--- title: Notizen description: "Das Modul Notizen bietet Ihnen eine strukturierte Ablagemöglichkeit für allgemeine Informationen. Es zählt zu den Aktivitäten-Modulen, ob wohl es sich bei einer Notiz nicht wirklich um eine Aktivität, wie einem Anruf oder Termin handelt. Eine Übersicht der Notizen, wie bspw.…" url: "https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/notizen/notizen/" updated: "2025-11-16" category: Notizen --- # Notizen Das Modul Notizen bietet Ihnen eine strukturierte Ablagemöglichkeit für allgemeine Informationen. Es zählt zu den Aktivitäten-Modulen, ob wohl es sich bei einer Notiz nicht wirklich um eine Aktivität, wie einem Anruf oder Termin handelt. Eine Übersicht der Notizen, wie bspw. im Modul Aufgaben, wurde nur für eigene Notizen implementiert. | Anwender | | --- | | | | Notizen | # Ansicht der Notizen [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27279%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20279%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27279%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/notizen/uebersicht-eigene-notizen.png) ## Anpassung der Spalten Wenn Sie die Anzeige der Daten und Spalten in der Übersicht anpassen möchten, können Sie das über den Button > am oberen rechten Bildschirmrand tun. Hier können Sie die Spalten ein- oder ausblenden sowie die Reihenfolge durch – und -Button verändern. Die Anzeige wird nach einem kurzen Moment automatisch aktualisiert. Mehrere Spalten können Sie mit Hilfe der gedrückten Strg-Taste gleichzeitig ein- bzw. ausblenden. Schließen Sie im Anschluss die Spaltenauswahl über das . In den Spaltenüberschriften können Sie per Drag&Drop ebenfalls die Reihenfolge der angezeigten Spalten verändern. Dazu ziehen Sie die Spalte an die gewünschte Position. Eine alphabetische bzw. numerische Sortierung führen Sie durch einen einfachen Klick auf die Spaltenüberschrift aus. Darüber hinaus stehen Ihnen weitere Funktionalitäten beim Aufruf des Kontextmenüs über einen Rechtsklick auf den Spaltennamen zur Verfügung. So können Sie auch hier die Spalten einblenden oder verstecken (ausblenden). Bitte beachten Sie, dass bei jeder Änderung das Register neu geladen wird und neu eingeblendete Spalten jeweils hinten angestellt werden. Sorry, your browser doesn't support embedded videos. ## Gruppierungen Um temporäre Gruppierungen von Daten vorzunehmen oder bestehende Gruppierungen zu ändern, führen Sie einen Rechtsklick auf den gewünschten Spaltentitel durch und wählen . Um eine Gruppierung zu beenden, klicken Sie mit rechts in die oberste Zeile der Spaltentitel und wählen . Wenn eine Gruppierung aktiv ist, können Sie weiterhin in den anderen Spalten Sortierungen vornehmen. Bevor Sie eine Gruppierung durchführen, sortieren Sie zuerst die gewünschte Spalte und aktivieren anschließend die Gruppierung. So sind bspw. die Kontakte alphabetisch nach Ort zusammengefasst und können innerhalb der Gruppierung nach Kategorie sortiert werden. Sobald Sie die Registerkarte aktualisieren bzw. neu laden, werden die Sortierung und Gruppierung auf die Standardeinstellungen dieser Registerkarte und einem möglichen Filter zurückgesetzt. Eine dauerhafte Gruppierung und Sortierung können Sie nur beibehalten, wenn Sie Änderungen über die [Filter](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/allgemeines-grundeinstellungen-und-nuetzliches/filtereinstellungen/#filter-speichern-oder-%C3%A4ndern) vornehmen. Sorry, your browser doesn't support embedded videos. ## Funktionen über das Kontextmenü Im Kontextmenü stehen Ihnen verschiedene Funktionen zur Verfügung, ohne dass Sie einen Datensatz direkt öffnen müssen. | Funktion | Beschreibung | | --- | --- | | | Markierter Datensatz wird im Anzeigemodus geöffnet. | | --- | --- | | | Wenn Sie das Recht besitzen neue Notizen anzulegen, steht Ihnen dieser Eintrag zur Verfügung, welcher einen neuen Datensatz im Bearbeitungsmodus erzeugt. | | --- | --- | | | Der markierte Datensatz wird gelöscht. | | --- | --- | | | Zeigt die aktuellen Wiedervorlagen des markierten Datensatzes an, mit der Möglichkeit, neue zu erzeugen. | | --- | --- | | | Erstellt eine neue Wiedervorlage (Erinnerung) für den markierten Datensatz. | | --- | --- | | | Häufig verwendete Datensätze können Sie als Favorit markieren. Dabei färbt sich am Anfang der Zeile der Stern gelb ein. Sofern verschiedene Datensätze markiert wurden ist auch die Filterung nach den Favoriten mit dem Button in der Übersicht möglich. Weiterhin werden Dokumente der markierten Datensätze über [TecArt-Drive](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/zusatzprodukte/tecart-starter/tecart-drive/) synchronisiert. | | --- | --- | | | Zeigt Ihnen die aktuelle Listenansicht in einer Druckvorschau an. Es werden alle Elemente angezeigt, sodass ein Wechsel der Ansicht nicht notwendig ist. | | --- | --- | | | Bietet Ihnen die aktuelle Listenansicht als CSV-Datei zum Download an. Dabei erhalten Sie eine Zwischenabfrage, ob Sie nur die markierten oder alle gefilterten Elemente mit den eingeblendeten Spalten exportieren wollen. [![Export aller oder ausgewählter Einträge](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27200%27%20height%3D%2784%27%20viewBox%3D%270%200%20200%2084%27%3E%3Crect%20width%3D%27200%27%20height%3D%2784%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/export-alle-oder-ausgewaehlte-eintraege.png) | | --- | --- | | | Aktualisiert die Listenansicht ohne die komplette Seite erneut laden zu müssen. Nutzen Sie diese Funktion bevorzugt, da durch F5 ggf. Daten erneut gesendet werden und Sie immer auf Ihrer eingestellten Startseite herauskommen. | | --- | --- | # Filterfunktionen ## Standardfilter Alle… [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27800%27%20height%3D%2724%27%20viewBox%3D%270%200%20800%2024%27%3E%3Crect%20width%3D%27800%27%20height%3D%2724%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/allgemeines-grundeinstellungen/neu/neu_kontakte.png) Ihr System wird mit verschiedenen Standardfiltern ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen **Alle…** (z.B. **Alle aktiven Kontakte**). Dieser Filter besteht aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp. Möchten Sie z.B. im Filter **Alle Kontakte** nach dem Suchbegriff **München** suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im **Firmennamen** **München** enthalten. Unternehmen am **Standort** **München** hingegen nicht. Der Filter **Alle…** liefert nur die Suchergebnisse über die Felder, die in diesem Filter vordefiniert wurden. Die Anzeige Ihres Suchergebnisses ist daher von den eingebundenen Suchfeldern abhängig. Für eine dauerhafte Änderung des Filters **Alle…** wenden Sie sich bitte an Ihren Administrator, dieser kann die Änderung durchführen. ## Grundregeln für Modulfilter Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie für verschiedene Objekte keine Leserechte, werden Ihnen diese Objekte nicht angezeigt. Die Anzeige der gefundenen und gefilterten Objekte kann daher ggf. von Ergebnissen anderer Mitarbeiter abweichen. Unterschieden werden drei Filtervarianten: 1. Der Schnellfilter, aufrufbar über , ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern. 2. Die gespeicherten Filter befinden sich rechts neben dem Suchfeld in einem Drop-Down-Feld . Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben. 3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt, die Filter werden nicht miteinander kombiniert. Die alphabetische Filterung und die Filter am unteren Rand arbeiten nicht zusammen und ergänzen sich auch nicht. Sie können immer nur einen der beiden Filter verwenden. Um die Ergebnisse der unteren Filter wieder anzuzeigen, müssen Sie in der alphabetischen Suche den Button betätigen. ## Filteroperatoren Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden. | Operator | Operation | | --- | --- | | UND | Mit **UND** verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. | | ODER | Bei der **ODER**-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen auf einen Datensatz zutreffen, damit er in der gefilterten Ansicht angezeigt wird. | | UND ( | Mit**UND + Klammer auf** verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der **UND**-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer **ODER**-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen. | | ODER ( | Bei der **ODER**-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine **ODER**-Verknüpfung mit **UND**-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere ODER-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn. | | ( | **Klammer auf** öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach **ODER** ( bzw. **UND (** stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt. | | ) | **Klammer zu** schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen. | | <#search_field#> | Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld für Textfelder mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable **<#search_field#>** oder klicken Sie das Drop-Down-Menü und wählen den Eintrag Eingabe aus Suchfeld verwenden. Der Eintrag wird automatisch eingetragen. | | <#time#> | `<#time#>` lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich. Weitere Informationen finden Sie in den [Variablen für Filter](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/variablen/variablen-fuer-filter). - `<#time(now)#>` – Ist die aktuelle Zeit - `<#time(now-0.5*hour)#>` – Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten - `<#time(now+0.5*hour)#>` – Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten - `<#time(now-2*hour)#>` – Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden - `<#time(today_start-1*day)#>` – Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr | ## Filter anlegen [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27240%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20240%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27240%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/allgemeines-grundeinstellungen/schnellfilter-1.png)Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert er Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen. 1 Öffnen Sie mittels Symbol einen neuen Schnellfilter. 2 Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden. 3 Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.   . 4 Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien bei Bedarf . 5 Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse oder für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden. 6 Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll. 7 Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun . Nutzen Sie einen Schnellfilter, so bleibt dieser nach dem Klick auf geöffnet und das Suchergebnis wird in der Übersicht angezeigt. Sie können direkt die Eingaben im Schnellfilter verändern und erneut auf klicken. Um das Suchergebnis aufzulösen und die Ergebnisse des gewählten gespeicherten Filters zu erhalten, müssen Sie am rechten Rand den Button betätigen oder im Drop-Down-Menü der Filterauswahl einen gespeicherten Filtern auswählen. ## Filter speichern oder ändern 1 Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button > , um einen neuen Filter zu erstellen oder aktuelle , um einen durch Sie erstellten Filter zu ändern. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27245%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20245%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27245%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/allgemeines-grundeinstellungen/neuen_filter_erstellen.png) 2 Legen Sie links oben im Feld Name eine neue Bezeichnung für den Filter an. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27262%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20262%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27262%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/allgemeines-grundeinstellungen/filter_administrator.png) 3 Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden. Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.   . 4 Legen Sie anschließend über die Felder Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initialen Spalten fest, wie der Filter ausgeliefert werden soll. An gespeicherten Suchfiltern werden die eingeblendeten Spalten pro Suchfilter und Benutzer gespeichert. Damit können Sie die angezeigten und gewünschten Spalten automatisch ein- und ausblenden. Die Speicherung geschieht automatisch bei der Auswahl entsprechender Spalten am ausgewählten Suchfilter. Beim nächsten Aufruf des Filters werden die zuletzt eingeblendeten Spalten wieder angezeigt. 5 Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse oder für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden. 6 Abschließend legen Sie die Sichtbarkeit des Filters fest über den Button fest. Die im Screenshot angezeigte Variante steht Administratoren und [Bereichsadministratoren](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/benutzer-rollen-und-gruppen/bereichsadministration/) zur Verfügung. Haben Sie keine Berechtigung der differenzierten Einstellung, können Sie nur zwischen den beiden Optionen **mich** und **alle Benutzer** entscheiden. Der Button steht dann nicht zur Verfügung. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27276%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20276%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27276%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/tecart-crm/allgemeines-grundeinstellungen/filter_berechtigungen.png) 7 Um den Filter zu speichern, klicken Sie auf oder . ## Favoriten Favoriten, zu erkennen am Stern , sind Objekte, Ordner oder Dokumente, welche Sie als solche markiert haben. Dabei werden zwei Funktionen über die Markierung ausgeführt. In Objekten können Sie solche als Favorit markieren und gleichzeitig auch danach Filtern. Die Markierung können Sie auch direkt an Ordnern und Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus werden Dateien und Ordner dieser Elemente über den [TecArt Starter](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/tecart-starter/) und der [TecArt-Drive-Funktion](https://www.crmhandbuch.de/kategorie/zusatzprodukte/tecart-starter/tecart-drive/) mit Ihrem lokalen Explorer synchronisiert, wenn Sie diese Funktion im TecArt-Starter eingeschaltet haben. [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27175%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20175%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27175%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/markierte-ordner-und-dateien.png) [![](data:image/svg+xml,%3Csvg%20xmlns%3D%27http%3A%2F%2Fwww.w3.org%2F2000%2Fsvg%27%20width%3D%27400%27%20height%3D%27120%27%20viewBox%3D%270%200%20400%20120%27%3E%3Crect%20width%3D%27400%27%20height%3D%27120%27%20fill-opacity%3D%220%22%2F%3E%3C%2Fsvg%3E)](https://www.crmhandbuch.de/wp-content/uploads/corporate-design/textbausteine-und-muster/markiertes-objekt.png) Für die Markierung der gewünschten Elemente klicken Sie vor dem Objekt auf den Stern . Sobald das Element als Favorit markiert ist, erscheint der Stern gefüllt . Möchten Sie die Funktion rückgängig machen, klicken Sie erneut auf den gefüllten Stern, dieser erscheint wieder leer. In Listenansichten finden Sie in der oberen Suchleiste auch den Button . Mit diesem können Sie Ihre als Favorit gekennzeichneten Objekte Filtern.