Nach der Installation des Add-ons werden Filterfunktionen um zwei weitere Operatoren erweitert. Diese finden Sie jeweils im dritten Feld Ihres Filtereintrags mit den Angaben in Filter und nicht in Filter. Wählen Sie eine der beiden Angaben aus, wird das nachfolgende Feld zu einem Button Schnellfilter.
Mit Klick auf den Button Schnellfilter öffnet sich ein neues Suchfilter-Fenster. Dieses Fenster gliedert sich in drei Abschnitte, der Datenquelle, dem eigentlichen Filter und einem Rückgabe-Feld.
In diesem Sub-Suchfilter können anhand der Filterbedingungen auch weitere Sub-Suchfilter aufgerufen werden. Eine Skalierung auf weitere Datenbanktabellen ist also möglich, um die Suchergebnisse noch weiter einzuschränken.
Subsuchfilter sind nicht ganz einfach zu verstehen. Damit man sich dem Thema richtig nähern kann, sollte man die einzelnen Schritte in Form einfacher Filter pro Modul aufbauen. Die Einzelfilter ergeben dann zusammengefasst einen komplexen Filter mit einem Ergebnis. Am besten kann man das mal mit einer komplexen Formel in einer Tabellenkalkulation vergleichen. Auch hier kann ich mich direkt an eine komplexe Formel wagen und hoffe auf ein richtiges Ergebnis oder ich baue meine Einzelschritte erst mal Stück für Stück auf und beziehe mich dann auf das Ergebnis, um mit dem Ergebnis der ersten Formel in einer weiteren Formel weiter zu rechnen.
Jeder Einzelfilter liefert mir also ein Teilergebnis für meinen Gesamtfilter mit Sub-Suchfiltern.
Hier mal ein Beispiel zwischen 2 Modulen (Kontakte und Verträge) mit dem Ziel eine Liste der Kontakte zu erhalten, die aktive Produktverträge haben, um diese dann über eine Serien-E-Mail anzuschreiben.
Teilschritte
Ergebnis
Alle Verträge enthalten verschiedenste Vertragsarten in verschiedenen Status.
Interessant sind aber nur die aktiven Produkt-Verträge (Standard)
Das Ergebnis ist nun eine Liste mit allen aktiven Standardverträgen aller Kunden. In diesen Spalten fehlen natürlich weitere Angaben unserer Kunden und auch das Anschreiben dieser Kunden über eine Serien-E-Mail ist nicht möglich.
In den Kontakten ist es schwieriger zu Filtern, da ich mir hier nur alle Kontakte anzeigen lassen kann. Momentan weiß ich ja nicht, welcher Kontakt einen aktiven Vertrag hat.
Das Ergebnis sind also zwei Ergebnislisten, die miteinander abgeglichen werden müssten.
In einer Tabellenkalkulation würden Sie dies ggf. mit einem SVERWEIS vornehmen. Hier müssen Sie nun die Kontaktnamen zwischen den beiden Listen vergleichen. Da Sie aber Strings vergleichen, müssen Sie so sicherstellen, dass Verträge tatsächlich nur mit einem Kontakt und nicht zusätzlich mit einem Ansprechpartner verknüpft sind. – Ziemlich kompliziert, oder?
Vereinen würden die Kontakte an dieser Stelle die internen Datensatz-Nummern (interne Kontakt-ID), doch gerade diese sehe ich in der Listenansicht nicht direkt.
Wählen Sie Zunächst das Modul aus, für welches Sie das Ergebnis angezeigt bekommen möchten.
Bleiben wir bei unserem Beispiel und erstellen wir den Filter aus dem Modul Kontakte heraus. Dabei erinnern wir uns, wir sehen grundlegend alle Kontakte, da wir ja nicht wissen, welcher dieser Kontakte einen aktiven Vertrag hat. Wir starten also immer auf der erwarteten Ergebnisseite.
Legen Sie die Filterbedingungen fest, welche Ihre Kontakte vorfiltert und einschränkt, z.B. nur aktive Kontakte. Sollten Sie keine konkreten einschränkenden Filterbedingungen haben, benötigen wir dennoch ein eindeutiges Feld, welches in Ihren Datensätzen des anderen Moduls vorkommen. In unserem Beispiel also im Modul Verträge.
Eindeutig sind Verträge über das Feld Kontakt mit den Kontakten verknüpft. Gespeichert werden in den Verträgen die internen Kontakt-ID´s (Kontakt.interne ID) auch wenn Ihnen hier der Kontaktname angezeigt wird. Da wir uns nun auf die Verträge beziehen wollen, suchen wir in einem weiteren Filter.
Wählen Sie diese Option erscheint ein weiterer Button Suchfilter
Klicken Sie auf Suchfilter wird ein neues Filterfenster geöffnet für den nächsten Schritt. Wählen Sie hierbei als Datenquelle das Modul aus, für welches Sie den nächsten Filterschritt planen. In unserem Beispiel sind dies die Verträge.
Auch hier können Sie weitere Einschränkungen nach Ihren Wünschen vornehmen. Dabei haben wir uns entscheiden, dass wir einen weiteren Filterschritt wünschen, um in den Posten eines Vertrages nach einem speziellen Posten zu suchen. Da uns weiterhin nur die aktiven Verträge interessieren, wurden zwei weitere Bedingungen hinzugefügt.
Das wichtigste ist nun das Rückgabe-Feld. Wir erhalten ja anhand dieses Filters nun eine Vertragsliste. Nun könnten wir natürlich jedes beliebige Feld verwenden, doch haben wir uns im ersten Filterschritt des Kontaktfilters auf die Kontakt-ID festgelegt. In welchem Feld befindet sich nun diese? In unserem Fall ist das das Feld Kontakt.
Da wir uns für eine weitere Filterbedingung entschieden haben, müssen wir nun auch noch diesen Filter erstellen. In unserem Beispiel sind dies die Posten der verschiedenen Verträge. Klicken Sie daher erneut auf Suchfilter und es wird ein weiteres Filterfenster geöffnet für den dritten Schritt. Wählen Sie hierbei wieder eine Datenquelle aus, für welches Sie den nächsten Filterschritt planen. In unserem Beispiel sind dies die Verträge Artikelliste. Diese Daten sind weitestgehend mit den Artikeldaten gleich, beinhalten aber darüber hinaus viele weitere Felder oder selbst angelegte Felder.
Wir suchen also ganz gezielt nach einer Artikelnummer in den verschiedenen Verträge. Auch hier benötigen wir als wichtigsten Wert das Rückgabe-Feld. Dieser Wert ist nicht direkt ersichtlich, doch alle Posten unserer Verträge haben ein Feld gemeinsam, auf welches sie sich beziehen – die Vorgangs-ID (list_id). In diesem Feld steht also die interne ID unseres Vorgangs, also des Vertrages. Würden Sie die Posten in Angeboten, Aufträgen oder einem Rechnungsvorgang suchen, wäre das Feld sogar dasselbe. Denn auch dabei handelt es sich um Vorgänge mit einer entsprechenden Artikelliste.
Diese Bedingungen und Einschränkungen können Sie nach unten weiter skalieren oder sich auch innerhalb eines Sub-Suchfilters für weitere Einschränkungen entschließen.
Möglich wäre also einschränkend eine weitere Filterung z.B. auf verknüpfte Angebote im Zeitraum eines bestimmten Jahres.
Enden Ihre Einstellungen bereits vorher, können Sie diesen Schritt überspringen.
Beenden Sie nun die jeweiligen Filterbedingungen über die Button Speichern und Schließen. Im Fall eines dauerhaften Filters können Sie diesen ebenfalls so abschließen. Einen Schnellfilter würden Sie nun Anwenden.
Das Ergebnis ist eine Kontaktliste mit den Kontakten, die die entsprechenden Verträge mit den darin enthaltenen Posten haben.
Wie sind verschiedene Daten vernetzt? – Die richtige Datenquelle wählen #
Tabelle der verschiedenen möglichen Datenquellen eines Subsuchfilters
Datenquelle
Häufige Felder als Rückgabe-Wert
Felderliste
Angebote
Kontakt → Verknüpfung zum Kontakt
Projekt → Verknüpfung zum Projekt
Lead → Verknüpfung zum Lead
Auftrag → Verknüpfung zum Auftrag
Ticket → Verknüpfung zum Ticket
Vorgängerangebot → Verknüpfung zwischen Angeboten
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Angebote Artikelliste
Vorgang-ID → Verknüpfung zum jeweiligen Vorgang des Moduls, also dem Angebot/Auftrag/Vertrag/Rechnung etc.
Die hier aufgeführten Felder gelten für alle Artikellisten und sind in allen Modul, in denen diese verwendet werden, gleich. Ggf. werden nicht alle Felder immer befüllt.
Feld
Wo
Wert
Abgerechnet (cleared)
Kontrollkästchen Abgerechnet im Artikelposten-Fenster über Artikel bearbeiten
0/1
Alles drucken (print_all)
Der Haken „Alles drucken“ in der Artikelliste des Vorgangs
0/1
Angebot-ID (offer_obj_id)
Das verknüpfte Angebot im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Angebot-Posten-ID (offer_id)
Die ID des Postens in den Angeboten, aus dem dieser Posten erstellt wurde. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten aller Angebote.
Zahl
AR-ID (invoice_obj_id)
Die verknüpfte Ausgangsrechnung im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
AR-Posten-ID (invoice_id)
Die ID des Postens in den Ausgangrechnungen, aus dem dieser Posten erstellt wurde. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten aller Ausgangsrechnungen.
Zahl
Artikel-ID (article_id)
ID des Stammartikels aus der Artikelverwaltung.
Zahl
Artikelnummer (realnumber)
Artikelnummer
Text
Auftrag-ID (order_obj_id)
Der verknüpfte Auftrag im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Auftrag-Posten-ID (order_id)
Die ID des Postens in den Aufträgen, aus dem dieser Posten erstellt wurde. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten aller Aufträge.
Zahl
Artikelbeschreibung Lang (description)
Artikelbeschreibung Lang
Text
Artikelbeschreibung Kurz (title)
Artikelbeschreibung Kurz (Überschrift)
Text
Bezeichnung (name)
Ist das der Artikelname und gibt es ein Zusammenspiel mit der Beschreibung kurz?
Buchungskonten angeben im Artikelposten-Fenster → Buchungskonten
0/1
Buchungskonto (posting_account)
Buchungskonto im Artikelposten-Fenster → Buchungskonten
Text
Buchungskonto Anzahlung (posting_account_deposit)
Anzahlung im Artikelposten-Fenster → Buchungskonten
Text
Buchungskonto Rabatt (posting_account_discount)
Rabatt im Artikelposten-Fenster → Buchungskonten
Text
Buchuungskonto Skonto (posting_account_allowance)
Skonto im Artikelposten-Fenster → Buchungskonten
Text
Deaktiviert (deactivated)
Stammartikel ist deaktiviert
0/1
Drucken (print)
Der Haken Drucken im Artikelposten-Fenster → Artikel bearbeiten
0/1
Eingangsrechnung-ID (purchase_obj_id)
Die verknüpfte Eingangsrechnung im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Einkaufspreis (price_purchase)
Einkaufspreis eines Postens im Artikelposten-Fenster → Artikel bearbeiten
Zahl
Einkaufspreis Heimwährung (price_purchase_home)
Der Einkaufspreis umgerechnet in die Heimwährung
Zahl
Ersteller (createuser)
Ist der Benutzer, welcher den Posten in die Artikelliste des Vorgangs eingefügt hat.
Zahl
Erstellungsdatum (createtime)
Das Datum, zu welchem der Posten in die Artikelliste des Vorgangs eingefügt wurde.
Zahl
Ext Data (ext_data)
Externe Daten – individuelle Verwendung ggf. nur über Schnittstellen befüllt
Text
Ext ID (ext_id)
Externe ID – individuelle Verwendung
Text
Gebucht (accounted)
Der Haken Gebucht im Artikelposten-Fenster → Artikel bearbeiten
0/1
Gesperrt (lock)
Bearbeitung gesperrt, wenn der Vorgang nicht in einem Status ist, in denen er bearbeitet werden kann. Meistens ist das der Status 0. Als Ausnahme gilt das Modul Aufträge.
0/1
Gutschrift-ID (voucher_obj_id)
Die verknüpfte Gutschrift im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Gutschrift-Posten-ID (voucher_id)
Die ID des Postens in den Gutschriften, aus dem dieser Posten erstellt wurde. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten aller Gutschriften.
Zahl
ID (id)
Die ID des Postens in der Artikelliste. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten der Vorgangsart.
Zahl
Intervall (interval)
Abrechnungsintervall aus der Liste der Vertragsfälligkeiten
Zahl
Kostenstelle-ID (costcenter_id)
ID der Kostenstelle. Diese ist aktuell nicht sichtbar.
Zahl
Lieferant-Kontakt-ID (article_vendor_cid)
Kontakt-ID des Lieferanten, sofern dieser in einem Posten selbst ausgewählt wurde.
Zahl
Lieferanten-Auftrag (vendor_order_id)
Wurde ein Artikel zu einem Lieferantenauftrag überführt, erhält der Posten die ID des Lieferanten-Auftrags in der Verknüpfung.
Zahl
Lieferanten-Preis-ID (article_vendor_id)
Fortlaufende ID aller Lieferantenpreise. Hier wird dann die ID eingetragen auf dessen Lieferantenpreis sich dieser Posten bezieht.
Zahl
Lieferanten-Steuersatz-Index (vendor_tax_rate)
Einkaufssteuersatz in Bezug auf den Einkaufspreis des Lieferanten. (Index der Steuersätze)
Zahl
Lieferanten-Währung (vendor_currency)
Währung des Einkaufspreises in Bezug auf den Lieferanten.
Text
Lieferschein-ID (delivery_obj_id)
Der verknüpfte Lieferschein im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Lieferschein-Posten-ID (delivery_id)
Die ID des Postens in den Lieferscheinen, aus dem dieser Posten erstellt wurde.. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten aller Lieferscheine.
Zahl
Listengruppen-ID (listgroup_id)
ID der Gruppenzeile der Gruppe, in welcher sich Artikel befinden können
Empfehlung: nur mit „ist leer“ oder „ist nicht leer“ zu arbeiten
Text
Mahnung-ID (admonition_obj_id)
Die verknüpfte Mahnung im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Mahnung-Posten-ID (admonition_id)
Die ID des Postens in den Mahnungen, aus dem dieser Posten erstellt wurde. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten aller Mahnungen.
Zahl
Menge (quantity)
Menge eines Artikels
Zahl
Notizen (notes)
Die Notizen zu einem Artikel im Artikelposten-Fenster → Artikel
Text
Optional (optional)
Der Haken Optional im Artikelposten-Fenster → Artikel bearbeiten
0/1
Position (position)
Position des Artikels in der Artikelliste mit Gruppenzeilen inkl. Gruppenanfang und Gruppenende
Zahl
Preis Brutto (price_brutto)
Einzelpreis Brutto, dies funktioniert auch in Gruppenzeilen
Zahl
Preis Brutto Heimwährung (price_brutto_home)
Umgerechneter Einzelpreis Brutto in die Heimwährung. Beide Werte sind gleich, wenn die im Vorgang eingestellte Währung der Heimwährung entspricht.
Zahl
Preis Brutto Original (price_brutto_orig)
Ist der Brutto-Originalpreis aus der Artikelverwaltung in der dort angegebenen Währung.
Zahl
Preis Netto (price_netto)
Einzelpreis Netto, dies funktioniert auch in Gruppenzeilen
Zahl
Preis netto Heimwährung (price_netto_home)
Umgerechneter Einzelpreis Netto in die Heimwährung. Beide Werte sind gleich, wenn die im Vorgang eingestellte Währung der Heimwährung entspricht.
Zahl
Preis netto Original (price_netto_orig)
Ist der Netto-Originalpreis aus der Artikelverwaltung in der dort angegebenen Währung.
Zahl
Projekt-ID (project_obj_id)
Das verknüpfte Projekt im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Rabatt (discount)
Prozentangabe oder Währung in einem Feld der Datenbank. Ist die Angabe in Prozent, steht an der Zahl ergänzend das Prozentzeichen. Hierbei sollte auf Nachkommastellen geachtet werden, welche in der Datenbank allerdings mit einem . getrennt sind.
Beispiel: 100 → Währung | 100.00% → Prozent
Text
Sonderposten (no_update)
Der Haken Sonderposten im Artikelposten-Fenster → Artikel bearbeiten
0/1
Steuersatz-Index (tax_rate)
Ist der Index des jeweiligen Steuersatzes aus der Liste der Mehrwertsteuern. Dabei werden nur die sichtbaren Steuersätze dort aufgeführt.
Zahl
Typ (type)
Zeilentyp: article (Artikel), special (Sonderposten), text (Textzeile), groupline (Gruppenzeile), groupline-start (Gruppenbeginn), groupline-end (Gruppenende
Text
Unique ID (unique_id)
Eindeutige ID des Postens innerhalb des TecArt CRM über alle Vorgänge hinweg.
Text
Vertrag-ID (contract_obj_id)
Der verknüpfte Vertrag im Artikelposten-Fenster → Verknüpfungen
Zahl
Vertrag-Posten-ID (contract_id)
Die ID des Postens in den Verträgen, aus dem dieser Posten erstellt wurde. Dabei handelt es sich um eine fortlaufende Zahl aller Posten aller Verträge.
Zahl
Vorgang-ID (list_id)
ID des Vorgangs der Artikelliste
Zahl
Vorgang-Nummer (obj_realnumber)
Nummer des Auftrages, wenn der Artikel an einen anderen Auftrag übergeben wurde
Text
Währung-ID (currency)
ISO-Code der Währung aus der Liste der Währungen, z.B. EUR, USD.
Text
Änderungsbenutzer (chguser)
Benutzer-ID des Benutzers, welcher den Posten zuletzt angepasst hat.
Zahl
Änderungsdatum (chgtime)
Ist das Datum in Form eines UNIX-Timestamps der letzten Anpassung des Postens. Für die Suche kann auch ein Datum eingetragen werden, z.B. 24.12.2021
Zahl
Übernommen (transferred)
Dieser Posten wurde aus einem Vorgang in einen anderen Vorgang übernommen. Dies steht nur am Ursprungsposten und ist meistens durch grau farblich markiert.
0/1
Anrufe
Kontakt
Projekt
Lead
Auftrag
Ticket
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Arbeitsablauf
ID (id)
Ist die ID des Workflows.
Artikel
Angebot
Auftrag
Ausgangsrechnung
Eingangsrechnung
Elternartikel
Gutschrift
Lieferant
Projekt
Vertrag
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Artikelbeschreibungen
Artikel-ID
Feld
Wo
Wert
Artikel-ID (article_id)
ID des Artikels, mit welchem die Beschreibung verknüpft ist.
Zahl
Artikelbeschreibung kurz (title)
Artikelbeschreibung kurz
Text
Artikelbeschreibung lang (description)
Artikelbeschreibung lang
Text
ID (id)
ID der Artikelbeschreibung
Zahl
Sprache-ID (langcode)
Index der Sprachauswahl für die Artikelbeschreibungen
Text
Artikelpreise
Artikel-ID (article_id)
Kontakt-ID (cid)
Feld
Wo
Wert
Artikel-ID (article_id)
ID des Artikels, mit welchem der Artikelpreis verknüpft ist.
Zahl
Beschreibung (description)
Beschreibung des Artikelpreises
Text
Bis (stopdate)
Datum, bis zudem der Artikelpreis gültig ist/wahr
Zahl
Bruttorechnung (netto_brutto)
0 steht dabei für netto und 1 für brutto
0/1
Ersteller (createuser)
Ist der Benutzer, welcher den Posten in die Artikelliste des Vorgangs eingefügt hat.
Zahl
Erstellungsdatum (createtime)
Das Datum, zu welchem der Posten in die Artikelliste des Vorgangs eingefügt wurde.
Zahl
Ext ID (ext_id)
Externe ID – individuelle Verwendung
Text
Gelöscht (deleted)
Definiert einen gelöschten Preis des Artikels
0/1
ID (id)
Die ID des Artikelpreises.
Zahl
Kontakt (vendor_contact)
ID des Lieferanten aus dem Lieferantenfeld des Artikels
Zahl
Kontakt-ID (cid)
ID des Kontaktes, für den dieser Preis gilt
Zahl
Kontingent (quota)
Kontingent
Zahl
Lieferant (vendor_articel_price)
ID des Lieferantenartikels, wenn diese über die Lieferantenverwaltung gepflegt werden
Zahl
Nachkommastellen (price_precision)
Anzahl der Nachkommastellen für die Preise
Zahl
Preis Brutto (price_brutto)
Einzelpreis Brutto, dies funktioniert auch in Gruppenzeilen
Zahl
Preis Netto (price_netto)
Einzelpreis Netto, dies funktioniert auch in Gruppenzeilen
Zahl
Staffel (scale)
Feld der Staffelung dieses Preises
Zahl
Standard (is_default)
Liefert 0 oder 1. 1 Steht dabei für den Standard-Preis
0/1
Steuersatz-Index (tax_rate)
Ist der Index des jeweiligen Steuersatzes aus der Liste der Mehrwertsteuern. Dabei werden nur die sichtbaren Steuersätze dort aufgeführt.
Zahl
Ust. (tax_value)
Ist die errechnete Umsatzsteuer
Zahl
Von (startdate)
Datum, ab dem der Artikelpreis gültig ist/wird
Zahl
Währung-ID (currency)
ISO-Code der Währung aus der Liste der Währungen, z.B. EUR, USD.
Text
Änderungsbenutzer (chguser)
Benutzer-ID des Benutzers, welcher den Posten zuletzt angepasst hat.
Zahl
Änderungsdatum (chgtime)
Ist das Datum in Form eines UNIX-Timestamps der letzten Anpassung des Postens. Für die Suche kann auch ein Datum eingetragen werden, z.B. 24.12.2021
Zahl
Artikelverwaltung Stückliste
Vorgang-ID (list_id)
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Aufgaben
Kontakt
Projekt
Lead
Auftrag
Ticket
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Aufträge
Kontakt
Projekt
Lead
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Aufträge Artikelliste
Vorgang-ID (list_id)
Ausgangsrechnungen
Auftrag
Kontakt
Projekt
Rechnungskonto
Vertrag
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Ausgangsrechnungen Artikelliste
Vorgang-ID (list_id)
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Buchungssätze
Zahlungsnummer
Dokumente
Modul
Modul-ID
Feld
Wo
Wert
Dateierweiterung
Ist die Liste der möglichen Dateierweiterungen
Text
Dateigröße
Sind die Größenangaben der gespeicherten Datei in Byte
Zahl
Dateiname
Ist der Dateiname
Text
Erstellungsdatum
Unix-Timestamp des ersten Uploads bzw. der Erstellung der ersten Version einer Datei
Zahl
Externe ID
Externe ID – individuelle Verwendung
Zahl
Inhalt
Ist der via OCR ermittelte Inhalt der Datei
Text
interne ID
Ist die ID des Datensatzes innerhalb der Dokumententabelle
Zahl
Kategorie
Ist der Index der festgelegten Kategorie eines Dokumentes
Zahl
Kurzbeschreibung
Kurzer Text
Text
Modul
Kombination aus einem Buchstaben des Moduls und der ID des Datensatzes, an welchem das Dokument abgelegt wurde.
Beispiel: K123 (Kontakt mit der ID 2123) | P54 (Projekt mit der ID 54)
A-Angebote T-Anruf B-Artikel N-Aufgaben O-Aufträge H-Ausgangsrechnungen Q-Eingangsrechnungen L-Gutschriften S-Kassenbücher K-Kontakte LDS-Leads J-Lieferscheine M-Mahnungen W-Notiz P-Projekte G-Rechnungskonten R-Ressourcen E-Termine I-Tickets V-Verträge S-Zahlungen
Text
Modul-ID
Nummer des Moduls, in welchem das Dokument abgelegt wurde
1-Kontakte 3-Projekte 4-Verträge 5-Angebote 6-Tickets 7-Dokumente 9-Ressourcen 11-Forum 12-Artikel 13-Rechnungskonten 14-Ausgangsrechnungen 15-Zahlungen 18-Mahnungen 20-Aufträge 21-Lieferscheine 22-Gutschriften 24-Aufgaben 25-Termine 26-Anrufe 28-Notizen 29-Eingangsrechnungen 30-Kassenbücher 36-Auswertungen 37-Kampagnen 38-Leads 40-Kampagnenaktionen
Zahl
Objekt-ID
Ist die ID des Objektes, an welchem die Datei hängt. Dabei gibt die ID nur bedingt eine eindeutige Angabe wieder, da z.B. die ID 25 sowohl für einen Kontakt, ein Projekt, ein Ticket etc. stehen könnte.
Zahl
Stichwörter
Stichwörter zu einem Dokument
Text
Titel
Titel des Dokumentes, welcher nicht mit dem Dateinamen übereinstimmen muss.
Text
Version
Anzahl der Versionen eines Dokumentes, wobei hierbei nur die Nummer der letzte Version gespeichert wird.
Zahl
Änderungsdatum
Datum der letzten Bearbeitung einer Datei.
Zahl
Eingangsrechnungen
Angebot
Auftrag
Gutschrift
Kontakt
Lieferschein
Mahnung
Projekt
Rechnungskonto
Vertrag
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Eingangsrechnungen Artikelliste
Vorgang-ID (list_id)
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Gutschriften
Auftrag
Eingangsrechnung
Gutschrift
Kontakt
Lieferschein
Projekt
Rechnung (Ausgangsrechnung)
Rechnungskonto
Vertrag
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Gutschriften Artikelliste
Vorgang-ID (list_id)
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Kassenbuch
Angebot
Auftrag
Kontakt
Projekt
Vertrag
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Kassenbücher Splitbuchungen
Vorgang-ID (list_id)
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Kontakte und Personen
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung der Module.
Kostenstellen
Abteilung-ID (department_id)
Feld
Wo
Wert
Abteilung-ID (department_id)
IDs der Gruppen mit Schreibrecht. Mehrere Gruppen werden mit Doppelpunkt getrennt.
Zahl
Zahl:Zahl
Ersteller (createuser)
Ist der Benutzer, welcher die Kostenstelle erstellt hat
Zahl
Erstellungsdatum (createtime)
Ist das Datum, wann die Kostenstelle erstellt wurde
Zahl
ID (id)
Interne ID der Kostenstelle
Zahl
Mandant-ID (mandator_id)
ID der Gruppe des Mandanten.
Zahl
Name (name)
Ist die Bezeichnung der Kostenstelle
Text
Objektnummer (realnumber)
Bezieht sich auf das Feld Buchungskonto zur Festlegung der Kostenstelle
Zahl
Änderungsbenutzer (chguser)
Ist der Benutzer, welcher die Kostenstelle zuletzt geändert hat
Zahl
Änderungsdatum (chgtime)
Ist das Datum, wann die Kostenstelle zuletzt geändert wurde
Zahl
Lead-Ansprechpartner
Lead-ID (lead_id)
Feld
Wo
Wert
Anrede (salutation)
Index der Liste Anreden
Zahl
E-Mail (email)
E-Mail-Adresse des Ansprechpartners
Text
E-Mail-Status (email_status)
Ist der Status für die Kontaktmöglichkeit aus der Liste Kontakt E-Mail-Status
Zahl
Einstellung (attitude)
Einstellung des Ansprechpartners gegenüber dem Lieferanten
Zahl
Ersteller (createuser)
Ist der Benutzer, welcher den Ansprechpartner erstellt hat
Zahl
Erstellungsdatum (createtime)
Ist das Datum, wann der Ansprechpartner erstellt wurde
Zahl
ID (id)
Die fortlaufende ID des Datensatzes der Ansprechpartner über alle Leads
Zahl
Kontakterlaubnis (contact_permission)
Kontakterlaubnis im Rahmen der DSGVO
Zahl
Lead-ID (lead_id)
ID des Leads zu dem der Ansprechpartner gehört
Zahl
Mobilfunknummer (mobile)
Mobilfunknummer
Text
Nachname (lastname)
Nachname des Ansprechpartners
Text
Position (position)
Position des Ansprechpartners als Freitext
Text
Rolle (role)
Index der Liste Lead Ansprechpartner Rolle
Zahl
Telefon (phone)
Telefon
Text
Titel (title)
Akademischer Titel/Titel der Person aus der Liste Anrede Zusätze
Zahl
Vorname (firstname)
Vorname des Ansprechpartners
Text
Änderungsbenutzer (chguser)
Ist der Benutzer, welcher den Ansprechpartner zuletzt geändert hat
Zahl
Änderungsdatum (chgtime)
Ist das Datum, wann Daten des Ansprechpartners zuletzt geändert wurden
Zahl
Leads
Kontakt
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Lieferscheine
Auftrag
Eingangsrechnung
Gutschrift
Kontakt
Lieferschein
Mahnung
Projekt
Rechnungskonto
Vertrag
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Lieferscheine Artikelliste
Vorgang-ID (list_id)
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Mahnungen
Auftrag
Eingangsrechnung
Gutschrift
Kontakt
Lieferschein
Mahnung
Projekt
Rechnungskonto
Vertrag
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Mahnungen Vorgangsliste
Vorgang-ID (list_id)
Notizen
Kontakt
Projekt
Lead
Auftrag
Ticket
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Personen
Siehe Kontakte
Projekte
Projektleiter
Stellvertreter
Übergeordnetes Projekt
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Projektmitglieder
Benutzer (uid)
Kontakt (cid)
Projekt (pid)
Feld
Wo
Wert
ID (id)
ID des Datensatzes über alle Projekte
Zahl
Projekt (pid)
ID des Projektes in welchem das Mitglied vernetzt wurde
Zahl
Kontakt (cid)
ID des Kontaktes für das Mitglied, kann aber auch Kontakt inkl. Person sein.
Zahl
Zahl:Zahl
Benutzer (uid)
ID des Benutzers/Externen Benutzers, welcher den Zugang regelt
Zahl
Verantwortlich für (category)
Werte der Liste Zuständigkeiten, welche im Feld Verantwortlich für mit den entsprechenden Werten gepflegt wurden
Text
Stundenlohn (rate)
Stundenlohn in EUR
Zahl
Ersteller (createuser)
Ist der Benutzer, welcher das Mitglied angelegt hat
Zahl
Erstellungsdatum (createtime)
Ist das Datum, wann das Mitglied zum Projekt hinzugefügt wurde
Zahl
Änderungsbenutzer (chguser)
Ist der Benutzer, welcher das Mitglied zuletzt geändert hat
Zahl
Änderungsdatum (chgtime)
Ist das Datum, wann das Mitglied zuletzt geändert wurde
Zahl
Rechnungskonten
Kontakt
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Ressourcen
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Termine
Kontakt
Projekt
Lead
Auftrag
Ticket
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Tickets
Auftrag
Kontakt
Projekt
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Verträge
Auftrag
Elternvertrag
Kontakt
Lead
Projekt
Rechnungskonto
Ticket
Die vollständige Felderliste finden Sie über die Felderverwaltung des Moduls.
Verträge Artikelliste
Vorgang-ID (list_id)
Die vollständige Felderliste finden Sie in der Tabelle in der Zeile Angebote Artikelliste.
Wiedervorlagen
Benutzer-ID
Feld
Wo
Wert
Bemerkung (subject)
Individuelle Bemerkung der Wiedervorlage
Text
Benutzer-ID (userid)
Ist die ID des Benutzers, welchem die Wiedervorlage zugeordnet wurde
Zahl
Betreff (item)
Betreff der Wiedervorlage
Text
Erinnerung am (date)
Ist das Datum, zudem die Wiedervorlage als Erinnerung angezeigt wird
Zahl
Erledigt (done)
Erledigte/Unerledigte Wiedervorlage – In der Regel werden Wiedervorlagen gelöscht und nehmen daher sehr selten den Wert 1 an.
0/1
Ersteller (createuser)
Ist der Benutzer, welcher die Wiedervorlage erstellt hat
Zahl
Erstellungsdatum (createtime)
Ist das Datum, wann die Wiedervorlage erstellt wurde
Zahl
Fälligkeit (maturity)
Ist das Datum, zudem die Wiedervorlage grundlegend fällig ist. Das Datum bezieht sich auch auf verschiedene Felder der ursprünglichen Datensätze, wie z.B. das Fälligkeitsdatum einer Aufgabe oder das Startdatum eines Termins.
Zahl
Gesehen (seen)
Speichert, wann der Benutzer die Erinnerung gesehen hat in Form eines UNIX-Timestamps. Der Wert kann nach einer Aktualisierung der Wiedervorlage wieder auf 0 wechseln
Zahl
ID (id)
Interne ID der Wiedervorlage über alle Wiedervorlagen des Systems fortlaufend
Zahl
Objekt-ID (oid)
Ist die ID des Objektes. Dabei kann z.B. die 25 sowohl für einen Termin als auch für einen Kontakt stehen.
Zahl
Pfad (path)
Ist der Dokumentenpfad. Bei gemeinsamen Dokumenten alles nachfolgend ab …/common z.B. /Ordner… bei Modulen z.B. /K1234…
Text
Serie (serie)
Hierbei handelt es sich um eine Wiedervorlage auf Basis einer Serie. Dabei steht 0 für keine Serie und andere Zahlen für andere Formen von Serien.
Zahl
Serie beendet (serie_done)
Wurde eine Serie mit einem Enddatum versehen und liegt dieses in der Vergangenheit, werden keine weiteren Wiedervorlagen erzeugt.
0/1
Typ (type)
Objekttypen der Wiedervorlagen. Dabei werden die englischen Modulbezeichnungen verwendet.
Für Dokumente jeweils in der Mehrzahl z.B.
doc_contacts für Kontakte
doc_offers für Angebote
doc_common für gemeinsame Dokumente
Für Module z.B.
appointment für den Termin
todo für die Aufgaben
contact für den Kontakt
Text
Änderungsbenutzer (chguser)
Ist der Benutzer, welcher die Wiedervorlage zuletzt geändert hat
Zahl
Änderungsdatum (chgtime)
Ist das Datum, wann die Wiedervorlage zuletzt geändert wurde
Zahl
Zahlungen
Kontakt
Rechnungskonto
Welche Werte erhalte ich zurück? – Das richtige Rückgabe-Feld #
Betrachten Sie Ihren Sub-Suchfilter, erhalten Sie eine entsprechende Ergebnisliste für jeden Filter und Sub-Suchfilter. Dabei benötigen Sie meistens jedoch nur ein einziges Feld, welches für den Vergleich von zwei Listen benötigt wird. Grundlegend können Sie jedes Feld für den Vergleich nutzen, doch ID´s und Zahlen sind für einen Vergleich einfacher als Texte. Sie erinnern sich an SVERWEIS der Tabellenkalkulation?
Gehen wir von unserem Beispiel aus, beginnen wir mal mit dem zweiten Sub-Suchfilter des Artikels, den wir suchen. Dabei durchsuchen wir in einer Liste (Verträge Artikelliste) alle Daten nach dem Artikel ART-10005. Diese Liste enthält alle gespeicherten Felder dieser Posten. Das theoretische Ergebnis unseres Sub-Suchfilters enthält nun alle Artikel ART-10005, auch jener Verträge, die wir gar nicht wissen wollen. Benötigt wird jedoch nur ein Feld, welches wir auch in den Verträgen selbst haben, um diese miteinander zu vergleichen. Sie können also nur Felder vergleichen, die in Ihren Listen auf beiden Seiten enthalten sind.
Da wir diesen Sub-Suchfilter mit dem ersten Sub-Suchfilter der Verträge – der Vertragsliste – vergleichen, stellt sich die Frage nach gleichen Datenfeldern. Hierbei eignet sich unsere ID des Vertrages. Diese ID nennt sich jedoch in der Artikelliste Vorgangs-ID, denn diese Listen gibt es auch für Angebote oder Ausgangsrechnungen etc.
Hier kommt der erste Sub-Suchfilter ins Spiel. Bei diesem schränken wir die Liste weiter ein. Diese Liste zeigt uns alle aktiven, nicht gekündigten Produktverträge. Durch den Vergleich mit dem zweiten Sub-Suchfilter wird das Ergebnis direkt auf die Verträge begrenzt, die auch den gesuchten Artikel enthalten.
Überlegen wir uns nun, was die Verträge und Kontakte gemeinsam haben? Relativ schnell kommen wir damit auf das Feld der Kontaktverknüpfung, denn die Liste aller Kontakte lässt sich mit der Liste der gefundenen Verträge und dem Feld Kontakt vergleichen. In dem Feld sehen Sie war den Namen des Kontaktes, in der Datenbank jedoch steht an dieser Stelle die interne Kontakt-ID. Diese lässt sich nun auch mit der Kontakt-ID meiner Kontaktliste vergleichen.
Damit man sich unter dem Rückgabe-Wert was vorstellen kann, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
Welches Feld habe ich in den Daten meiner ersten Datenliste und auch in den Daten meines Sub-Suchfilters? Dabei ist es unerheblich, ob Sie einen Filter und einen Sub-Suchfilter oder zwei Sub-Suchfilter vergleichen wollen.
In welcher Form liegen die Daten idealerweise vor? Geeigneter für einen Vergleich sind immer eindeutige Werte, wie Zahlen bzw. ID´s
In welchem Feld finde ich diesen Vergleichswert innerhalb meines Sub-Suchfilters? Dieses Feld ist der Rückgabe-Wert!
Vergleichen Sie also nicht die interne ID mit der internen ID.
Die interne ID des ersten Filters bezieht sich auf die ID der Kontakte. Die interne ID des Sub-Suchfilters bezieht sich auf die Verträge. Eventuell haben Sie einen Treffer, aber nicht die gewünschten.
Die interne ID der Kontakte befindet sich im Feld Kontakte in den Verträgen → das ist somit mein Rückgabe-Feld.
Es kann vorkommen, dass es Felder gibt, welche keine Daten enthalten. Diese befinden sich ggf. in der Liste der Felder für die Rückgabe, allerdings enthalten diese keine Daten. Zu diesen Feldern zählen viele automatisch berechnete Felder. Eine Liste der Felder können wir Ihnen hierbei nicht aufschlüsseln.
Beispiele:
Der Gesamtpreis eines Posten innerhalb einer Artikelliste ist ein berechnetes Feld. Dieser Wert setzt sich aus den Feldern Menge und Einzelpreis und ggf. einem Rabatt zusammen. Man kann sich also nicht alle Verträge ausgeben lassen, welche Posten mit einem Gesamtpreis höher als 300,- € besitzen.
Artikelbeschreibungen werden immer aktuell aus der Beschreibung der Artikelverwaltung geholt und sind nur in Sonderposten mit eigener Beschreibung in den entsprechenden Feldern zu finden.
Das flexible Suchfeld eines Moduls können Sie auch für die Filter und Sub-Suchfilter verwenden. So können Sie in Ihrem Sub-Suchfilter in der ersten oder auch einer anderen Ebene das Suchfeld einbauen. Hierzu nutzen Sie die übliche Variable <#search_field#> für Texte und Felder, die dies ermöglichen. Der in das Suchfeld eingegebene Text wird dann in Ihrem Filter sowie den Sub-Suchfiltern in die Felder eingebaut, die diese Variable enthalten.
Durch eine solche Angabe können Sie so z.B. die Kontakte mit aktiven Verträgen filtern, welche verschiedene Artikel aufweisen. Tragen Sie die Artikelnummer nun nicht mehr fest in Ihren Sub-Suchfilter ein sondern ersetzen Sie diese durch die Variable. So können Sie in das Suchfeld verschiedene Artikelnummern eintragen.
Beispiele für einige Filter in Verbindung mit Sub-Suchfiltern #
Die nachfolgenden Beispiele sind ein winziger Ausschnitt aus den Möglichkeiten, welche sich über die Filtererweiterung auswerten lassen.
Filter für
Details zum Beispiel
Kontaktliste mit aktiven Verträgen, welche einen bestimmten Artikel enthalten
Anforderung:
Sie möchten eine Liste aller Kunden erhalten, welche aktive (laufende) Verträge besitzen, in denen ein bestimmter Artikel in den Posten des Vertrages enthalten ist.
Gedanken:
Wir gehen davon aus, dass nur aktive Kunden (Kontakte) auch laufende Verträge haben. Daher kann für die Abfrage auf eine weitergehende Einschränkung der Kontaktliste verzichtet werden. Benötigt werden für diesen Filter mindestens 3 Datenquellen. Ausgehend vom Ergebnis – einer Kontaktliste – werden also die Kontakte berührt. Weiterhin benötigen wir die Verträge – welcher meiner Kontakte hat also einen aktiven Vertrag? Und zuletzt benötigen wir innerhalb der Verträge die Daten auf der Artikelliste. Diese müssen wir nach einem gewünschten Artikel durchsuchen.
Weiterhin müssen wir uns Gedanken machen, welche Daten wie in den einzelnen Datenfeldern verwendet werden. Der Kontakt an sich ist klar. Ein Vertrag für einen Kontakt enthält aber nicht den Kontaktnamen sondern eine Verknüpfung auf die ID des Kontaktes. Hier benötigen wir also die ID des Kontaktes aus den Verträgen. In welchem Kontaktfeld steht also meine ID des Kontaktes drin. → Ergebnis bis hier hin wäre also eine Liste mit Kontakten, welche Verträge haben. Dieser Sub-Suchfilter muss damit weiter eingeschränkt werden, denn wir wollen ja nur die aktiven Verträge, welche nicht gekündigt sind erhalten. Der Filter ist also so zu erweitern, dass er mir meine aktiven Verträge anzeigt. Über welche Felder dies in Ihrem Fall speziell geschieht kann individuell sein. → Jetzt wäre mein Ergebnis eine Kontaktliste mit allen Kontakten, die nicht gekündigte Verträge besitzen.
Damit wir jedoch zum Ergebnis der Verträge mit einem gewünschten Artikel kommen, ist ein weiterer Sub-Suchfilter erforderlich. Wie sind also die Daten zwischen den Posten eines Vertrages und dem Vertrag vernetzt? Die Liste der Posten, also die Registerkarte
des Vertrages, enthält wieder eine Tabelle. Diese wird im Feld Datenquelle als Verträge Artikelliste bezeichnet. Unser Artikel befindet sich also in dieser Liste. Jetzt müssen wir also nur noch den gewünschten Artikel mittels Filter eindeutig identifizieren. Etwas herausfordernd ist es nun, den richtigen Rückgabewert zu erhalten. In der Liste der Rückgabewerte befindet sich nämlich eine Vertrags-ID und eine Vorgangs-ID. Es kann also unter Umständen mehrere Verknüpfungen geben. Da es sich bei einem Vertrag auch um einen Vorgang handelt, ähnlich einem Angebot, Auftrag, einer Ausgangsrechnung etc., ist hier als Rückgabewert die Vorgangs-ID die richtige.
Fazit:
Benötigt wird ein Filter über die Kontakte mit zwei Sub-Suchfiltern über Verträge und Vertragsposten.
Aufbau: Erstellen Sie über das Modul Kontakte Ihren ersten Filter. Verbunden sind die Verträge über eine Feldverknüpfung mit den Kontakten, der internen ID. Diese sollte also auch in unserem ersten Sub-Suchfilter der Vertragsliste stecken. Die Vertragsliste ist hier auf die aktiven und nicht gekündigten Verträge gefiltert und wird durch den zweiten Sub-Suchfilter erweitert, welcher sich nun auf die interne ID der Verträge bezieht, die in der Artikelliste der Verträge ebenfalls vorkommt. Im zweiten Sub-Suchfilter suchen wir nun nach dem Artikel.
Die wichtigsten Informationen sind nun die Rückgabefelder. Im zweiten Sub-Suchfilter ist dies die Vorgangs-ID und im ersten Subsuchfilter der Kontakt mit seiner ID.
An dieser Stelle sollten Sie im Abschnitt Berechtigte Gruppen die Einstellung auf Alle vornehmen. Diese Einstellung ist sowohl für die Verwendung solcher Filter, wie auch die Erstellung der Filter erforderlich. Es gibt keine Unterscheidung zwischen Erstellung und Anwendung. Spätere Nutzung erstellter Filter mit oder ohne Subsuchfilter können jedoch auf Gruppen eingeschränkt werden.
