Zugriff auf den Formulardesigner #

Berechtigte Benutzer finden im Hauptmenü den Eintrag Formularkonfigurator als Menüpunkt. Wenn Sie diesen aufrufen, werden Sie zur Übersichtsseite aller bereits erstellten Formulare geleitet.

Die Übersicht zeigt die Spalten  Formularname ,  Erstellt am , die Anzahl der  Veröffentlichungen sowie, sollte nur eine Veröffentlichung existieren den  Link dieser.

Bestehendes Formular bearbeiten #

Ein bestehendes Formular können Sie bearbeiten, wenn Sie einen Doppelklick auf die gewünschte Formularzeile innerhalb der ersten drei Spalten machen oder das betreffende Formular markieren und den Button  Bearbeiten klicken. Das bestehende Formular öffnet sich und Sie können Änderungen vornehmen. Alle Details zur Bearbeitung finden Sie im Abschnitt Formular erstellen.

Formulare Löschen #

Bestehende und nicht mehr benötigte Formulare können Sie löschen, indem Sie das gewünschte Formular markieren und über das Kontextmenü den Button  Löschen nutzen.

Link der Veröffentlichung #

Die Spalte Link enthält bei nur einer Veröffentlichung eines Formulars, direkt den aktuellen Link. Mit einem Doppelklick können Sie den Link kopieren und in einem Browser anwenden.

Gibt es mehrere Veröffentlichungen, finden Sie die aktuelle URL direkt innerhalb des Formulars auf der Registerkarte

.

Formular erstellen #

Neues Formular erstellen #

Das Formular ist das große Ganze. Vom Aufruf bis zum Absenden, der Ergebnisseite, dem Download oder dem Datenabgleich mit dem TecArt CRM. Ohne Formular selbst gibt es keine Schritte, Abschnitte und Ergebnisse.

Formularschritte anlegen #

Ein Formularschritt ist, abgesehen von der Ergebnisseite, das eigentliche Formular mit den Eingabefeldern. Ob nur ein Schritt oder über mehrere Schritte, ist sicher nicht nur eine Geschmacksentscheidung sondern auch abhängig von der Anzahl der Felder und zusätzlichen Angaben, die Sie befüllt haben wollen. Jeden Schritt können Sie weiterhin in Sektionen teilen.

Eingabefelder bearbeiten #

Die Eingabefelder sind die eigentlichen Formularseiten, auf denen Daten eingegeben werden können. Dabei bearbeiten Sie die Seite im gesamten und nehmen Einstellungen je Feld vor.

Antwortseite gestalten #

Nach dem Versand der Formulardaten, wird den Anwendern die Antwortseite angezeigt. Grundlegend besteht diese aus einer  Überschrift und einer Beschreibung . Auch hier gibt es die Möglichkeit der Verwendung von Markdown. Darüber hinaus können auch HTML-Tags verwendet werden.

Über das Feld  Button Beschriftung kann der Download eines Dokumentes initiiert werden, welches Sie auf Basis der über die Registerkarte

hochgeladen haben und im Feld  Download Dokument ausgewählt haben.

Veröffentlichungen #

Sobald das Formular grundlegend eingerichtet ist, kann dieses verwendet werden. Details für das Mapping von Daten zum TecArt CRM, Feineinstellungen zum Design oder dem möglichen Einsatz von Marketinginstrumenten betrachten wir an dieser Stelle noch nicht.

Jedes Formular können Sie veröffentlichen oder für die weitere Eingabe sperren. Auf der Registerkarte

nehmen Sie die erforderlichen Einstellungen vor und finden Sie jede Veröffentlichung.

Eine  Neue Veröffentlichung richten Sie mittels gleichnamigen Button ein. Dabei wird je Veröffentlichung eine individuelle URL mit erforderlichen Parametern erstellt. Details können Sie in der tabellarischen Ansicht, wie auch über das Kontextmenü über Bearbeiten , einstellen.

Über das Kontextmenü können Sie weiterhin je Veröffentlichung das  Formular öffnen und betrachten sowie testen.

Die Screenshots zeigen die im Beispiel dargestellten Veröffentlichungen 1 – Formular nicht gültig, 2 – Formular im Standard-Design und 3 – Formular mit einer eigenen CSS-Datei.

Ergebnisdaten #

Jedes Formular und jede einzelne Veröffentlichung hat ihre eigene Ergebnisliste. Unabhängig, ob Sie ein Mapping zwischen Formular und TecArt durchführen oder nicht, können Sie die gesendeten Formulardaten jederzeit einsehen. Wechseln Sie dazu auf die Registerkarte

und wählen Sie im Kontextmenü auf der jeweiligen Veröffentlichung den Eintrag Ergbenisdaten . Angezeigt wird eine Tabelle mit den zu diesem Zeitpunkt verwendeten und gespeicherten Datenfeldern. Sollten zu einem späteren Zeitpunkt weitere Datenfelder zum Formular hinzugefügt worden sein oder die Feldbezeichnung verändert worden sein, werden die Felder als Spalten ebenfalls dargestellt, enthalten ggf. keine Daten.

Über das Kontextmenü in der Ergebnisliste können Sie sich das Ergebnis als  CSV Exportieren .

Design anpassen #

Verwendung von Markdown #

In Beschreibungen können Sie Markdown verwenden. Über Markdown lassen sich einige Texte formatieren.

Beispiel für einen Codeblock,
welcher über mehrere Zeilen gehen kann.

Anpassen des Layouts #

Jedes Formular besitzt bereits sein eigenes Standard-Design. Dieses Design selbst können Sie nicht ändern, können jedoch eigene CSS-Dateien erstellen, um Ihrem Formular mit der Veröffentlichung ein eigenes individuelles Design mitzugeben. So können Sie das Aussehen des Formulars vollumfänglich an das Design Ihrer Webseite anpassen.

Im Abschnitt Veröffentlichungen beschreiben wir Ihnen, wie Sie ein Design einer Formular-Veröffentlichung zuweisen.

Das Bild zeigt eine Beispiel-CSS-Datei.

Bitte haben Sie dafür Verständnis, dass wir Ihnen an dieser Stelle nicht erklären, wie Sie CSS-Dateien erstellen und welche Bestandteile Sie verändern können.

Angepasstes CSS-Dateien legen Sie in der Registerkarte

ab. Dabei spielt es keine Rolle, ob diese im Hauptverzeichnis oder in Unterverzeichnissen abgelegt sind. Bei der Veröffentlichung eines Formulars können Sie ausschließlich eine CSS-Datei auswählen.

Responsive Einstellungen #

Für jeden Formularschritt können Sie anhand der gebildeten Sektionen festlegen, wie diese dargestellt werden sollen. Wechseln Sie zunächst wieder auf die Registerkarte

und wählen den ersten Schritt aus. Nutzen Sie den Button  Layout , um die Einstellungen für die responsiven Einstellungen aufzurufen.

Grundlegend ist jeder Abschnitt untereinander angeordnet und wird über die gesamte Breite (100% bis maximal 1200 Pixel) dargestellt.

Über die Layouteinstellungen können Sie nun für die jeweiligen Abschnitte in der festgelegten Reihenfolge die Anzeige der Anzahl der Abschnitte in den vordefinierten Breiten definieren.

Die Angabe der Zahlen je Zeile gibt die Anzahl der Abschnitte wieder. Sie sollten darauf achten, dass je Zeile die Abschnitte in logischen Umbrüchen dargestellt werden können. Bei einer Abweichung kann es sonst zu unschönen Umbrüchen kommen. Logische Umbrüche sind: 1|2|4|8 oder 1|3|3|6. Zu unschönen Darstellungen kommt es, wenn Sie z.B. 1|2|2|3 wählen, da in der nächstkleineren Ansicht 3 Abschnitte zweispaltig dargestellt werden sollen.

Validierungseinstellungen regex #

Mit Hilfe der Validierung lassen sich für jedes Feld Zeichenketten und Plausibilitäten überprüfen und einstellen. Dabei können Sie gleichzeitig für ein Feld mehrere Überprüfungen einrichten, welche nacheinander abgearbeitet werden. Achten Sie jedoch auf sinnvolle Kombinationen. Lassen Sie nur Zahlen zu und der Charakter soll gleichzeitig eine E-Mail-Adresse sein, würde Sie das Feld nicht mehr befüllen können, da Ihnen das @ und der . Fehlen.

Grundlagen zur Validierung finden Sie z.B. unter Wikipedia: Regulärer Ausdruck – Regex

Einen Rexex-Builder finden Sie hier: regex101: build, test and debug

Gespeicherte Validierungen können Sie über die Drop-Down-Liste je Feld hinzufügen. Wählen Sie den Ausdruck Neue RegEx, wird eine neue Regel für alle Zeichen erstellt, welche Sie später bearbeiten können. Anbei finden Sie ein paar voreingestellte Validierungen und Beispiele für eigene Regeln.

Eine Regel kann derzeit maximal rund 240 Zeichen lang sein.

Validierung	Fehlernachricht	RegEx Name	RegEx	Anmerkung
Bezeichnung Ihrer Validierung (individueller Name je Validierung in Ihrem Feld)	Fehlernachricht bei Nichteinhaltung der Regeln (individuelle Fehlerausgabe je Verwendung der Validierung)	Name der gespeicherten Regex-Regel	Anzeige der Regex-Regel
		required	\S+	Alle Zeichen sind erlaubt, das Feld darf nicht leer sein und es muss mindestens 1 Zeichen im Feld stehen.
		only_digits	^[0-9]*$	Es sind nur Ziffern von 0-9 zugelassen oder das Feld könnte leer bleiben, sofern es sich um kein Pflichtfeld handelt
		only_characters	^[a-zA-ZäÄöÖüÜ]*$	Es sind nur Buchstaben inkl. ÄÖÜ in großer und kleiner Schreibweise zugelassen oder das Feld könnte leer bleiben, sofern es sich um kein Pflichtfeld handelt
		Nur Buchstaben	[a-zA-Z]	Es sind nur Buchstaben in großer und kleiner Schreibweise zugelassen
		E-Mail-Adresse	^([\w.+-]{2,64}\@[\w.-]{2,100}\.[a-z]{2,6})*$	Hierbei handelt es sich um eine E-Mail-Adresse mit den zulässigen Zeichen sowie der Prüfung auf Name@Domain.TopLevelDomain. Vor dem @ dürfen dabei 2 bis 64 Zeichen stehen. Zulässig sind (\w) 0-9 a-z _ sowie . + und -. Nach dem @ sind maximal 2 bis 100 Zeichen zulässig und abschließend 2 bis 6 weitere Zeichen für die Top-Level-Domain. Das Feld könnte leer bleiben, sofern es sich um kein Pflichtfeld handelt.
		Telefon – Internationale Schreibweise	^(\+(\d+)\s(\d+)\s(\d+)(-(\d+))?)*$	Überprüfung einer Telefonnummer auf internationale Schreibweise mit mindestens 2 Leerzeichen als Trennung nach der Landeskennung und nach der Vorwahl. +49 361 3026240 +49 0361 302624-0 +49 361 302624-22
		URL mit https oder http	^(https?:\/\/(?:www\.|(?!www))[a-zA-Z0-9][a-zA-Z0-9-]+[a-zA-Z0-9]\.[^\s]{2,}|https?:\/\/(?:www\.|(?!www))[a-zA-Z0-9]+\.[^\s]{2,})*$	Prüft, den Ausdruck einer URL und mit dem voraussetzen von http:// oder https://. Ausdrücke nur mit www. werden nicht akzeptiert. Das Feld könnte leer bleiben, sofern es sich um kein Pflichtfeld handelt. http://www.tecart.de https://www.tecart.de https://tecart.de https://www.tecart.de/agb https://www.tecart.de/?huerde=34&id=12#link www.tecart.de tecart.de tecart.de/agb https://www.tecart#.de
		UStID AT, BE, CZ, DE, DK, FR, NL, PL	^((AT)?U[0-9]{8}|(BE)?[0-9]{10}|(CZ)?[0-9]{8,10}|(DE)?[0-9]{9}|(DK)?[0-9]{8}|(FR)?[0-9A-Z]{2}[0-9]{9}|(NL)?[A-Z0-9+*]{10}[0-9]{2}|(PL)?[0-9]{10})*$	Hierbei werden Umsatsteuerr-ID´s für die Länder Österreich, Belgien, Tschechien, Deutschland, Dänemark, Frankreich, Niederlande sowie Polen geprüft. Das Feld könnte leer bleiben, sofern es sich um kein Pflichtfeld handelt.
		IBAN – alle Länder	^[A-Z]{2}[0-9]{2}\s?[A-Z0-9]{4}\s?[A-Z0-9]{4}\s?[A-Z0-9]{3}([A-Z0-9]\s?[A-Z0-9]{0,4}\s?[A-Z0-9]{0,4}\s?[A-Z0-9]{0,4}\s?[A-Z0-9]{0,3})?$	Angabe beliebiger IBAN-Nummern ohne Prüfung der Richtigkeit je Land
		BIC	^[A-Z0-9]{4}[A-Z]{2}[A-Z0-9]{2}(?:[A-Z0-9]{3})?$	Prüfung beliebiger BIC
		KFZ-Kennzeichen	^([A-Z]{1,3}-[A-Z]{1,2} \d{1,4})*$	Deutsche KFZ-Kennzeichen mit „-“ Trennung und Leerzeichen zwischen Buchstaben und Ziffern. Das Feld könnte leer bleiben, sofern es sich um kein Pflichtfeld handelt.

Nutzen Sie auf einer hinzugefügten Validierung das Kontextmenü und wählen Sie Bearbeiten , können Sie bestehende oder neue Validierungen bearbeiten. Bei bestehenden Validierungen werden Ihnen die Felder gezeigt, in denen die gespeicherten Regeln Anwendung finden.

Mapping zwischen Formular und TecArt #

Die Hauptaufgabe der Formulardaten ist das Mapping der eingegebenen Daten mit dem TecArt CRM.

Lead-Mapping #

Wechseln Sie für die Einstellung des Mapping mit dem Modul Leads auf die Registerkarte

. Diese gliedert sich in zwei Bereiche. Auf der linken Seite sehen Sie Standard-Einstellungen und Optionen. Auf der rechten Seite können Sie Feldwerte des Formulars an das Modul Leads übergeben oder auch feste Werte, welche nicht durch das Formular erzeugt werden an das Modul übergeben.

Zusätzlich zum Anlegen neuer Datensätze oder zur Aktualisierung bestehender Datensätze auf Basis von Dubettenprüfungen, wird jeweils eine Zusammenfassung der eingetragenen Formulardaten als Aktivität vom Typ Notiz mit dem Absendedatum und der Uhrzeit im Lead angelegt.

Mapping aktivieren-deaktivieren #

Schalten Sie das  Mapping Aktiv . Nur dann werden Daten übertragen. Sie können die Aktivschaltung jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktivieren. Dies hat auf die anderen Einstellungen keine Auswirkung.

URL-Parameter auswerten #

Über die Checkbox  URL-Parameter auswerten schalten Sie für dieses Formular die Auswertung lediglich ein bzw. aus. Die Details für das Tracking haben wir Ihnen im Abschnitt URL-Parameter-Tracking beschrieben.

Fixe Feldvorgaben #

Zu den fixen Feldern zählen die nachfolgenden. Gerade die Ansprechpartner eines Leads lassen sich nicht individuell einstellen. Aktuell können Sie daher maximal drei Felder an das TecArt CRM übergeben.

Dublettencheck #

Bevor ein neuer Lead angelegt wird, wird zunächst geprüft, ob ein solcher Lead bereits existiert. Dies geschieht zunächst anhand der E-Mail-Domain. Wurde ein bestehender Lead mit derselben E-Mail-Domain gefunden, wird dieses aktualisiert. Zudem wird in diesem Lead nach einem Ansprechpartner mit der exakt eingegebenen E-Mail-Adresse gesucht. Wurde keiner gefunden, wird ein weiterer Ansprechpartner mit den Eingabedaten hinzugefügt. Der gesamte Ablauf ist im folgenden Diagramm zu erkennen.

Schalten Sie zunächst über das Feld Dublettenprüfung die Prüfung ein, wenn für dieses Formular eine Prüfung nach bereits bestehenden Leads erfolgen soll. Legen Sie dann über das Feld Formular-E-Mail-Feld das Feld fest, welches die E-Mail-Adresse enthält, welche für die Dublettenprüfung verwendet werden soll. Legen Sie über die Administration für das Add-on fest, welcher Workflow-Schritt eine, Duplikat oder einer Prüfung zuzuordnen ist. Details finden Sie im Abschnitt Dublettenprüfung Lead-Mapping.

Weitere Lead-Felder mappen #

Sie können beliebige Felder aus Ihrem Formular an einen neuen Lead übermitteln. Hierzu nutzen Sie auf der rechten Seite die Einstellungen.

E-Mail-Versand #

Für die Einrichtung eines E-Mail-Versands wechseln Sie auf die Registerkarte

. Sollten die Detaileinstellungen noch nicht verfügbar sein, aktivieren Sie das Mapping über das Feld Mapping Aktiv und  Speichern Sie die Einstellung einmalig.

Über den Abschnitt E-Mail-Versand nehmen Sie die Einstellungen vor.

E-Mail-Vorlage #

ODT-Vorlage #

Kontakt-Mapping #

Für die Einrichtung eines Kontakt-Mappings wechseln Sie auf die Registerkarte

. Sollten die Detaileinstellungen noch nicht verfügbar sein, aktivieren Sie das Mapping über das Feld Mapping Aktiv und  Speichern Sie die Einstellung einmalig.

Über den Abschnitt Kontakt nehmen Sie die Einstellungen vor.

Je Zeile legen Sie die auszufüllenden Daten fest. Dabei sind die ersten beiden Werte als fixe Werte zu betrachten. Über das  können Sie weitere Zeilen für weitere zu mappende Felder hinzufügen. Mit Hilfe des hinter einer Zeile entfernen Sie diese inkl. der Zuordnung.

Auftrags-Mapping #

Für die Einrichtung eines Auftrags-Mappings wechseln Sie auf die Registerkarte

. Sollten die Detaileinstellungen noch nicht verfügbar sein, aktivieren Sie das Mapping über das Feld Mapping Aktiv und  Speichern Sie die Einstellung einmalig.

Über den Abschnitt Auftrag nehmen Sie die Einstellungen vor. Aktivieren bzw. deaktivieren Sie bei Bedarf das Mapping gesondert.

Je Zeile legen Sie die auszufüllenden Daten fest. Dabei sind die ersten vier Werte als fixe Werte zu betrachten. Über das können Sie weitere Zeilen für weitere zu mappende Felder hinzufügen. Mit Hilfe des hinter einer Zeile entfernen Sie diese inkl. der Zuordnung.

Voraussetzungen und Einstellungen #

Dublettenprüfung Lead-Mapping #

Für das Lead-Mapping können Sie in einzelnen Formularen eine besondere Dublettenprüfung aktivieren. Diese ist dann hilfreich, wenn Sie verschiedene Formulare an unterschiedlichen Stellen verwenden und Sie so durch potenzielle Kunden verschiedene Daten einsammeln. Damit Sie nicht für jedes ausgefüllte Formular einen eigenen Lead erzeugen, können Sie hier grundlegende Einstellungen vornehmen. Bitte beachten Sie den Ablauf des Lead-Mapping.

Analyse #

Zugriffe messen, Daten analysieren und auswerten, hierfür sind Tracking- und Analysverfahren, wie Google-Analytics oder Matomo (ehemals Piwik) integriert. Diese Messverfahren können je Formular beim Lead-Mapping eingeschaltet werden. In Diesem Fall werden die URLs der Formulare um die Analys-Bestandteile erweitert.

Allgemein #

Im Abschnitt Allgemein können Sie die URL Ihres TecArt CRM durch eine andere URL ersetzen und so die eigentliche URL verschleiern. Ein Domain-Administrator muss zuvor für die eingetragene Domain eine entsprechende Weiterleitung konfigurieren. So können Sie aus Ihrer TecArt-CRM-URL (mein-crm.meine-domain.de) für die Formulare und alle damit verbundenen Seitenaufrufe eine andere Domain nutzen (eine-andere-domain.de).

Tragen Sie die abweichende URL in das Feld  Abweichender Host ein. Damit werden alle Formularlinks und Veröffentlichungen auf diese URL geändert. Dennoch können Sie weiterhin die Formulare über die interne URL aufrufen.

Externer Zugriff #

Für den Zugriff auf das Add-on von Außen auf Ihr TecArt CRM und zum Laden von Styles, dem Datenaustausch und dem Abgleich der Daten werden zur Authentifizierung Token und entsprechende Rechte benötigt. Daher wählen Sie in diesem Abschnitt Benutzer aus, welche die erforderlichen Berechtigungen besitzen, innerhalb Ihres TecArt CRM auf Daten, Dokumente oder im Fall des Mappings auf die Module und Felder der Module zugreifen zu können.