Das Buchungskalender Add-on, entwickelt für das TecArt-CRM-System, ist eine umfassende Lösung zur Optimierung der Terminbuchungsprozesse in Unternehmen. Es integriert sich nahtlos in das bestehende TecArt CRM und bietet eine Reihe von Funktionen, die die Effizienz und Benutzerfreundlichkeit der Terminverwaltung verbessern.

Hauptfunktionen und Merkmale: #

• Intuitive Kalenderansicht: Das Add-on ermöglicht eine vereinfachte Darstellung des Kalenders in einer Monatsansicht, die blätterbar ist. Durch Klicken auf einen Tag können Nutzer direkt die verfügbaren Termine einsehen, was die Terminplanung erleichtert.
• Integration als Snippet in die Website: Die Einbindung in die Webseit erfolgt durch ein simples Code-Snippet
• Anpassbare Terminbuchung: Administratoren können Terminkategorien anlegen und E-Mail-Templates mit Opt-in-Platzhaltern für eine individuelle Kommunikation erstellen. Das Add-on unterstützt auch die Erstellung von Buchungsformularen, wodurch eine flexible Terminplanung ermöglicht wird.
• Erweiterte Terminverwaltung: Durch die Integration in das TecArt CRM können Nutzer effizient Termine verwalten und Urlaubszeiten berücksichtigen. Das Add-on ermöglicht auch die Speicherung von Formulardaten und die Zuordnung dieser Daten zu Terminen und Kategorien.
• Effizientes Caching für Termindaten: Zur Verbesserung der Performance nutzt das Add-on Caching-Techniken, um verfügbare Termine effizient zu verwalten und schnell zugänglich zu machen.
• Anpassbare Darstellung und Funktionalitäten: Neben der Anpassung von Layouts und CSS-Stilen können Webanwender auch externe Einstellungen für die Kalenderdarstellung konfigurieren. Dies umfasst u.a. Anpassungen wie zweispaltige Darstellung, Wochenendfarben und Blätterfunktionen.
• Dynamische Buchungsfunktionen: Das Add-on bietet erweiterte Buchungsoptionen, wie die Auswahl von Terminkategorien, Datums- und Zeitangaben und die Generierung von Opt-in-Links und E-Mails, was den Buchungsprozess für den Endnutzer vereinfacht.
• Lead-Management Integration (optional): Als optionale Funktion bietet das Add-on die Möglichkeit, Leads aus Buchungen zu generieren, was eine nahtlose Integration in bestehende Vertriebs- und Marketingprozesse ermöglicht.
• Integration CRM Modul Urlaupsplanung (optional): Als optionale Funktion bietet das Add-on die Möglichkeit, das TecArt Urlaubsplanung in der Berechnung verfügbarer Termine zu berücksichtigen.
• Termine stornieren / Terminfreigabe: Gebuchte oder zu bestätigende Termine können über einen Stornolink wieder gelöscht werden. Der Link steht als Platzhalter in der Opt-in- bzw. der Bestätigungs-E-Mail zur Verfügung.
• Terminfreigabe nach Ablauf der Gültigkeitsdauer des Bestätigungslink: Gebuchte Termine müssen über einen Link bestätigt werden, ehe sie auf gebucht gesetzt und damit verbindlich gebucht werden. Der Bestätigungslink besitzt eine Gültigkeitsdauer. Nach Ablauf der Gültigkeitsdauer, werden Termine und alle zugehörigen Einträge über eine Autorun-Funktion des Add-ons gelöscht. Die Bereinigung kann auch im Tab Aktionen in der Add-on-Ansicht manuell gestartet werden. Die Gültigkeitsdauer selbst, wird je Kategorie definiert und muss mindestens einen Tag betragen.
• Erweiterte Benutzerzuweisung und Kalenderoptionen: Das Add-on ermöglicht die Einstellung mehrerer Kalender-Benutzer pro Terminkategorie. Zudem wurden Verteilungsprinzipien für die Benutzerzuweisung implementiert, um Terminzuweisungen anhand geringster Auslastung, Zuweisungszähler und zufällige zu ermöglichen.
• Vordefinierte Termine im Kalender zur Buchung bereitstellen: Das Add-on bietet eine Konfigurationsoption in den Terminkategorien im TecArt CRM vordefinierte Termine als Basis für Zeitslots zu verwenden. Hierfür gibt es ein Add-on-Feld, um die zugehörige Add-on-Terminkategorie auszuwählen. Die Funktion unterstützt mehrere Benutzer pro Terminkategorie. Zeitslots werden basierend auf Terminen mit dem Status mit Vorbehalt und gesetzter Terminkategorie ermittelt.
• Alternative Beschriftung für Zeitslots: Ein neuer Eintrag in der CRM System Liste Beschriftung der Termine wurde hinzugefügt. (Zeitslot im Buchungskalender). Bei einer Stornierung wird der Termin nicht gelöscht, sondern der Status wieder auf mit Vorbehalt gesetzt.
• Wichtiger Hinweis: Serientermine werden aktuell noch nicht als buchbare Zeiträume unterstützt.
• Integration des Ressourcenmoduls: Das Ressourcenmanagement-Modul des TecArt CRM kann optional in das Buchungskalender-Add-on integriert werden. Dies ermöglicht die Verwaltung von Ressourcen wie Räumen, Geräten oder anderen Buchungseinheiten, die direkt mit Terminen verknüpft werden können. Ressourcenkonflikte werden bei der Timeslot-Bereitstellung berücksichtigt.
• Ressourcenprüfung bei der Timeslot-Bereitstellung: Ist die Ressource belegt, wird der Timeslot ausgeschlossen.
• Ressourceninformationen in der Bestätigungsmail: Die zugewiesenen Ressourcen können in der finalen Bestätigungs-E-Mail aufgeführt werden.
• Einschränkungen bei der Ressourcenintegration: Wenn die Option für feste Kalendertermine aktiviert ist, wird die Ressourcenauswahl deaktiviert. Ressourcen sollten in diesem Fall direkt im Termin hinterlegt werden.

Das Buchungskalender Add-on ist somit eine umfassende Lösung, die nicht nur die Terminbuchung und -verwaltung vereinfacht, sondern auch zur Effizienzsteigerung und Optimierung der Kundenkommunikation beiträgt.