Einleitung #
Mit TecArt DRIVE haben Sie die Möglichkeit, direkt auf Dokumente aus Kontakten, Projekten, Angeboten, Tickets, gemeinsamen und eigenen Dokumenten sowie ausschließlich eigenen Notizen Ihres TecArt CRM über den Windows Explorer zuzugreifen. Weitere Module folgen nach und nach.
Die Synchronisation erfolgt über zwei verschiedene Möglichkeiten. Die eine Möglichkeit ist die Verwendung von Favoriten über die oben genannten Module und innerhalb dieser Module das Icon . Sobald Sie ein Objekt, einen Ordner oder eine Datei als Favorit markieren wird das Icon gefüllt dargestellt.
Markieren Sie ein Objekt, werden alle Unterordner und Dateien synchronisiert.
Markieren Sie nur einen oder mehrere Ordner innerhalb des Objektes, werden diese Ordner inkl. aller Unterordner und Dateien synchronisiert.
Sie können auch Kombinationen aus Ordnern und Dateien als Favorit markieren. Ebenso ist es möglich nur ausgewählte Dateien zu markieren.
weitere Einstellungen vornehmen.
Wählen Sie hier Filter aus, werden alle Objekte zusätzlich markierter Objekte nach obigem Beispiel über TecArt-Drive synchronisiert. Hier können Sie über bestehende Suchfilter bestimmen, welche Objekte synchronisiert werden sollen. So können Sie hier zum Beispiel festlegen, dass nur Dokumente von Projekten synchronisiert werden, in denen Sie der Projektleiter sind. Ein entsprechender Filter, z.B. Meine Projekte, vorausgesetzt. Dabei stehen Ihnen alle Filter zur Verfügung, welche Sie auch sonst im jeweiligen Modul zur Verfügung haben.
Nutzen Sie die Filter nur, wenn dabei nicht alle Objekte synchronisiert werden. Bitte bedenken Sie, dass dabei ggf. sehr hohe Datenmengen transferiert und verglichen werden müssen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, nutzen Sie ausschließlich die Favoriten-Funktion einzelner Objekte, Ordner oder Dateien.
Starten des TecArt DRIVE #
Wenn Sie während der Installation die Option TecArt Drive beim Systemstart ausführen aktiviert haben, dann wird TecArt DRIVE automatisch gestartet, sobald Sie sich an Ihrem Windows-System angemeldet haben. Den automatischen Start nehmen Sie bitte in Ihren TecArt DRIVE Einstellungen vor.
Sie finden TecArt DRIVE aber auch unter > TecArt > TecArt Drive . Dort können Sie es direkt starten.
Damit das TecArt DRIVE automatisch oder auch manuell gestartet werden kann, ist es wichtig, dass Sie in den Einstellungen des TecArt Starters Pro die Option Dieses TecArt CRM für TecArt DRIVE verwenden. aktiviert haben.
Nach dem Start von TecArt DRIVE finden Sie ein kleines Symbol im Infobereich Ihrer Taskleiste 
Tray-Icon #
Durch einen Klick das Tray-Icon öffnen Sie das Synchronisationsfenster für Ihr TecArt DRIVE. 
Wenn die Synchronisierung erfolgreich abgeschlossen wurde erscheint hier immer der Eintrag, dass alles bereit ist und alle Daten synchron sind. Wie Sie Dateien zur Synchronisation bereitsstellen, erklären wir Ihnen im Bereich XXXX.
Sollten Dokumente hoch oder heruntergeladen werden, so finden Sie hier eine Übersicht welche Dateien synchronisiert werden. Ein hochgeladendes Dokument wird mit einem Pfeil nach oben und ein herunterladendes Dokument mit einem Pfeil nach unten gekennzeichnet. Wenn sich ein kreisförmiger Pfeil an dem Wolkensymbol befindet, so ist diese Datei in der Warteschlange zur Synchronisierung. Die Linie unterhalb des Dateinamens zeigt Ihnen, wie weit die Synchronisierung bereits fortgeschritten ist. Wenn die Linie das rechte Ende des Fensters erreicht hat, so ist das Dokument zu 100% hoch- oder heruntergeladen.
Im Fenster Titel steht als Info, wie viele Dokumente noch synchronisert werden müssen.
Über die Schaltfläche erreichen Sie die Einstellungen des TecArt DRIVE. Hier sehen Sie, mit welcher TecArt-CRM-Adresse und mit welchem TecArt-Benutzer Ihr TecArt DRIVE verbunden ist. Darüber hinaus können Sie hier auch einstellen, wie oft Daten mit Ihrem TecArt CRM synchronisiert werden sollen. Über die Schaltfläche können Sie unmittelbar eine Synchronisierung anstoßen. Der Intervall beginnt dann von vorn. Über Benachrichtigungen legen Sie fest, ob Sie eine Systemnachricht bei bestimmten Ereignissen des TecArt DRIVE eingeblendet haben möchten.
Wenn Sie die Option Lokal gelöschte Objekte aus dem CRM löschen aktivieren, werden Dokumente, welche Sie von Ihrem PC entfernen auch aus dem entsprechenden Objekt (Ticket, Angebot, usw.) dauerhaft entfernt. Bitte aktivieren Sie daher diese Möglichkeit nur, wenn Sie sich ganz sicher sind, so arbeiten zu wollen. Unsere Empfehlung ist es, dass Sie Dateien, welche Sie nicht mehr benötigen ausschließlich über das TecArt-System löschen.
Der Button zeigt Ihnen eine Liste mit Dateien, welche nicht via TecArt DRIVE synchronisiert werden konnten. Ein Klick auf öffnet Ihnen ein Explorer-Fenster des TecArt DRIVES auf Ihrem PC.
Dateien synchronisieren #
Mit dem TecArt DRIVE können Sie Dokumente aus den Eigenen Dokumenten und den gemeinsamen Dokumenten oder auch aus Tickets, Projekten, Notizen und Angeboten synchronisieren. Damit eine Datei synchronisiert werden kann, muss diese zunächst in Ihrem TecART CRM markiert werden. In unserem Beispiel nehmen wir eine Datei aus einem Projekt. Hierfür öffnen wir zunächst das Modul Projekte und suchen das gewünschte Projekt, welches mit einem Doppelklick geöffnet wird.
In dieser Ansicht finden Sie nun das Register
. Hier haben Sie jetzt 2 Möglichkeiten, eine Datei oder einen gesamten Ordner für die Synchronisierung zu markieren.
- Klicken Sie hier auf das Sternsymbol vor einer Datei oder einen Ordner. Ist der Stern ausgefüllt, so ist das gewünschte Dokument oder der gesamte Ordner nun für die Synchroniserung markiert.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument oder einen Ordner und wählen im Kontextmenü Abonnieren/Deabonnieren. Ist der Stern ausgefüllt, so ist das gewünschte Dokument oder der gesamte Ordner nun für die Synchroniserung markiert.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Dokument oder einen Ordner und wählen im Kontextmenü Eigenschaften. Im folgenden Fenster wählen sie den Register
- . Hier können Sie nun verschiedene Benutzer auswählen, welche ein Dokument oder einen Ordner synchronisieren sollen. Nach aktiver Auswahl des Nutzers nur noch das Kontrollkätschen bei Synchroniseren anhaken und schon wird die Datei oder das Verzeichnis beim gewählten TecArt-Benutzer synchronisiert, wenn dieser das TecArt DRIVE nutzt. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nicht mit Gruppen zur Verfügung steht.
Wenn Sie das Favoriten-Symbol von einem Dokument oder Ordner entfernen, so wird dieses auch nicht mehr mit Ihrem TecArt DRIVE synchronisiert und beim nächsten Synchronisierungsintervall von Ihrem Rechner entfernt. Die Daten selbst bleiben im TecArt CRM erhalten.
