Formularkonfigurator #
Formularkonfigurator #
Voraussetzungen #
- TecArt CRM ab Version 5.4.141
- JavaScript muss auf der Website erlaubt sein, um die Formulare via Code einzubinden und angezeigt zu bekommen
- TecArt CRM Module
- E-Mail für den Versand der Formulardaten und zu Fehlerzwecken
- Kontakte für ein mögliches Mapping und dem Abruf von Listenwerten diverser Kontaktfelder
- Dokumente für den Zugriff auf die E-Mail-Vorlagen und für den Abruf von Dokumentenvorlagen und eine mögliche Dokumentenablage bei Upload
- Optional Aufträge für ein mögliches Mapping und dem Abruf von Listenwerten diverser Auftragsfelder
- Optional Leads für ein mögliches Mapping und dem Abruf von Listenwerten diverser Leadfelder
Berechtigungen #
Für die Kommunikation des Add-ons mit dem TecArt-CRM ist ein Schnittstellenbenutzer (1 TecArt CRM Benutzer) erforderlich. Dieser benötigt in den verwendeten Modulen entsprechende Berechtigungen.
E-Mail-Vorlagen #
Stellen Sie für die E-Mail-Vorlagen des Formularkonfigurators die erforderlichen Rechte ein. Achten Sie darauf, dass Sie die Berechtigung sowohl für den Ordner (E-Mail-Vorlage) und die darin befindlichen Dateien (Templates) einstellen müssen. Weiterhin kann es vorkommen, dass Sie aus anderen Ordnern Designs etc. integriert haben. Auch auf solche Designelemente benötigt der Schnittstellenbenutzer erforderliche Leserechte.
Wechseln Sie in die > > . Wählen Sie die jeweilige Ordnervorlage aus und gehen Sie über den Button Eigenschaften auf die Registerkarte Sicherheit.
Im Detail muss das Recht für den Schnittstellenbenutzer / die Gruppe auf folgende Ordner gesetzt werden:
- Form E-Mail Opt_in
- Form E-Mail Recipient
- Form E-Mail Submitter
Jeder dieser Ordner enthält die Datei index.html.eml als Platzhalter für das jeweilige E-Mail-Template. Die Templates können über das CRM-Frontend angepasst werden.
Dokumentenvorlagen #
Stellen Sie für die Dokumentenvorlagen, welche auf Basis von Formularen erzeugt werden sollen, die erforderlichen Berechtigungen einrichten. Wechseln Sie in die > > . Wählen Sie den Ordner Anhänge für Formulare aus und gehen Sie über den Button Eigenschaften auf die Registerkarte Sicherheit.
Kontakte #
Für das Modul Kontakte sind ggf. Berechtigungen erforderlich, wenn neue Kontakte angelegt werden sollen oder auch Dokumente an bestehende Kontakte angehängt werden sollen. Die erforderlichen Details entnehmen Sie bitte der Beschreibung der Objektrechte und Dokumentenrechte der Kontakte und Personen
Dokumente #
Für das Modul Dokumente sind zwingende Berechtigungen erforderlich, wenn die E-Mail-Vorlagen (s.o.) verwendet werden sollen. Diese Berechtigungen sind ggf. für die gemeinsamen Dokumente oder Ordnervorlagen auch für die Module Kontakte, Aufträge und Leads erforderlich, wenn Dokumente an diesen Objekten abgelegt werden sollen. Die erforderlichen Details entnehmen Sie bitte der Beschreibung der Dokumentenrechte.
Aufträge #
Für das Modul Aufträge sind ggf. Berechtigungen erforderlich, wenn neue Aufträge angelegt werden sollen oder auch Dokumente an bestehende Aufträge angehängt werden sollen. Die erforderlichen Details entnehmen Sie bitte der Beschreibung der Objektrechte und Dokumentenrechte der Aufträge.
Leads #
Für das Modul Leads sind ggf. Berechtigungen erforderlich, wenn neue Leads angelegt werden sollen oder auch Dokumente an diese angehängt werden sollen. Die erforderlichen Details entnehmen Sie bitte der Beschreibung der Objektrechte und Dokumentenrechte der Leads.
Installation #
Die Installation des Add-ons erfolgt über die Lizenzierung der TecArt. Wenden Sie sich bei Bedarf bitte an unseren Vertrieb.
Mit der Installation des Add-ons werden folgende Einstellungen und Änderungen in Ihrem TecArt CRM vorgenommen:
- E-Mail-Vorlagen anlegen
Es werden drei Standard-E-Mail-Vorlagen in den E-Mail-Vorlagen des TecArt CRM angelegt. Jeder Ordner wird nur erstellt, falls er noch nicht existiert. Anschließend wird die Datei index.html.eml hochgeladen. - Regex-Regeln anlegen
Standard-Regex-Regeln (z. B. E-Mail, Telefonnummer, PLZ, URL) werden einmalig in eine Tabelle geschrieben. Sofern bereits Regeln vorhanden sind, werden keine Duplikate erzeugt. - CRM-Feld-Cache aufbauen
Alle relevanten CRM-Felder für die Module Leads, Aufträge, Kontakte usw. werden gecached. Dadurch stehen Mappingfunktionen und die Felderauswahl im Formularkonfigurator sofort performant zur Verfügung. - Ein Hauptmenüeintrag wird angelegt
Der Hauptmenüeintrag wird für alle Benutzer angelegt. Dabei können später Berechtigungen auf die Verwendung des Formularkonfigurators eingeschränkt werden.
Add-on verwalten #
Für die Kommunikation zwischen dem TecArt CRM und dem Formularkonfigurator auf Ihrer Webseite ist ein Datenaustausch über einen Schnittstellenbenutzer erforderlich.
| Administrator |
Berechtigte Gruppen #
Im Abschnitt Berechtigte Gruppen legen Sie zunächst die Gruppen der Benutzer fest, welche Zugriff auf das Add-on erhalten sollen. Mehrere Gruppen können Sie mittels gedrückter Strg-Taste auswählen. Achten Sie bitte bei der Auswahl auf unlogische Kombinationen, wie Keine und Alle.
Ausführen im Benutzerkontext von #
In diesem Abschnitt können Sie im Feld Benutzer einen Benutzer angeben, mit dem das Add-on ausgeführt werden soll, so als wäre dieser der eingeloggte Benutzer. Das bedeutet, dass ein Benutzerwechsel durchgeführt wird und dieser nach der Ausführung des Add-ons wieder auf den eingeloggten Benutzer zurück wechselt. Wird kein Benutzer angegeben, wird weiterhin der eingeloggte Benutzer verwendet.
In der Regel müssen Sie hier nur selten Einstellungen vornehmen.
Die Option ist nur dann erforderlich, wenn das Add-on Funktionen ausführt, auf die der eingeloggte Benutzer in der Regel nicht zugreifen kann. Setzen Sie z.B. Externe Benutzer in Ihren Projekten ein, haben diese ggf. keine Berechtigung auf Add-ons, die Ihre Aufgaben oder Termine erweitern. In diesem Fall würden sich die Termine und Aufgaben durch externe Benutzer mangels Berechtigung nicht speichern lassen. Das kann umgangen werden, indem Sie hier einen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen auswählen.
Ein anderes Beispiel wäre, wenn durch einen individuellen Prozess im Hintergrund ein Objekt (z.B. ein Auftrag) angelegt werden soll, obwohl der ausführende Benutzer weder Zugriff auf das Modul Aufträge hat noch Aufträge anlegen dürfte. Auch in diesem Zusammenhang müsste ein Benutzerkontextwechsel durchgeführt werden auf einen Benutzer, welcher beide Berechtigungen besitzt.
Allgemeine Einstellungen #
Im Abschnitt Allgemeine Einstellungen können Sie die URL Ihres TecArt CRM durch eine andere URL ersetzen und so die eigentliche URL verschleiern. Ein Domain-Administrator muss zuvor für die eingetragene Domain eine entsprechende Weiterleitung konfigurieren. So können Sie aus Ihrer TecArt-CRM-URL (mein-crm.meine-domain.de) für die Formulare und alle damit verbundenen Seitenaufrufe eine andere Domain nutzen (eine-andere-domain.de).
Tragen Sie die abweichende URL in das Feld Abweichender Host ein. Damit werden alle Formularlinks und Veröffentlichungen auf diese URL geändert. Dennoch können Sie weiterhin die Formulare über die interne URL aufrufen.
Das Feld E-Mail-Adresse für Fehlerbenachrichtigungen ist ein Pflichtfeld, welches befüllt werden muss, wenn Sie Änderungen an den Add-on-Einstellungen vornehmen. Tragen Sie hier eine E-Mail-Adresse ein, an welche Fehlermeldungen gesendet werden sollen.
~Link~Zu den Prüfungen und Automatismen erfahren Sie hier mehr.
Externer Zugriff #
Im Abschnitt Externer Zugriff muss für die jeweiligen Abschnitte der Schnittstellenbenutzer ausgewählt werden, welcher für die Kommunikation zwischen dem Add-On und TecArt CRM zuständig ist, damit die Schnittstellen richtig bedient werden.
E-Mail-Accounts in Formularen prüfen #
Ein Hintergrund-Task (Autorun) prüft regelmäßig, ob in allen aktiven Formularen gültige und erlaubte E-Mail-Accounts hinterlegt sind. Fehlt eine Zuweisung oder ist ein eingetragener Account nicht mehr verfügbar (z.B. wurde der Account gelöscht oder der externe Zugriff ist nicht erlaubt), wird automatisch eine Benachrichtigung an die in der Add-on-Administration hinterlegte E-Mail-Adresse für Fehlerbenachrichtigungen gesendet.
Dadurch wird sichergestellt, dass keine Formulare mit fehlerhafter E-Mail-Konfiguration unbemerkt bleiben.
Die Einstellungen für diese Hintergrundaufgabe erfolgt im TecArt CRM unter > > im Abschnitt Module. Über den Button für das Modul Webhooks können Sie wiederkehrende Task ändern, der die Klasse check_email_accounts_handler in festgelegten Intervallen (z. B. täglich) ausführt. Nur so werden fehlerhafte E-Mail-Account-Zuweisungen regelmäßig erkannt und gemeldet.
