins (min)	Die Vorbereitungszeit vor einer Buchung in Minuten (z.B. 15) ist nicht Bestandteil des eigentlichen Zeitslots, sondern wird davor angehängt. Dies bedeutet gleichzeitig, dass ein möglichere Termin direkt zuvor nicht gebucht werden kann.
Nachbearbeitungszeit des Termins (min)	Die Nachbearbeitungszeit nach einer Buchung in Minuten ist nicht Bestandteil des eigentlichen Zeitslots, sondern wird danach angehängt, um Zeit für die Nachbereitung des Termins zu erhalten.
Zeitinkrement des Termins (min)	Das Zeitinkrement, oder auch Terminabstand, ist die Zeit zwischen den verfügbaren Buchungszeiten in Minuten. Die Einstellung auf 60 min bedeutet, dass ein Termin im Stundentakt gebucht werden kann. In das Zeitinkrement werden der Termin und die Vor- und Nachbearbeitungszeiten einberechnet. Solange der Zeitintervall also die Summe aus Termin und Vor- und Nachbearbeitungszeiten nicht überschreitet hat diese Einstellung keine Auswirkung auf den Start des nächsten Termins. Erst wenn die Summe kleiner dem Terminabstand ist, hat dies Auswirkung auf die buchbaren Zeitintervalle.

Beispiele für die Einstellungen und Auswirkung für die möglichen buchbaren Termine.

Das 4. Beispiel zeigt erst eine zeitliche Verschiebung der nächsten möglichen buchbaren Termine.

Aktivieren Sie nun die Option Zeitintervall aktivieren wird automatisch der Zeitinkrement des Termins (min) deaktiviert. Weiterhin geben Sie nun einen Zeitintervall des Termins (min) in Minuten an, um feste Startzeiten vorzugeben.

Würde nun beispielsweise ein Termin mit Start um 14:00 Uhr gebucht werden, würden automatisch die anderen Zeiten, welche in die Vorbereitungszeit, Termindauer und Nachbearbeitungszeit hineinlaufen automatisch entfernt. Damit entfielen 13:30-14:00 und 13:45-14:15, aufgrund der Vorbereitungszeit zwischen 13:45 und 14:00 Uhr. Weiterhin würden 14:15-14:45 für die eigentliche Terminzeit und 14:30-15:00 für die Nachbearbeitungszeit entfallen. 14:45-15:15 Uhr würde auch entfallen, da dieser Termin wieder Vorbereitungszeit für den Folgetermin benötigen würde.

Buchungszeitraum (Geschäftszeitraum) #

In der Spalte des Buchungszeitraums können Sie je Wochentag bis zu zwei Arbeitszeiträume definieren. Alle Zeiten außerhalb dieser Perioden gelten automatisch als Pausenzeiten. Für die Pause werden keine Vor- und Nachlaufzeiten beachtet.

Zunächst legen Sie fest, wie viele Stunden Ihre Minimalste Vorlaufzeit (h) für Buchungen in Stunden sein soll. Geben Sie hier z.B. 24 an, ist die früheste Buchung in 24 Stunden am Folgetag, abhängig von Ihren Geschäftszeiten.

Markieren Sie über das Kontrollkästen Montag bis Sonntag den jeweiligen Wochentag für die Buchung von Terminen. Geben Sie mindestens eine Startzeit und eine Endzeit ein (z. B. 09:00–16:00). Soll z.B. über Mittag keine Buchung möglich sein, so können Sie wahlweise noch eine zweite Start- und Endzeit eingeben (z. B. 09:00–12:00, 13:00–16:00). Tage, welche Sie nicht aktiviert haben, bieten später keine Möglichkeit Termine in diese Kategorie zu buchen

Diese Funktion ermittelt alle freien Zeitslots an einem bestimmten Tag anhand der konfigurierten Arbeitszeiten/Pausenzeiträume (Perioden), Vorbereitungs- und Nachbearbeitungszeiten, Zeitinkrementen sowie bereits gebuchten Terminen, Urlaub und Feiertagen.

Wann gilt ein Termin-Slot als frei? #

• Der Slot liegt vollständig innerhalb einer definierten Arbeitsperiode.
• Mindestvorlaufzeit ist eingehalten.
• Mindestens ein Nutzer hat in diesem Zeitraum keinen bestehenden Termin.
• Im System ist kein Urlaub, Feiertag oder ein anderer blockierender Eintrag vorhanden.

Caching-Strategie für verfügbare Zeitslots #

• Nutzung gecachter Daten
  • Bei der Abfrage verfügbarer Zeitslots werden gecachte Daten verwendet.
  • Dies verbessert die Leistung und reduziert unnötige Berechnungen oder Datenbankabfragen.
• Monatliche Caches
  • Daten werden in monatlichen Caches gespeichert.
  • Jeder Cache enthält Daten aller Tage des Monats mit deren verfügbaren Zeitslots.
• Cache-Reset bei Buchungen
  • Bei einer Buchung wird der Cache für das gewählte Datum zurückgesetzt.
  • Dies stellt sicher, dass die Daten über verfügbare Zeitslots aktuell sind.
• Änderungen in der Terminkategorie
  • Bei Änderungen einer Terminkategorie im TecArt CRM wird der gesamte Cache für Termine dieser Kategorie zurückgesetzt.
  • Die Berechnung erfolgt unter Berücksichtigung der Kalendervorlaufzeit.
• Änderungen an Terminen
  • Änderungen an Terminen im CRM führen zum Zurücksetzen des Caches für den Monat, in dem der Termin stattfindet.
• Cache-Gültigkeit
  • Sollte der Cache nicht durch den Buchungskalender zurückgesetzt werden, beträgt die Gültigkeit von Caches im TecArt CRM eine Stunde.

Ressourcen auswählen #

Im Abschnitt Ressourcen auswählen können Sie bei der Buchung von Terminen auch direkt Ressourcen reservieren. Diese Option ist nicht verpflichtend. Sollte zu einem Zeitraum der Buchung die Ressource bereits belegt sein, kann auch dann kein Termin gebucht werden, wenn der Mitarbeiter grundlegend keinen Termin in seinem Terminkalender hat. Die Buchung der Ressourcen verhält sich somit genauso wie eine Terminbuchung.

Sichtbarkeit #

Eine Terminkategorie kann ab einem bestimmten Zeitpunkt, bis zu einem bestimmten Zeitraum oder in einem vordefinierten Zeitraum angesteuert werden. Möchten Sie z.B. eine Beratung erst ab 1. Januar anbieten, weil Ihnen dort erst erfahrenes Personal zur Verfügung steht, können Sie für diese Kategorie das Startdatum aktivieren. Gleiches gilt sinngemäß für das Enddatum sowie für beide Felder.

Es kann je Kategorie festgelegt werden, in welchem Zeitraum diese Kategorie zur Verfügung steht. Wenn weder Start- noch Enddatum aktiviert sind, wird die Kategorie immer angezeigt.

Opt-in Ausgabe #

Bei Buchung eines Termin muss der Buchende seine Buchung bestätigen. Dies erfolgt über ein Opt-in-Verfahren. Sobald ein Termin gebucht werden soll, wird dieser zuerst reserviert. Dieser Timeslot kann nun nicht durch andere Personen belegt werden, solange das Opt-in-Verfahren nicht abgeschlossen wurde und der Bestätigungs-Link noch gültig ist.

Legen sie zunächst im Feld Gültigkeit eines Bestätigungslinks in Tagen die Gültigkeit des Links fest. Hier gehen nur ganze Tage ab 1. Erfolgt keine Bestätigung innerhalb des Zeitraums, werden die Anfrage sowie der reservierte Termin automatisch gelöscht.

Nach dem Klick auf den Bestätigungslink in der Opt-in-E-Mail muss eine Webseite aufgerufen werden, die dem Anwender ein Feedback zurück gibt. Die Bestätigungsseiten müssen vollständige HTML-Seiten für Erfolg und Fehler sein.

Stornierung Ausgabe #

So wie bei der Opt-in-Ausgabe benötigt auch die Stornierung Webseiten, welche aufgerufen werden, um dem Anwender ein Feedback zurück zu geben. Die Bestätigungsseiten müssen vollständige HTML-Seiten für Erfolg und Fehler sein.

Terminerinnerungen #

In diesem Tab können individuelle E-Mail-Erinnerungen für gebuchte Termine definiert werden, die automatisch vor dem Termin versendet werden. Dabei haben Sie die Möglichkeit mehrere Regeln anzulegen.

Geben Sie zunächst im ersten Feld der Erinnerungszeit eine Anzahl von 1 bis 360 an, um im zweiten Feld dann zwischen Minuten, Stunden und Tagen zu wählen. Legen Sie danach einen E-Mail-Betreff sowie die gewünschte E-Mail-Vorlage fest. Über den Button + Hinzufügen können Sie die Terminerinnerung aktivieren.

Einstellungen #

Gehen Sie im Buchungskalender auf die Registerkarte Einstellungen. In den Einstellungen werden übergreifende Einstellungen getroffen, insbesondere zu Fehlermeldungen, Button und E-Mail-Vorlagen getroffen.

Feld	Beschreibung
Fehlermeldung beim Laden des Kalenders nach Kategorieauswahl	Diese Fehlermeldung wird ausgegeben, falls zu einer Kategorie kein Kalender gefunden wurde oder geladen werden kann. Grund könnte eine fehlende Zuordnung, ein entfernter CRM-Benutzer o.ä. sein.
Button zurück bei unbekanntem Fehler	Ist der Text des Buttons, sollte ein Fehler ausgegeben werden, um zur Kategorieauswahl bzw. zur vorherigen Seite zurück zu kehren.
Text während eines Ladevorgangs	Eine Loader-Anzeige erfolgt beim Abschicken der Formulare und beim Abruf der Daten des TecArt CRM. Hier kann der Text dazu hinterlegt werden.
E-Mail-Vorlage - interne Benachrichtigung neuer Termin	Angabe der E-Mail-Vorlage, die zum Versand der E-Mail-Benachrichtigung an den CRM Kalender Besitzer verwendet werden soll. Bitte geben Sie den Namen des CRM E-Mail-Template an.
E-Mail-Betreff - interne Benachrichtigung neuer Termin	Ist der Betreff, welcher in der E-Mail stehen soll.
E-Mail Vorlage - interne Benachrichtigung Terminänderung	Angabe der E-Mail-Vorlage, die zum Versand der E-Mail-Benachrichtigung an den CRM Kalender Besitzer verwendet werden soll. Bitte geben Sie den Namen des CRM E-Mail-Template an.
E-Mail-Betreff - interne Benachrichtigung Terminänderung	Ist der Betreff, welcher in der E-Mail stehen soll.
E-Mail-Vorlage - interne Benachrichtigung Terminstornierung	Angabe der E-Mail-Vorlage, die zum Versand der E-Mail-Benachrichtigung an den CRM Kalender Besitzer verwendet werden soll. Bitte geben Sie den Namen des CRM E-Mail-Template an.
E-Mail-Betreff - interne Benachrichtigung Terminstornierung	Ist der Betreff, welcher in der E-Mail stehen soll.
E-Mail-Vorlage - interne Benachrichtigung Terminfreigabe	Angabe der E-Mail-Vorlage, die zum Versand der E-Mail-Benachrichtigung an den CRM Kalender Besitzer verwendet werden soll. Bitte geben Sie den Namen des CRM E-Mail-Template an.
E-Mail-Betreff - interne Benachrichtigung Terminfreigabe	Ist der Betreff, welcher in der E-Mail stehen soll.

Embed Code #

Der Buchungskalender wird als Code-Snippet auf der Webseite eingebunden. Der Code kann direkt aus dem Register Embed Code heraus kopiert werden.

URL Parameter Steuerung #

Über den Parameter cat können IDs der auszugebenden Terminkategorien übergeben werden. Erfolgt keine Angabe, werden alle Terminkategorien angezeigt.

Beispiel mit der Ausgabe der Terminkategorien 1, 3 und 7:

Über den Parameter lang wird die Übersetzung des Kalenders selbst gesteuert. Dies betrifft die Bezeichnungen der Wochentage sowie Monate in der Kalenderdarstellung, welche sonst aus dem TecArt CRM kommen. Die Übersetzung der eigenen angegebenen Texte ist hier nicht möglich.

Styling #

Alle Elemente können mit CSS über die eigene Website gestaltet werden. Dies gilt auch für die Darstellung des Kalenders sowie die einzelne Formatierung von Tagen, Wochenenden, inaktiven Tagen etc. Ggf. ist ein der Deklarations-Zusatz !important notwendig, da das Add-on-CSS wahrscheinlich später eingebunden wird, als das Stylesheet der Website.

Beispiel:

Die folgenden CSS-Klassen können zur Anpassung des Erscheinungsbildes der Tage im Kalender genutzt werden:

CSS-Klasse	Beschreibung
.ta-bookingcal-calendar-day	Standardklasse für alle Kalendertage.
.ta-bookingcal-inactive-day	Markiert Tage, die nicht auswählbar sind (z. B. Tage außerhalb des Monats oder deaktivierte Tage).
.ta-bookingcal-weekend	Markiert Tage, die auf ein Wochenende fallen.
.ta-bookingcal-past-day	Markiert vergangene Tage.
.ta-bookingcal-today	Markiert den aktuellen Tag.
.ta-bookingcal-bookable-day	Markiert Tage, an denen Termine buchbar sind.
.ta-bookingcal-active-day	Markiert einen Tag, der aktiv ausgewählt wurde.
.ta-bookingcal-first-available	Markiert den ersten verfügbaren buchbaren Tag.

Aktionen #

Auf der Registerkarte Aktionen haben Sie die Möglichkeit bisher unbestätigte Termine und Datenbankeinträge zu diesen unbestätigten Terminen mit abgelaufener Bestätigungsfrist über den Button {button txt=“abgelaufene Einträge löschen“] zu löschen.

Automatisierte Funktionen (Autoruns) #

Dieses Add-on nutzt automatisierte Hintergrundprozesse (Autoruns), um bestimmte Aufgaben in regelmäßigen Abständen auszuführen. Diese Funktionen werden über die TecArt CRM Autorun-Mechanik gesteuert. Nach der Installation werden diese bereits automatisch angelegt.

Übersicht der automatisierten Funktionen

• Bereinigung abgelaufener Opt-Ins
  • Ausführungsintervall:
    • Täglich um 24 Uhr
  • Funktion:
    • Löscht automatisch abgelaufene Opt-In-Bestätigungen, um die Datenbank sauber zu halten.
• Versand von Terminerinnerungen
  • Ausführungsintervall:
    • Alle 10 Minuten
  • Funktion:
    • Prüft, ob Erinnerungen für bevorstehende Termine fällig sind.
    • Sendet die Erinnerung per E-Mail an den gebuchten Teilnehmer.
    • Markiert gesendete Erinnerungen in der Datenbank, um Doppelversand zu vermeiden.
• Prüfung der E-Mail-Account-Gültigkeit
  • Ausführungsintervall:
    • Täglich um 24 Uhr
  • Funktion:
    • Prüft alle Buchungsformulare auf die im Formular hinterlegte E-Mail-Account-ID.
    • Stellt sicher, dass der gewählte E-Mail-Account noch existiert und verfügbar ist.
    • Falls ungültige oder nicht vorhandene Accounts gefunden werden, wird automatisch eine Benachrichtigung an die in der Add-on-Administration hinterlegte E-Mail-Adresse für Fehlerbenachrichtigungen gesendet.
    • Die Benachrichtigung enthält alle betroffenen Formulare mit Name, Formular-ID und betroffener E-Mail-Account-ID.