Berechtigung von E-Mail-Vorlagen
Frage: Nutzer haben beim Verfassen einer E-Mail entweder kein Drop-down zur Auswahl der E-Mail-Vorlagen oder meine Vorlagen werden dort nicht angezeigt.
Die Rechte für „Lesen“ sind bei den Mailvorlagen aber für die Rechtegruppen gesetzt.
Betrifft Module und Bereiche: E-Mail, Dokumente, Administration, E-Mail-Vorlagen
Antwort: Benötigt werden:
- Leserechte auf die E-Mail-Vorlagen,
- es muss eine Vorlage für TXT und/oder HTML vorhanden sein – kommt also auf die Einstellung einer neuen E-Mail an und man muss ggf. zwischen TXT- oder HTML-E-Mail wechseln
- es muss ein E-Mail-Konto eingerichtet sein
Fragen zur Lösung:
- Besitzt die E-Mail-Vorlage (Ordner und darin enthaltene Dateien und ggf. verknüpfte Dateien) Leserechte?
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/vorlagen/e-mail-vorlagen/#ordnerstruktur - Besitzt der übergeordnete Ordner auch Leserechte? Also keine Vorlage oder Datei markieren und dann die Berechtigungen prüfen?
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/dokumentenmanagement/dokumentenrechte/ - Gibt es in den Vorlagen eine Datei mit dem Namen index…? Also index.tpl.txt oder index.tpl.html oder index.txt.eml oder index.html.eml?
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/vorlagen/e-mail-vorlagen/#namensgebung-der-dateien - Wird die E-Mail als TXT oder HTML im Standard erstellt? Sollte dies TXT sein und es liegt nur eine HTM-Vorlage vor, kann diese nicht geladen werden. Dies gilt auch andersrum. Hier auf die Optionen verweisen.
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/e-mail/e-mail-optionen/ - Gibt es ein eingerichtetes E-Mail-Konto? Nur wenn mindestens eins da ist, kann man die Vorlage auswählen.
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/e-mail/e-mail-konto-einrichten/
Sichtbarkeit von E-Mails in Objekten
Frage: Ein Benutzer sieht E-Mails nicht an Objekten. Woran kann das liegen?
Betrifft Module und Bereiche: E-Mail und alle anderen Module, in denen E-Mails vorkommen können
Gegenfragen:
- Ist im System die Funktion für detaillierte E-Mail-Rechte aktiviert und werden entsprechende Berechtigungen je E-Mail vergeben?
- Handelt es sich um normale Benutzer des CRM oder externe Benutzer in Projekten?
- Gibt es die Registerkarte E-Mail überhaupt oder werden die E-Mails ggf. auf der Registerkarte Aktivitäten angezeigt?
Lösungsansätze:
- Alle E-Mails, die in anderen Modulen als E-Mail abgelegt wurden (also z.B. Kontakte, Projekte, Tickets etc.) sind öffentlich.
- Sollten die E-Mail-Rechte aktiviert sein, dann kann die Ansicht einzelner E-Mails eingeschränkt sein. Es werden dann ggf. nicht alle E-Mails angezeigt.
- Bei der Anzeige von E-Mails auf der Registerkarte Aktivitäten ist darauf zu achten, dass diese auch mit eingeblendet werden. Man kann dort, ähnlich einen Filter, definieren, welche Aktivitäten gerade angezeigt werden sollen. Ist der Haken für E-Mails also aktiviert?
E-Mails automatisch versenden
Frage: Wo muss ich einstellen, dass E-Mails automatisch versendet werden sollen?
Gegenfragen: Welche E-Mails sollen automatisch versendet werden? Alle E-Mails des Benutzers oder geht es um die automatische Erstellung von E-Mails in Ausgangsrechnungen, Tickets, Gutschriften, Mahnungen etc.?
Antwort: Die Frage ist also genauer zu stellen. Die Einstellungen für einen automatischen E-Mail-Versand für alle E-Mails die ein Benutzer sendet – also im Postausgang landen – wird über die E-Mail-Optionen vorgenommen.
https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/e-mail/e-mail-optionen/
Sollen hingegen E-Mails automatisch erstellt werden, muss auf die Einstellungen in den jeweiligen Modulen verwiesen werden.
Download von Anlagen
Frage: Wie kann ich den Ordner für die Downloads von Anhängen bei E-Mails ändern?
Antwort: Diese Einstellung ist eine Einstellung des Browsers oder wurde in den Einstellungen des TecArt Starters vorgenommen. In der Regel wird der Standard-Downloadordner verwendet. Besser ist es jedoch die Anlagen intern im CRM zu öffnen oder die Dateien direkt via Drag&Drop in einen beliebigen CRM-Ordner zu verschieben. Up- und anschließender Download ist nicht erforderlich.