--- title: Moduleinstellungen der Eingangsrechnungen description: "| Administrator | | --- | | Fachwissen | | | | | | | | | | | # Einstellungen Über den Abschnitt Einstellungen legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell eine neue Eingangsrechnung anlegen dürfen. Mehrere Gruppen…" url: "https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/moduleinstellungen-der-rechnungen/moduleinstellungen-der-eingangsrechnungen/" updated: "2025-07-17" category: Administration / Module / Moduleinstellungen der Rechnungen --- # Moduleinstellungen der Eingangsrechnungen | Administrator | | --- | | Fachwissen | | | | | | | | | | | # Einstellungen Über den Abschnitt Einstellungen legen Sie die Gruppe fest, dessen Mitarbeiter generell eine neue Eingangsrechnung anlegen dürfen. Mehrere Gruppen können Sie mit gedrückter Strg-Taste auswählen. Ein neuer Vorgang befindet sich immer im Status **0 – In Bearbeitung**. Der Mitarbeiter sieht einen Button in verschiedenen Ansichten. Ein besonderes Recht können Sie über die Gruppenauswahl im nachfolgenden Feld festlegen. Dabei handelt es sich um die Möglichkeit, bis zur Verbuchung des Vorgangs, Änderungen in jeder einzelnen Bearbeitungsstufe vornehmen zu können. Insbesondere an Daten des Vorgangs selber, Änderung von Einstellungen, bis hin zum Kontakt oder Rechnungskonto. Dies ist jedoch ggf. von weiteren Berechtigungen über den Arbeitsablauf abhängig. Sobald ein Vorgang verbucht wurde, hat kein Mitarbeiter oder Administrator mehr die Möglichkeit Änderungen an buchhaltungsrelevanten Feldern vorzunehmen. Diese können dann nur noch storniert werden. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27337%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20337%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27337%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/administration/module/moduleinstellungen-der-rechnungen/eingangsrechnungen/einstellungen-der-eingangsrechnungen.png) # Arbeitsablauf Im Abschnitt Arbeitsablauf legen Sie einen Standard-Arbeitsablauf für dieses Modul fest. Betrachten Sie diesen als „Backup“, sollten Sie mehrere Arbeitsabläufe angelegt haben. Arbeitsabläufe lassen sich generell sehr individuell einstellen und anhand von Regeln auch neuen Objekten automatisch zuweisen. Über den Button gelangen Sie direkt zu den Einstellungen der [Workflows](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/einstellungen-administration/workflow/). [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27205%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20205%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27205%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/arbeitsablaeufe.png) # Massenbearbeitung administrieren [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27198%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20198%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27198%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/moduleinstellungen-massenbearbeitung.png) In diesem Feld legen Sie fest, welche Benutzergruppen mehrere Datensätze auf einmal in der Übersicht bearbeiten dürfen. Um mehrere Gruppen auszuwählen, halten Sie bitte die Strg-Taste gedrückt. Die Einschaltung erlaubt es den berechtigten Benutzern Feldinhalte, Sicherheitseinstellungen sowie Ordnerstrukturen inkl. der Sicherheitseinstellungen für eine Masse von Objekten zu ändern. # Formeln in Übersichten berechnen [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27186%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20186%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27186%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/moduleinstellungen-formeln-in-uebersichten-berechnen.png) Über die Gruppenauswahl im Abschnitt Formeln in Übersichten berechnen können Sie die Gruppen festlegen, die in der Listenansicht des Moduls den Button zur Berechnung von Formeln angezeigt bekommen. Betätigt ein Benutzer diesen Button, erhält er die Auswahl , und . Wird , so werden alle Objekte und alle Felder, in welchem eine Formel über die Felderverwaltung eingetragen wurde, neu berechnet. Dabei kann es je nach Anzahl und Komplexität der Formeln sowie der Menge an Datensätzen zu einer hohen Auslastung und längeren Wartezeiten kommen. Die Option berechnet die Formeln nur von den aktuell gefilterten und angezeigten Datensätzen. Dadurch kann die Auslastung verringert werden. Wir empfehlen Ihnen generell, diese Funktion nur ausgewählten Benutzern freizuschalten. Je nach Menge der Datensätze, Komplexität und Anzahl der Formeln kann es zu längeren Wartezeiten kommen. Das Berechnen der Formeln aller im Modul befindlichen Datensätze kann sehr lange dauern und beeinflusst die Arbeitsgeschwindigkeit aller anderen Mitarbeiter. # Exportieren Der Export von Datensätzen in Form von CSV-Dateien aus dem System ist für die Masse von Daten generell allen Mitarbeitern untersagt. Sie können diese Funktion über die Gruppenauswahl im Abschnitt Exportieren im Feld Nutzer der Gruppe dürfen Export-Funktion verwenden aktivieren, indem Sie die gewünschten Gruppen markieren. Mehrere Gruppen können Sie durch die Strg-Taste auswählen. Nutzer, welche diese Funktion ausführen dürfen, erhalten in den Eingangsrechnungsübersichten im Kontextmenü den Eintrag eingeblendet. Das Ergebnis ist jeweils eine Liste der angezeigten Objekte mit den angezeigten Spalten. Dadurch wird sowohl die Anzahl der Datensätze, wie auch die Anzahl der Spalten begrenzt. Exportiert werden dabei immer die ausgewählten oder in Summe gefilterten Datensätze, auch wenn die aktuelle Anzeige z.B. nur 200 von 1000 Datensätzen zeigt. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27186%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20186%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27186%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/moduleinstellungen-export.png) # Automatische Erzeugung [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27123%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20123%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27123%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/administration/module/moduleinstellungen-der-rechnungen/eingangsrechnungen/automatische-erzeugung-von-eingangsrechnungen.png)Über den Abschnitt Automatische Erzeugung können Sie für die Vorgangsart automatische Mechanismen auslösen. Eingangsrechnungen können aus entsprechend eingestellten Verträgen automatisch erzeugt werden. Nur im Zusammenhang mit dem Rechnungsmodul können Sie Serien in einem Vertrag festlegen. Anhand dieser voreingestellten Serien werden die Eingangsrechnungen automatisch angelegt und den hier vorgenommenen Bedingungen abgearbeitet. Haben Sie Verträge mit einer periodischen Rechnungslegung angelegt, so können Sie über das Feld Bearbeitungsstand für automatisch erzeugte Rechnungen die Stufe Ihrer Prüfungen festlegen. Diese hat Einfluss auf den festgelegten Arbeitsablauf. Achten Sie darauf eine Stufe auszuwählen, welche durch entsprechende Mitarbeiter in den nächsten Bearbeitungsstand geführt werden können. In der Nacht werden alle Verträge mit Serien geprüft und sofern ein Serienkriterium eintritt, entsprechend angelegt. Wählen Sie die Einstellung **3 - Freigegeben**, werden alle Eingangsrechnungen automatisch verbucht. Für jeden Einzelvertrag wird ein Einzelvorgang angelegt. Über das Feld Vor- und Nachlauf in Tagen für automatisch zu generierende Rechnungen haben Sie die Möglichkeit, Eingangsrechnungen anhand der Vertragsserie bereits mit bis zu 14 Tagen Vorlauf oder 7 Tagen Nachlauf zum Seriendatum zu erzeugen. Wählen Sie einen Benutzer für automatische Erzeugung aus. Dieser Benutzer benötigt die erforderlichen Rechte in der Buchhaltung und wird als **Ersteller** geführt. An dieser Stelle können Sie auch abweichende "Schnittstellenbenutzer" verwenden, um eine eindeutige Trennung zwischen natürlichen Personen und Automatismen zu erkennen. # Interne Belegnummer Für die Nummerierung Ihrer Eingangsrechnungen müssen Sie eine Nummerierungsart festlegen. Dazu müssen Sie die Zählweise im Feld Nummernkreis einstellen. Für die Verwendung dieser Variablen nutzen Sie bitte die allgemeinen Hinweise in der unteren Tabelle. Optional legen Sie im Feld Beginn einen Startwert fest. Der interne Zähler des TecArt CRM zählt immer von der höchsten Nummer aus. Sollte der Startwert geringer sein, wird automatisch der höchste Wert genommen. Eine Nummerierung der Eingangsrechnungen ist Pflicht. Neben dem Feld Nummernkreis finden Sie eine Vorschau der aktuellen Einstellung. Erst nach dem Speichern aktualisiert sich die Anzeige. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27105%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20105%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27105%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/administration/neu/module/moduleinstellungen-der-rechnungen/interne-belegnummer.png) #### [Variablen für die Nummern](#0ef7e27b92b575f2d) Für die allgemeine Zählung der Objekte werden die Variablen mit **COUNT** und **PARENT** benötigt. Dabei können Sie zwischen nummerischer oder alphabetischer Zählung wählen. Eine Vermischung beider Zählvarianten ist nicht möglich, ein Wechsel jedoch schon, wobei jeweils bei der nächst größten Zählung weiter gezählt wird. Bei alphabetischer Zählung werden führende Stellen mit einer 0 aufgefüllt. Während die nummerische Zählung keinen Startwert benötigt, ist für die alphabetische Zählung ein Startwert zwingend erforderlich. | Feldvariable | Bedeutung | Beispiele | Information | | --- | --- | --- | --- | | <#COUNT_ALL#> | Zähler | 1, 2, 3 … 10 … 99, 100 … | Beginnt mit der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. | | <#COUNT_ALL:3#> | Zähler mit mindestens 3 Stellen | 001, 002, 003 … 010 … 099, 100 … 1000 … | | | <#COUNT_MONTH#> | Monatszähler | 1, 2, 3 … 10, 99, 100 … 1000 … | Beginnt jeden Monat neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen **<#COUNT_ALL#>**, **<#MONTH#>**, **<#YEAR#>** oder **<#year#>** verwendet werden. | | <#COUNT_MONTH:5#> | Zähler mit mindestens 5 Stellen | 00001, 00002, 00003 … 00010, 00099, 00100 … 01000 … | | | <#COUNT_YEAR#> | Jahreszähler | 1, 2, 3 … | Beginnt jedes Jahr neu mit der Zählung der nächstmöglichen Zahl, welche Sie als Startwert vorgegeben haben. Wurde kein Startwert vorgegeben fängt die Zählung bei 1 an. Dieser Zähler sollte immer in Verbindung mit den Variablen **<#COUNT_ALL#>**, **<#YEAR#>** oder **<#year#>** verwendet werden. | | <#COUNT_YEAR:3#> | Zähler mit mindestens 3 Stellen | 001, 002, 003 … | | | <#PARENT#> | Elternzähler | 1, 2, 3 … | Der Elternzähler übernimmt den Wert eines übergeordneten Objektes. Diese Variable findet nur Anwendung in den Modulen [Angebote](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/angebote/moduleinstellungen-der-angebote/), [Aufträge](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/auftraege/moduleinstellungen-der-auftraege/), [Verträge](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/module/moduleinstellungen-der-vertraege/) und [Artikel](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/artikelverwaltung/moduleinstellungen-der-artikelverwaltung-und-warengruppen/#artikel). Sie übernimmt bei Folgeobjekten die Zuordnung zum Elternobjekt und darf nicht allein ohne eine **COUNT**-Variable verwendet werden. | | <#COUNT_PARENT#> | Folgezähler | 1, 2, 3 … | Beginnt die Zählung unterhalb eines Elternobjektes und findet Anwendung bei Folgeangeboten, Folgeverträgen und untergeordneten Artikeln. Die Verwendung ist immer im Zusammenhang mit einer **<#COUNT_ALL#>** oder **<#PARENT#>**-Variable zu sehen. | | <#DAY#> | Tag | 01, 02 … 30, 31 | Gibt den aktuellen Tag bei der Erzeugung des Objektes aus. | | <#MONTH#> | Monat | 01, 02 … 11, 12 | Gibt den aktuellen Monat bei der Erzeugung des Objektes aus. | | <#YEAR#> | Jahr | 2025, 2026 … | Gibt das aktuellen Jahr bei der Erzeugung des Objektes aus. Die Schreibweise entscheidet darüber, ob das Jahr zwei- oder vierstellig ausgegeben werden soll. | | <#year#> | Jahr | 25, 26 … | | | <#BDAY#> | Tag | 1, 2, 3 … 234, 235 … 365, (366) | Gibt den aktuellen Tag des Jahres wieder und startet mit dem Geschäftsjahr. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt der 01.02. also 32 wieder. Startet das Geschäftsjahr am 01.03. gibt der 01.02. also 337 wieder, da der 01.03. = 1 wäre. | | <#BSTARTDAY#> | Tag | 1 oder 2 oder 3 oder … 31 | Diese Variable gibt immer den Start-Tag des Geschäftsjahres an. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. oder 01.03. gibt die Variable immer die 1 wieder. Startet das Geschäftsjahr am 05.03. oder 05.06. gibt der Variable immer die 5 wieder. | | <#BMONTH#> | Monat | 01, 02, 03 … 12 | Gibt den aktuellen Monat des Geschäftsjahres wieder und startet mit dem Geschäftsjahr. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt der 01.02. also 02 wieder. Startet das Geschäftsjahr am 01.03. gibt der 01.02. also 11 wieder, da der März = 01 wäre. | | <#BSTARTMONTH#> | Monat | 1 oder 2 oder 3 oder … 12 | Diese Variable gibt immer den Start-Monat des Geschäftsjahres an. Startet das Geschäftsjahr am 01.01. gibt die Variable immer die 1 wieder, unabhängig vom tatsächlichen Monat. Startet das Geschäftsjahr am 01.03. gibt der Variable immer die 3 wieder, unabhängig vom tatsächlichen Monat. | | <#BYEAR#> | Jahr | 2025, 2026 … | Die Variable gibt das aktuelle Geschäftsjahr aus. Startet das Geschäftsjahr am 01.01.2025 gibt die Variable vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 die 2025 aus. Startet das Geschäftsjahr am 01.03.2025 gibt die Variable vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 die 2025 aus und erst ab 01.03.2026 die 2026. | | <#byear#> | Jahr | 25, 26 … | Die Variable gibt das aktuelle Geschäftsjahr aus. Startet das Geschäftsjahr am 01.01.2025 gibt die Variable vom 01.01.2025 bis 31.12.2025 die 25 aus. Startet das Geschäftsjahr am 01.03.2025 gibt die Variable vom 01.03.2025 bis 28.02.2026 die 25 aus und erst ab 01.03.2026 die 26. | #### [Nachfolgend finden Sie einige Beispiele für die Verwendung von Variablen](#2d6d73963a40ce6c0) | Variable | Ergebnis | | --- | --- | | Vertrag-<#COUNT_ALL:3#> Startwert: keine Angabe | Vertrag-001, Vertrag-002, Vertrag-999, Vertrag-1000 | | <#COUNT_MONTH:3#><#COUNT_ALL:3#> Startwert: keine Angabe | Januar: 001001, 002002, 299299 Februar: 001300, 002301, 003303 … | | Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#> Startwert: keine Angabe | 2025: Re-2025-001-00001 … Re-2025-345-00345 2026: Re-2026-001-00346 … Re-2026-456-00801 | | <#PARENT#>/<#COUNT_PARENT:3#> Startwert: keine Angabe | Elternobjekt Vertrag-001: Vertrag-001/001, Vertrag-001/002 Elternobjekt Vertrag-1000: Vertrag-1000/001, Vertrag-1000/002 | | <#YEAR#>-<#MONTH#>-<#DAY#>:<#COUNT_MONTH#> | Februar: 2025-02-10:01, 2025-02-10:02, 2025-02-11:03, 2025-02-12:04 März: 2025-03-01:01, 2025-03-05:02, 2025-03-11:03, 2025-03-11:04 | | L.<#year#><#MONTH#><#DAY#>-<#COUNT_ALL:2#> Startwert: A | L.250411-0A … L.250523-AW … L.250601-ALP … L.261224-USW | | Re-<#YEAR#>-<#COUNT_YEAR:3#>-<#COUNT_ALL:5#> Startwert: B | 2025: Re-2025-00B-00ABC … Re-2025-0MN-00AOO 2026: Re-2026-00B-00AOP … Re-2026-ALN-00CBB | # Dublettenprüfung Im Bereich der Dublettenprüfung stehen Ihnen die beiden Button und zur Verfügung. ### Konfigurieren Über können Sie die Kriterien für die Neuanlage von Datensätzen festlegen. So können Sie bspw. für die Kontakte einstellen, dass Firma, PLZ und Ort als Prüffelder genutzt werden sollen. Zum Zeitpunkt der Einstellung werden Ihnen alle zur Verfügung stehenden Felder zur Auswahl angeboten. Wählen Sie die gewünschten Vergleichsfelder aus, um eine Dublette vom System erkennen zu lassen. Alle Auswahlkriterien werden miteinander kombiniert und bei einer exakten Übereinstimmung aller ausgewählten Felder mit einem neuen Objekt, wird dem Benutzer ein Hinweis auf Dopplung ausgegeben. Bestätigen Sie mit Ihre Einstellungen. Die in dieser Konfiguration vorgenommenen Einstellungen werden auch für externe Anwendungen, welche mittels [Schnittstellen](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/systeminformationen/api-dokumentation/) angebunden sind, angewendet. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27442%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20442%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27442%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/dublettenpruefung_kontakte.png) ### Prüfen Beim Klick auf , wird Ihnen das gleiche Auswahlfenster angezeigt, inklusive der Einstellungen, welche Sie unter getätigt haben. Diese können Sie individuell für die Prüfung anpassen. Nach dem Klick auf werden die Suchergebnisse anhand Ihrer Vergleichsfelder angezeigt. Über das Kontextmenü stehen Ihnen folgende Aktionen zur Verfügung: | Funktion | Beschreibung | | --- | --- | | | Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet. | | | Markierter Datensatz wird gelöscht. | | | Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen. | | | Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen. | # Nicht buchhaltungsrelevante Felder Über den Abschnitt Nicht buchhaltungsrelevante Felder lassen sich ausschließlich selbst angelegte Felder sowie Add-on-Felder so einstellen, dass diese für die Buchhaltung und die Regeln der GoBD ausgenommen werden können. Systemfelder können nicht verwendet werden. Nicht buchhaltungsrelevant bedeutet, dass diese Felder auch in verbuchten Vorgängen noch geändert werden dürfen. Diese Felder können in den Druckvorlagen nicht verwendet werden. Fügen Sie Variablen in Druckvorlagen ein, würden sie immer mit leerem Ergebnis ausgegeben werden. Klicken Sie bei Bedarf auf und markieren Sie die Felder im sich neu öffnenden Fenster, welche dies betrifft. Sie abschließend die Einstellung. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%2798%27%20viewBox%3D%270%200%20400%2098%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%2798%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/nicht-buchhaltungsrelevante-felder.png) Ab diesem Zeitpunkt erscheint auch für verbuchte und versendete Vorgänge wieder in den einzelnen Datensätzen. Nur diese Felder können durch berechtigte Personen geändert werden. Berechtigt sind Personen, wenn sie gleichzeitig die Berechtigung erhalten, diese Vorgangsart immer zu bearbeiten, welches Sie im Abschnitt Arbeitsschritte definiert haben. # Benachrichtigungen und Labels Benachrichtigungen und Label ermöglichen es Ihnen automatisiert, beim Eintreten eines Ereignisses, Datensätze farblich zu markieren und Benachrichtigungen an verschiedene Personenkreise zu senden. Diese Funktion basiert auf Filtern und wird je nach Priorität von oben nach unten abgearbeitet. Sobald die durchlaufene Bedingung auf einen Datensatz zutrifft, wird an dieser Stelle abgebrochen, die Aktion ausgeführt und mit dem nächsten Datensatz weiter gemacht. Gerade bei der farblichen Markierung von Datensätzen kann nur eine Farbe angezeigt werden, was die Ausführung anhand der Prioritätenreihenfolge erklärt. Im Abschnitt Benachrichtigungen und Label befinden sich rechtsseitig zwei Pfeile und . Mit diesen können Sie erstellte Regeln nach ihrer Priorität für dieses Modul sortieren. Markieren Sie zunächst eine gewünschte Regel und betätigen Sie die Tasten so, dass die Regel an die von Ihnen gewünschte Stelle rutscht. Unter der Tabelle für die Regeln befinden sich die Button , und . Um Regeln zu bearbeiten oder zu löschen, markieren Sie die gewünschte Regel und führen Sie die gewünschte Funktion aus. und öffnet ein weiteres Fenster mit allen Einstellungsmöglichkeiten. [![Benachrichtigungen und Label - Neue Regeln erstellen und vorhandene Regeln bearbeiten](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27258%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20258%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27258%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/benachrichtigungen-und-label-neue-regeln-erstellen-und-vorhandene-regeln-bearbeiten.png) Label und Benachrichtigung sind zwei unabhängige Funktionen. Beide Funktionen vereint die Grundlage eines Filters. Sie entscheiden, - ob Sie einen Datensatz nur Labeln wollen oder - ob Sie nur Benachrichtigungen verschickt wollen oder - beide Funktionen gleichzeitig ausgeführt werden sollen. | Feldbezeichnung | Beschreibung | | --- | --- | | Name | Vergeben Sie für den Filter einen eindeutigen Namen. Dieser kann auf Wunsch auch mehrsprachig angelegt werden. | | Filter-Einstellungen | Im Abschnitt Filter-Einstelllungen nehmen Sie die Angaben vor, die Sie für die Filterung der Datensätze benötigen, welche Sie im Nachgang farblich markieren wollen oder für welche Sie beim Eintritt eines Ereignisses eine Benachrichtigung versenden wollen. Der gesamte Bereich funktioniert gleich, wie die sonstigen [Filtereinstellungen](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/allgemeines-grundeinstellungen-und-nuetzliches/filtereinstellungen/) auch. Dabei können Sie auf bestehende Filter zurückgreifen oder spezielle neue Filter bauen. | | Label | Im Bereich der Label können Sie nun eine farbliche Markierung wählen, welche angezeigt werden soll, sobald der Filter anhand der Reihenfolge auf den Datensatz zutrifft. Dazu tragen Sie im ersten Feld eine Bezeichnung, wahlweise in verschiedenen Sprachen, ein, welche später auf der farblichen Markierung erscheinen soll. Im zweiten Feld wählen Sie eine vorgegebene Farbe. Diese Farben können Sie für verschiedene Filter auch mehrfach verwenden. Unterscheiden werden sich die Label dann nur noch durch den angegebenen Text. | | Benachrichtigung | Im Bereich der Benachrichtigung fügen Sie die gewünschten Benutzer und Gruppen ein, welche eine Benachrichtigung erhalten sollen. Alle ausgewählten Benutzer bzw. alle Benutzer der ausgewählten Gruppen erhalten beim Eintreten des Ereignisses dieselbe Benachrichtigung. Mit einem Filter besteht keine Möglichkeit mehrere verschiedene Benachrichtigungen zu versenden (z.B. Mitarbeiter sofort benachrichtigen, Abteilungsleiter 1x täglich benachrichtigen). Unter der Benutzer- und Gruppenauswahl befindet sich ein Drop-Down-Feld, welches wahlweise um verschiedene Einstellungen erweitert wird. Die Auswahl reicht dabei von **Sofort** über zeitlich wiederholende Abläufe bis hin zu **1x täglich** oder **1x wöchentlich**. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%2729%27%20viewBox%3D%270%200%20400%2029%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%2729%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/benachrichtigungen-und-label-sofort.png) [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%2729%27%20viewBox%3D%270%200%20400%2029%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%2729%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/benachrichtigungen-und-label-taeglich.png) [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%2747%27%20viewBox%3D%270%200%20400%2047%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%2747%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/benachrichtigungen-und-label-woechentlich.png) **Folgende Voraussetzungen für den Versand der Benachrichtigungen müssen gegeben sein:** - Der Filter muss Ergebnisse liefern, welche sich z.B. über die Einfärbung durch ein Label prüfen lassen - Der Empfänger benötigt ein festgelegtes Standard-E-Mail-Konto. Der Zugriff auf ein E-Mail-Konto genügt nicht! - Unter > > muss auf der Registerkarte E-Mail-Optionen im Abschnitt Standard System E-Mail-Konto ein E-Mail-Konto für den Versand der Nachrichten hinterlegt sein. - Hat ein Empfänger keine Berechtigung auf das Modul oder den Datensatz, erhält er dennoch die Benachrichtigung, muss sich dann ggf. an seinen Administrator wenden, um die erforderlichen Berechtigungen zu erhalten. | Alle Filtereinstellungen können Sie abschließend und die gemachten Einstellungen sichern Sie über .