Administration

Fragen:

  1. Wo finde ich die Administration?
  2. Was ist mit Administration gemeint?

Antworten:

  1. Administrative Berechtigungen besitzt man, wenn im Hauptmenü rechts oben das Zahnradsymbol zu finden ist. Fehlt dieses, muss man sich ggf. bei einigen Einstellungen an einen Administrator wenden.
  2. Es gibt das Zahnradsymbol auch in anderen Modulen, dann jedoch nicht mehr im Hauptmenü sondern im Bereich des Hilfe-Button oder Feedback-Button.
    1. Ein Administrator kann von dort aus immer direkt die Einstellungen zum Modul oder der Felderverwaltung für dieses Modul aufrufen.
    2. Ein Benutzer ohne administrative Rechte findet dort nur mögliche persönliche Einstellungen.

Gesperrten Benutzer wieder aktivieren

Frage: Ein Benutzer hat sich gesperrt oder wurde gesperrt. Wo kann ich die Sperre wieder aufheben?

Antwort: Die Sperre kann unter Administration > Benutzer > Benutzer auswählen > Registerkarte Sicherheit wieder entfernt werden. Dies gilt für alle Benutzer, dessen Account deaktiviert wurde.
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/benutzer-rollen-und-gruppen/benutzer/#optionen

Sofern es sich nicht um einen externen Benutzer handelt, müssen für alle anderen Benutzer ausreichend Lizenzen vorhanden sein.

Datenfelder in anderen Modulen darstellen

Frage: Ich möchte, dass mir die Umsatzsteuer-ID auch im Modul Kontakte angezeigt wird. Wie kann ich das erreichen? Ich möchte ein Feld eines anderen Moduls in einem Modul anzeigen.

Antwort: Direkt geht das nicht. Der benötigte Feldtyp nennt sich „Verknüpfungsfeld“. Dabei kann man aus einem verknüpften Objekt Daten in das aktuelle Objekt holen.
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/felder/felderverwaltung/#felder-anlegen-und-verwalten

Registerkarte / Feld Beschreibung

Frage: Ist es möglich, das Beschreibungsfeld zu verbergen? Je nach Modul wird dieses mal Beschreibung oder auch Notiz genannt.

Antwort: Das Beschreibungsfeld ist ein Systemfeld, welches immer auf einer eigenen Registerkarte angezeigt wird. Diese Registerkarte kann nicht ausgeblendet werden. Man hat jedoch die Möglichkeit das Leserecht und Schreibrecht des Feldes zu verändern. Entzieht man z.B. das Schreibrecht über die Felderverwaltung, kann das Feld nur noch durch die angegebene Benutzergruppe bearbeitet werden. Soll kein Benutzer das Feld bearbeiten können, so kann man auch eine Gruppe anlegen, in denen kein Benutzer enthalten ist. Grundlegend muss immer eine Gruppe gesetzt werden.

Datenimport via CSV-Datei

Frage: Was muss ich in eine CSV-Datei eintragen, wenn ich den Arbeitsablauf (Workflow) mit importieren möchte?

Antwort: Das ist gar nicht so einfach heraus zu bekommen. Man benötigt tatsächlich die ID des Workflows und die wird leider nirgens direkt angezeigt. Gehe wie folgt vor für den Workflow:

  1. Gehe zu Administration > Einstellungen > Workflows und lade die Workflows des gewünschten Moduls.
  2. Drücke F12, um die Entwicklerwerkzeuge zu öffnen. Drücke Ctrl+Shift+C bzw. auf den Pfeil vor dem Inspektor, um ein Element auf der Webseite auszuwählen.
  3. Fahre mit der Maus über den Namen des Workflows, bis dieser markiert ist. Dir wird dort bereits beim drüber fahren etwas angezeigt, wie „li id=“workflow_19″ class=“ta-row …“
  4. Bereits dort sieht man die ID des Workflows, welche für die CSV-Datei benötigt wird.
  5. Trage also für das Feld Arbeitsablauf nur die ID (z.B. 19) ein.
  6. Möchtest du den Arbeitsschritt selbst auch noch festlegen, trage in das Feld für den Arbeitsschritt die ID an, welche in Klammern hinter der Beschriftung des Arbeitsschrittes steht. Dies erkennt man direkt über Administration > Einstellungen > Workflows

Datenexport

Frage: Wie kann ich Kontakte exportieren? Diese Frage kann ggf. auch alle anderen Module betreffen, in denen es Datenübersichten gibt.

Gegenfrage:

  1. Ist der Benutzer Administrator oder Anwender?
  2. Ist im TecArt CRM unter Administration > Daten > der Punkt „Export“ vorhanden?

Antworten:

  1. Über Administration > Daten > Export ist der Export nur möglich, wenn es dazu eine Lizenz gibt und es damit im System aktiviert wurde. Diese Funktion gibt es nicht für Server-Systeme, da dort Backups anders gehandhabt werden.
    1. Man kann dort auch nur alle Kontakte inkl. der Personen oder
    2. Alle Artikel inkl. der Beschreibungen oder
    3. E-Mails und Dokumente bis zu einer gewissen Größe oder
    4. die Datenbank bis zu einer gewissen Größe exportieren.
  2. Grundlegend kann man alle Daten mittels Schnittstellen exportieren und individuell mit anderen Daten vernetzen.
  3. Der häufigste Export ist jedoch der Export als CSV-Datei, um diese dann z.B. in Excel oder Libreoffice etc. zu öffnen.
    1. Voraussetzung ist die Berechtigung unter Administration > Module > jeweiliges Modul > im Abschnitt „Export“. Dort muss die Gruppe der berechtigten Benutzer ausgewählt sein.
    2. Im Kontextmenü einer Übersicht, also Kontakte oder Personen oder Tickets etc. gibt es dann im Kontextmenü den Button „Export“
    3. Details zur Einstellung des Exports und was exportiert wird findet man auf der folgenden Seite am Beispiel der Kontakte. Diese Seite und der Abschnitt befindet sich auch in allen anderen angefragten Modulen so.
      https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/kontakte/kontakte/#funktionen-über-das-kontextmenü

Lizenz für Backup

Frage: Was macht die Lizenz für Backup? Was mache ich mit der Backup-Funktion?

Antworten:

  1. Die Lizenz ist ausschließlich für Cloud-Systeme erforderlich. Private-Cloud oder sonstige Server-Systeme erhalten diese Lizenz nicht, da in diesen Systemen die Datensicherungen anderweitig/serverseitig durchgeführt werden.
  2. Mit der Backup-Funktion haben Cloud-Kunden die Möglichkeit die eigene Datenbank oder Dokumente selbst herunterzuladen. Bei großen Cloud-Systemen kann man dies nur noch beauftragen, da der Download anders bereitgestellt werden muss und der Dienst die Server zu sehr belasten würde.
  3. Eigentlich ist ein Backup gar nicht erforderlich, denn TecArt macht diese sowieso und das nicht nur innerhalb eines Rechenzentrums sondern sogar über Standorte hinweg. Die Funktion gibt es nur, weil oftmals das Gefühl – ich habe die Daten bei mir – wichtig ist.