Benachrichtigungen, Label, Filter, E-Mail-Vorlagen

Frage: Wie stelle ich Benachrichtigungen ein?

Gegenfrage: Welche Form von Benachrichtigungen sollen eingestellt werden? Benachrichtigungen auf Basis von Filtern von Datensätzen oder spezielle Benachrichtigungen für externe E-Mails?

Antworten:

  1. Für Benachrichtigungen auf Basis von Filtern nutzt man in den verschiedenen Modulen (z.B. Kontakte, Projekte, Verträge etc.) den Abschnitt Benachrichtigungen und Label
    z.B. https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/module/moduleinstellungen-der-tickets/#benachrichtigungen-und-labels
  2. Sollen hingegen E-Mails für externe Aktionen eingestellt werden, kommt es darauf an, ob das Modul oder das Add-on diese Form verwendet. So kann man in Tickets E-Mails an den Anfragesteller versenden oder auch E-Mails erhalten, wenn Aktionen über die Schnittstellen erfolgten.
    In Verträgen, Aufträgen, Rechnungen etc. sind es eher System-E-Mails, die man an den Kunden/Empfänger senden kann.
    Dies alles ist immer parallel zu den Benachrichtigungen und Labeln möglich.

Einstellungen Hauptmenü, Anzeige Module

Frage: Wieso sehe ich das Modul (Modulname) in der oberen Menüleiste nicht?

Gegenfragen:

  1. Ist das Modul (Modulname) lizenziert?
    https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/systeminformationen/lizenzinformationen/
  2. Hat der Betreffende Benutzer die Berechtigung auf das Modul zuzugreifen?
    https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/benutzer-rollen-und-gruppen/benutzer/#zugriffsrechte-und-ihre-bedeutung
    https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/benutzer-rollen-und-gruppen/benutzer/#allgemeine-zugriffsrechte
  3. Ist das Modul ggf. unter dem Menüpunkt „Mehr“?
    https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/einstellungen/hauptmenue-einstellen/

Antwort: Suche je nach Antwortmöglichkeit der Gegenfragen die richtige Vorgehensweise heraus, damit der Benutzer Zugriff auf das Modul erlangt.

Gelöschte Objekte, Papierkorb

Frage: Beim Wiederherstellen eines Objekts erscheint die Warnmeldung Zip-Prozess wartet

Antwort: Objekte werden beim Löschen archiviert. Dabei wird nicht nur der Datensatz sondern auch mögliche Dokumente und Ordnerstrukturen entfernt. Dieser Vorgang kann eine Zeit in Anspruch nehmen, da es sich um einen Nebenprozess des CRM handelt. Löscht man z.B. ein Projekt oder einen Vertrag inkl. Dokumenten, kann dies schon eine Zeit in Anspruch nehmen.
Neben dem Projektdatensatz werden auch die Projektmitglieder gelöscht und die Dokumente. Will man nun direkt nach dem Löschen den Datensatz wiederherstellen, erscheint der Hinweis auf den ZIP-Prozess. Man kann nach mehreren Minuten die Wiederherstellung erneut probieren.

Export von Datensätzen

Frage: Wie kann ich Kontakte exportieren? Diese Frage kann ggf. auch alle anderen Module betreffen, in denen es Datenübersichten gibt.

Gegenfrage:

  1. Ist der Benutzer Administrator oder Anwender?

Antworten:

Der häufigste Export ist der Export als CSV-Datei, um diese dann z.B. in Excel oder Libreoffice etc. zu öffnen.

  1. Voraussetzung ist die Berechtigung unter Administration > Module > jeweiliges Modul > im Abschnitt „Export“. Dort muss die Gruppe der berechtigten Benutzer ausgewählt sein.
  2. Im Kontextmenü einer Übersicht, also Kontakte oder Personen oder Tickets etc. gibt es dann im Kontextmenü den Button „Export“
  3. Details zur Einstellung des Exports und was exportiert wird findet man auf der folgenden Seite am Beispiel der Kontakte. Diese Seite und der Abschnitt befindet sich auch in allen anderen angefragten Modulen so.
    https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/kontakte/kontakte/#funktionen-über-das-kontextmenü

Datenexport in einem anderen Format

Frage: Kann man die Daten auch in einem anderen Format als CSV exportieren?

Antwort: Nein, das ist nicht in dieser einfachen Form möglich. Man kann jedoch die Datenbank exportieren oder Daten über Schnittstellen abfragen. Das ist dann aber den Experten für Schnittstellentwicklung und Datenbankexperten vorbehalten.

Eine CSV-Datei kann man in einem Programm, wie z.B. Excel problemlos auch aus XLSX-Datei abspeichern.

Farbgebung von Objekten

Frage: Was bedeutet ein rot hinterlegter Vertrag?

Antwort: Die Farben von Objekten mit Workflows können individuell eingestellt werden und von Workflowschritt zu Workflowschritt sich ändern. Welche Farbgebung im Kundensystem damit verbunden wurde kann nicht gesagt werden.

Die Farbe rot kann dennoch vorkommen, wenn auf einem Vertrag ggf. eine fällige Wiedervorlage für diesen Benutzer liegt. Hier ist also die Frage, ob nur dieser Benutzer den Vertrag rot sieht oder alle anderen auch? Gilt dies für alle Benutzer, ist es eine individuelle Farbgebung auf Basis der Workflows.

Nummerierungen von Objekten einstellen

Frage: Lassen sich für alle Module Nummerierungen einstellen?

Antwort: Nein. In verschiedenen Modulen können Nummerierungsregeln festgelegt werden, in anderen wird immer mit 10000 begonnen und wieder in anderen Modulen kann man nur mit Präfix oder Suffix arbeiten. Hier muss nach dem gewünschten Modul gefragt werden, um dann gezielt in den Moduleinstellungen des Moduls zu suchen.

Nummerierung länger als 5 Stellen

Frage: Können auch längere Nummer als mit 5 Stellen verwendet werden?

Antwort: Ja, das ist grundlegend möglich. Es gibt Module, wie Tickets oder Kontakte, die generell mit 5-stelligen Nummern starten. Es gibt Module, wie Ausgangsrechnungen oder Verträge, in denen man Startnummern festlegt, also z.B. 10 oder auch 1.

Möchte man nun in den Modulen mit standardmäßig fünf Stellen mehr als diese haben. Legt man ggf. einen Kontakt an, um diesem eine manuelle Nummer von z.B. 999999 zuzuweisen. Voraussetzung hierfür ist die Freigabe des Nummernfeldes in der Felderverwaltung. Den Schreibschutz kann man später wieder aktivieren, um manuelle Eingaben wieder zu unterbinden. Der nächste Kontakt würde dann siebenstellig werden und mit 1000000 beginnen.

Kleinere Nummern sind dann nicht mehr ohne weiteres möglich und kleiner als 5 Stellen auch nicht.

Nummerierung zurücksetzen

Frage: Ich habe versehentlich eine große Nummer bei einem Objekt eingegeben und möchte diese nun wieder zurücksetzen. Geht dies?

Antwort: Jain – also Ja und Nein. Die Nummerierung kann durch den TecArt-Support zurück gesetzt werden. Voraussetzung hierfür ist jedoch, dass die übergroßen Nummern dann auch nicht mehr existieren. Man kann also aus einer sechsstelligen Zahl wieder eine fünfstellige machen. Dabei dürfen aber keine weiteren Objekte mit sechsstelligen Zahlen mehr existieren. Ggf. müssen zuvor diese ebenfalls manuell auf fünfstellige umgewandelt werden.

Persönlicher Zeitstempel

Frage: Zeitstempel kann auch für einige bedeuten, dass sie eigentlich ein aktuelles Datum und/oder eine aktuelle Uhrzeit in Textfelder eintragen wollen. Wenn mitunter von Zeitstempeln gesprochen wird, sind Gegenfragen erforderlich:

Gegenfrage: Möchten Sie ein aktuelles Datum ggf. mit Uhrzeit in ein Textfeld einfügen oder sollen Zeitstempel in Formulare und Datumsfelder eingetragen bzw. ausgewertet werden?

Antwort: Handelt es sich um das Einfügen eines aktuellen Datums/Zeit, dann handelt es sich um Tastenkombinationen, welche auf der nachfolgenden Seite beschrieben sind. https://www.crmhandbuch.de/kategorie/version-5-bedienungsanleitung/allgemeines-grundeinstellungen-und-nuetzliches/tastenkuerzel/