- Bedienung
- Voraussetzungen, Einstellungen und DATEV-Einstellungen
Bedienung #
DATEV-Belegdaten #
| Add-on | Modul | Für wen? | Fachwissen |
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ANWENDER |
FACHWISSEN |
Sofern Sie Zugriff auf das Add-on erhalten haben, finden Sie im Hauptmenü den Eintrag . Dieser kann sich ggf. auch unter befinden.
Mit Klick auf öffnet sich die nebenstehende Ansicht. Nehmen Sie in diesem Fenster die gewünschten Einstellungen für den Export vor.
Sollten Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, erweitert sich das Fenster um ein weiteres Feld für die Mandantenauswahl.
Die Datumsauswahl bezieht sich auf die in den Einstellungen des Add-ons vorgenommenen Angaben und nicht unbedingt auf das Belegdatum (siehe Voraussetzungen, Einstellungen und DATEV-Einstellungen). Da für den Belegtransfer der DATEV meistens verschiedene Ordner für Ausgangsrechnungen, Gutschriften, Eingangsrechnungen etc. angelegt sind, muss man ggf. für den gewünschten Zeitraum jeweils je Vorgangsart einen Export starten. Dies heißt, Sie wählen z.B.:
- Startdatum und Enddatum sowie Ausgangsrechnungen und Dokumente exportieren.
- Für die Eingangsrechnungen wählt man dann Startdatum, Enddatum, Eingangsrechnungen und Dokumente exportieren.
Dies wiederholt man je Vorgangsart. Mit Klick auf wird ein Vorgang gestartet.
Das Generieren kann je nach Anzahl der Vorgänge eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Dabei wird Ihnen ein Fortschritt angezeigt. Ergebnis ist je Vorgangsart eine ZIP-Datei datev.zip mit den entsprechenden PDF-Dokumenten je Vorgang (
die Namen der Dokumente entsprechen nicht mehr dem Namen im TecArt-System) sowie einer Datei document.xml und den Buchungsinformationen je Vorgang (z.B. Invoice-60137.xml)
Die ZIP-Datei wird 1:1 in den vorgesehenen Ordner für den DATEV Belegtransfer eingefügt. Es darf nicht extrahiert werden.
Die Daten eines Zeitraums lassen sich nur einmalig exportieren. In der DATEV wird keine Plausibilitätsüberprüfung der übermittelten Daten vorgenommen. Importieren Sie die Daten mehrfach in die DATEV, werden diese ggf. auch mehrfach verarbeitet.
Der Schalter Immer alle PDF-Dateien exportieren exportiert gerade bei Ausgangsrechnungen und Gutschriften alle dem Vorgang angehängte PDF-Dateien, sollten Sie weitere PDF-Dateien zusätzlich beim Vorgang abgelegt haben. Über das Feld Bereits exportierte Vorgänge erneut exportieren können Sie festlegen ggf. die Daten für einen Zeitraum erneut zu exportieren.
Über das Add-on wird je Vorgangsart ein Feld addon_dtvxml_export für den Datev-XML Export ausgeliefert, in welches das Datum mit Uhrzeit des letzten Exports geschrieben werden. Sie können das Feld in Übersichten einblenden und nach den Werten filtern und sortieren. So lassen sich ggf. auch gezielte Datensätze für einen Export finden.
Kommt es während der Datenerstellung zu Fehlern aufgrund fehlerhafter Datensätze und Einstellungen, wird der Export nicht erzeugt und eine mögliche Liste mit Fehlermeldungen ausgegeben. Im Screenshot finden Sie einige Fehlerangaben. Nur wenn keine Fehlermeldungen für eines der zu exportierenden Vorgänge existieren, wird der Export durchgeführt und die gewünschte Datei ausgegeben. Es ist normal, dass sich Datensätze im Nachgang nicht mehr anpassen lassen. Diese Datensätze sollten anders an Ihren Steuerberater übermittelt werden und Sie sollten die Fehler für den nächsten Export abstellen.
DATEV-Stammdaten #
| Add-on | Modul | Für wen? | Fachwissen |
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ANWENDER |
FACHWISSEN |
Sofern Sie Zugriff auf das Add-on erhalten haben, finden Sie im Hauptmenü den Eintrag
. Dieser kann sich ggf. auch unter befinden.
Mit Klick auf
öffnet sich die nebenstehende Ansicht. Sie können direkt mit dem beginnen oder alternativ Alle Stammdaten exportieren . Exportieren Sie direkt, werden nur die geänderten Stammdaten seit dem letzten Export übernommen. Die Datei enthält dabei auch all jene Datensätze, die eine für die DATEV irrelevante Änderung innerhalb des TecArt erhalten haben. Dies spielt wiederum innerhalb der DATEV keine Rolle. Wann der letzte Export stattfand, finden Sie als Information ebenfalls direkt in diesem Fenster.
Einen Export können Sie nur durchführen, wenn Sie erforderliche Angaben zu Ihrem Mandanten in der DATEV vorgenommen haben. Fehlen diese noch, werden Sie jetzt spätestens aufgefordert diese einzutragen. Mehr finden Sie unter Datev-Mandant konfigurieren
Sollten Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, erweitert sich das Fenster um ein weiteres Feld für die Mandantenauswahl.
DATEV-SEPA-Mandate #
| Add-on | Modul | Für wen? | Fachwissen |
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ANWENDER |
FACHWISSEN |
Sofern Sie Zugriff auf das Add-on erhalten haben, finden Sie im Hauptmenü den Eintrag
. Dieser kann sich ggf. auch unter befinden.
Mit Klick auf
öffnet sich die nebenstehende Ansicht. Wählen Sie hier eine der hinterlegten Bankverbindungen aus und Sie die gewünschte Datei. Dabei werden nur die seit dem letzten Export geänderten Datensätze der Rechnungskonten exportiert, unabhängig davon, ob es eine spezielle Änderung an den betreffenden Daten eines SEPA-Mandates gab. Mittels der Option Alle Sepa-Mandate exportieren können Sie generell alle Datensätze erneut exportieren.
Sollten Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, erweitert sich das Fenster um ein weiteres Feld für die Mandantenauswahl.
- Exportiert werden aktuell nur Debitoren, als jene, welche bereits eine Ausgangsrechnung erhalten haben.
- Exportiert werden nur Daten jener Rechnungskonten, welche mindestens eine verbuchte Ausgangsrechnung besitzen, durch welche die Debitorennummer automatisch vergeben wurde oder im Feld eine manuell eingetragene Debitorennummer besitzen. Automatische Debitorennummern werden nur bei eingeschalteter vorbereitender Buchhaltung erzeugt.
- Die Liste enthält ausschließlich Datensätze, welche im Feld Zahlungsart Lastschrift enthalten. Dahinter steht der Wert elv.
DATEV-Lastschriften-Export #
| Add-on | Modul | Für wen? | Fachwissen |
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ANWENDER |
FACHWISSEN |
Sofern Sie Zugriff auf das Add-on erhalten haben, finden Sie im Hauptmenü den Eintrag
. Dieser kann sich ggf. auch unter befinden.
Mit Klick auf
öffnet sich die nebenstehende Ansicht. Geben Sie nun den gewünschten Zeitraum für den Export ein. Mittels der Option Alle Buchungen exportieren können Sie generell alle Datensätze unabhängig der Datumsangabe erneut exportieren.
Das Feld Stapelnummer ist ein Pflichtfeld und beinhaltet eine fortlaufende eindeutige Nummer für die DATEV. Tragen Sie hier einfach fortlaufend für das Wirtschaftsjahr eine Zahl ein. Z.B. 1 für den ersten Export und 45 für den 45. Export. Die eingetragenen Zahlen müssen aufsteigend jedoch nicht fortlaufend sein.
Sollten Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, erweitert sich das Fenster um ein weiteres Feld für die Mandantenauswahl.
Der Export betrachtet nur die Lastschriften in den Status 3 – Versendet und Gebucht sowie 4 – Bezahlt.
Die Staus 5 – Angemahnt, 6 – Storniert, 7 – Abgeschrieben sowie 8 – Abgelöst mit Schlussrechnung finden keine Anwendung.
DATEV-Buchungsstapel #
| Add-on | Modul | Für wen? | Fachwissen |
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ANWENDER |
FACHWISSEN |
Sofern Sie Zugriff auf das Add-on erhalten haben, finden Sie im Hauptmenü den Eintrag
. Dieser kann sich ggf. auch unter befinden.
Mit Klick auf
öffnet sich die nebenstehende Ansicht. Geben Sie nun den gewünschten Zeitraum für den Export ein. In der Regel exportieren Sie immer eine Woche oder einen Monat. Es ist für den Export dabei unproblematisch, wenn sich Zeiträume überschneiden und Sie immer den 1.1. bis zum aktuellen Tag des Jahres festlegen, da grundlegend nur neue Buchungen exportiert werden. Mittels der Option Bereits exportierte Vorgänge erneut exportieren können Sie generell alle Datensätze im ausgewählten Zeitraum exportieren.
Das Feld Stapelnummer ist ein Pflichtfeld und beinhaltet eine fortlaufende eindeutige Nummer für die DATEV. Tragen Sie hier einfach fortlaufend für das Wirtschaftsjahr eine Zahl ein. Z.B. 1 für den ersten Export und 45 für den 45. Export. Die eingetragenen Zahlen müssen aufsteigend jedoch nicht fortlaufend sein.
Sollten Sie mit mehreren Mandanten arbeiten, erweitert sich das Fenster um ein weiteres Feld für die Mandantenauswahl.
Treffen Sie über die einzelnen Kontrollkästchen Ihre Auswahl, welche der Buchungen Sie exportieren möchten. Optional können Sie die Datei für den Download auch als Zip exportieren, sollte diese für einen normalen Download zu groß sein.
Bisher werden nur diese DATEV-Felder befüllt:
- 001 Umsatz
- 002 Soll-/Haben-Kennzeichen
- 003 WKZ Umsatz
- 007 Konto
- 008 Gegenkonto
- 010 Belegdatum
- 011 Belegfeld1
- 014 Buchungstext
- 037 KOST1 = Konfigurierbar aus Kontakt.
Voraussetzungen, Einstellungen und DATEV-Einstellungen #
Voraussetzungen #
- TecArt CRM ab Version 4.10, 5.0
- TecArt-System mit dem Modul Rechnungen Modul Rechnungen
- Im TecArt muss gebucht werden Moduleinstellungen der Rechnungen – Buchungen und Zahlungen
- Es können einer oder mehrere Mandanten angelegt sein
- Der Kunde oder dessen Steuerberater muss DATEV für die Buchhaltung verwenden
- Es wird DATEV Unternehmen online benötigt DATEV Unternehmen online
- Auf dem Rechner des Kunden, von dem die Daten übertragen werden soll muss DATEV Belegtransfer installiert sein.
Datev-Mandant konfigurieren #
| Für wen? | Fachwissen |
|---|---|
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ADMINISTRATOR |
FACHWISSEN |
Über die Administration > > rufen Sie die Grundeinstellungen für den Mandanten auf, welche für verschiedene Exportdateien Grundvoraussetzung für den Datenimport in die DATEV sind. Nur mit der korrekten Übermittlung der Grundeinstellungen können Ihre Daten später in der DATEV zugeordnet und verarbeitet werden.
Je nach Nutzung in Ihrem System finden Sie nebenstehende Ansicht vor. Dabei kann es sein, dass die Auswahl der Mandanten nicht angezeigt wird, sollten Sie nur mit einem Mandanten arbeiten.
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
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Mandant |
Über dieses Feld treffen Sie optional die Auswahl des Mandanten, für welchen Sie die nachfolgenden Daten hinterlegen möchten. Arbeiten Sie nur mit einem Mandanten, wird das Feld nicht angezeigt. Sie müssen bei der Arbeit mit mehreren Mandanten je Mandant die Einstellungen vornehmen. |
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Mandantennummer |
Ist die von der DATEV vergebene Nummer, unter welcher das Unternehmen in der DATEV geführt wird. In der Regel ist diese nur fünfstellig. (z.B. 39612) Bereich 1-99999 |
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Beraternummer |
Die Beraternummer ist die von der DATEV vergebene, maximal siebenstellige Nummer des Steuerberaters. (z.B. 7263415) Bereich 1001-9999999 |
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Sachkontenlänge |
Gibt die Anzahl der Stellen der Sachkonten für den Mandanten in der DATEV an. In der Regel werden vierstellige Sachkonten verwendet. Es können allerdings selten auch kürzere oder längere Nummern zum Einsatz kommen. (z.B. 4) Bereich 4-8 |
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Diktatkürzel |
Ist das Kürzel des Mitarbeiters über welchen die Änderung innerhalb der DATEV dokumentiert wird. Je Mandant können Sie nur ein Diktatkürzel angeben, welches sich für einen Export derzeit nicht ändern lässt. (z.B. TA) Kürzel in Großbuchstaben des Bearbeiters |
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Sachkontenrahmen |
Der Sachkontenrahmen ist jener, der innerhalb der DATEV Anwendung findet. (z.B. 04 oder 49) |
Zuordnung der CRM-Felder zu DATEV für den Stammdaten-Export #
Die DATEV verwendet für den Import aktuell mehr als 250 verschiedene Felder. Eine Vielzahl der Felder werden dabei nicht oder kaum verwendet. Die vollständige Liste aller DATEV-Felder finden Sie hier .
TecArt beschränkt sich bei der Verwendung der Felder auf die wesentlichsten. Sollten Sie weitere Felder dringend benötigen, können Sie sich mit TecArt für eine Erweiterung in Verbindung setzen.
| Feld | Angaben |
|---|---|
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002 Name (Adressatentyp Unternehmen) |
Beim Import werden die Felder in der Datenbank gefüllt, auch wenn sie nicht dem Adressatentyp aus Feld 7 entsprechen. Bitte übergeben Sie nur die zum Adressatentyp passenden Felder. Bitte übergeben Sie im Feld 7 „Adressatentyp“ die entsprechende Angabe für diesen Typ. TecArt-Default: $contact.company → Firmennamen aus dem Kontakt |
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004 Name (Adressatentyp natürl. Person) |
siehe 002
Diese Daten sollten aus dem Kontakt kommen. Es darf sich dabei um ein benutzerdefiniertes Feld handeln. |
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005 Vorname (Adressatentyp natürl. Person) |
siehe 002
Diese Daten sollten aus dem Kontakt kommen. Es darf sich dabei um ein benutzerdefiniertes Feld handeln. |
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006 Name (Adressatentyp keine Angabe) |
siehe 002
Diese Daten sollten aus dem Kontakt kommen. Es darf sich dabei um ein benutzerdefiniertes Feld handeln. |
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007 Adressatentyp |
0 = keine Angabe 1 = natürliche Person 2 = Unternehmen keine Angabe / Default-Wert = Unternehmen TecArt-Default: keine Angabe |
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008 Kurzbezeichnung |
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009 EU-Mitgliedstaat |
Die USt-IdNr. besteht aus einem 2-stelligen Länderkürzel
TecArt-Default: $client_account.ust_id |
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010 EU-UStId. |
13-stellige USt-IdNr. Beachten Sie bitte, dass kein Leerzeichen zwischen den Eingabewerten sein darf.
TecArt-Default: $client_account.ust_id |
|
016 Straße |
Wird sowohl eine Straße als auch ein Postfach übergeben, werden beide Werte in den Datenbestand übernommen; auf der Visitenkarte in den Debitoren- / Kreditoren-Stammdaten wird die Postfachadresse angezeigt.
TecArt-Default: $contact.street |
|
017 Postfach |
sie 016 |
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018 Postleitzahl |
TecArt-Default: $contact.postcode |
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019 Ort |
TecArt-Default: $contact.city |
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020 Land |
TecArt-Default: $contact.iso_country |
|
027 Adresse Gültig von |
Format: TTMMJJJJ
TecArt-Default: $contact.createtime |
|
028 Adresse Gültig bis |
Format: TTMMJJJJ
TecArt-Default: $client_account.address_valid_to |
|
042 Bankbezeichung 1 |
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044 Länderkennzeichen 1 |
TecArt-Default: $client_account.bank_account_iban Von diesem Feld werden die ersten beiden Zeichen extrahiert und als Länderkennzeichen verwendet. |
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045 IBAN-Nr. 1 |
TecArt-Default: $client_account.bank_account_iban |
|
047 SWIFT-Code 1 |
TecArt-Default: $client_account.bank_account_bic |
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048 Abw. Kontoinhaber 1 |
TecArt-Default: $client_account.bank_account_owner |
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050 Bankverb. 1 Gültig von |
Format: TTMMJJJJ
TecArt-Default: $contact.createtime |
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051 Bankverb. 1 Gültig bis |
Format: TTMMJJJJ
TecArt-Default: $client_account.chgtime |
|
099 Kundennummer |
Kann nicht geändert werden, wenn zentralisierte Geschäftspartner verwendet werden.
TecArt-Default: $client_account.real_number |
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100 Steuernummer |
TecArt-Default: $client_account.tax_number |
|
108 Kreditlimit (Debitor) |
Nur für Debitoren gültig. Beispiel: 1.123.123.123 TecArt-Default: $client_account.credit |
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109 Zahlungsbedingung |
Eine gespeicherte Zahlungsbedingung kann hier einem Geschäftspartner zugeordnet werden. |
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110 Fälligkeit in Tagen (Debitor) |
Nur für Debitoren gültig
TecArt-Default: $client_account.payment_target |
|
111 Skonto in Prozent (Debitor) |
Nur für Debitoren gültig. Beispiel: 12,12 TecArt-Default: $client_account.skonto |
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112 Kreditoren-Ziel 1 (Tage) |
Nur für Kreditoren gültig.
TecArt-Default: $client_account.payment_target |
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113 Kreditoren-Skonto 1 (%) |
Nur für Kreditoren gültig. Beispiel: 12,12 TecArt-Default: $client_account.skonto |
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114 Kreditoren-Ziel 2 (Tage) |
Nur für Kreditoren gültig.
TecArt-Default: $client_account.cash_discounts |
|
115 Kreditoren-Skonto 2 (%) |
Nur für Kreditoren gültig. Beispiel: 12,12 TecArt-Default: $client_account.cash_discounts |
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152 Abweichende Anrede (Rechnungsadresse) |
Es kann ein beliebiger individueller Text verwendet werden.
TecArt-Default: $client_account.billing_name_1 |
|
154 Straße (Rechnungsadresse) |
Wird sowohl eine Straße als auch ein Postfach übergeben, werden beide Werte in den Datenbestand übernommen; auf der Visitenkarte in den Debitoren- / Kreditoren-Stammdaten wird die Postfachadresse angezeigt.
TecArt-Default: $client_account.billing_address_1 |
|
155 Postfach (Rechnungsadresse) |
|
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156 Postleitzahl (Rechnungsadresse) |
TecArt-Default: $client_account.billing_postcode |
|
157 Ort (Rechnungsadresse) |
TecArt-Default: $client_account.billing_city |
|
158 Land (Rechnungsadresse) |
TecArt-Default: $client_account.billing_country_iso2 |
|
159 Versandzusatz (Rechnungsadresse) |
TecArt-Default: $client_account.billing_name_2 |
|
160 Adresszusatz (Rechnungsadresse) |
Beispiel: z. Hd. Herrn Mustermann
TecArt-Default: $client_account.billing_address_2 |
|
161 Abw. Zustellbezeichung 1 (Rechnungsadresse) |
TecArt-Default: $client_account.billing_name_3 |
|
163 Adresse Gültig von (Rechnungsadresse) |
Format: TTMMJJJJ
TecArt-Default: $client_account.createtime |
|
164 Adresse Gültig bis (Rechnungsadresse) |
Format: TTMMJJJJ
TecArt-Default: $client_account.chgtime |
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222 SEPA-Mandatsreferenz 1 |
Sie können im Feld Mandatsreferenz dem Geschäftspartner je Bank eine Mandatsreferenz eintragen. Für eine korrekte Verwendung muss in der SEPA-Mandatsverwaltung die Mandatsreferenz für den Lastschriftteilnehmer vorhanden sein.
TecArt-Default: $client_account.sepa_mandate_reference |
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233 Mahnsperre bis |
Format: TTMMJJJJ
TecArt-Default: $client_account.admonition_stop |
Konfiguration des Lastschriften-Exports #
Jede Lastschrift wird in einem Stapelexport übertragen. Dabei kann in der Konfiguration festgelegt werden, wie eine solche Buchung bezeichnet werden soll. Hierfür stehen verschiedene Platzhalter zur Verfügung. Nehmen Sie für den Stapelexport gewünschte Einstellungen vor.
| Feld | Angaben |
|---|---|
|
Datev-Lastschriften-Debug |
Schaltet den Debug-Modus für den Lastschriften-Export ein bzw. aus. Die Aufzeichnung ermöglicht es so Detailschritte in der Ereignisanzeige nachvollziehen zu können, wenn es zu Fehlern im Export kommen sollte. |
|
14 Buchungstext |
Der Buchungstext wird in der Spalte 14 für jede Buchung eingetragen. Dabei können Sie auf verschiedene Platzhalter zurückgreifen. Die maximale Textlänge für die DATEV beträgt 60 Zeichen.
Für Artikel stehen ausschließlich die Platzhalter $article_group und $article_name zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie auf alle Felder der Kontakte zurückgreifen. Hierfür nutzen Sie Felder in der Form $contact.company oder $contact.user99. |
Konfiguration des Buchungsstapel-Exports #
Jede Buchung wird in einem Stapelexport übertragen. Dabei kann in der Konfiguration festgelegt werden, welche Daten als Kostenstelle übertragen werden sollen. Hierfür stehen verschiedene Platzhalter zur Verfügung. Nehmen Sie für den Stapelexport gewünschte Einstellungen vor.
| Feld | Angaben |
|---|---|
|
Datev-Buchungsstapel-Debug |
Schaltet den Debug-Modus für den Buchungsstapel-Export ein bzw. aus. Die Aufzeichnung ermöglicht es so Detailschritte in der Ereignisanzeige nachvollziehen zu können, wenn es zu Fehlern im Export kommen sollte. |
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037 KOST1-Kostenstelle |
Die Kostenstelle wird in der Spalte 37 für jede Buchung eingetragen. Über KOST1 erfolgt die Zuordnung des Geschäftsvorfalls für die anschließende Kostenrechnung. Die benutzte Länge muss vorher in den Stammdaten vom KOST-Programm der DATEV eingestellt werden und kann bis zu 36 Zeichen lang sein.
Für die Kostenstelle stehen Platzhalter wie: $contact.user12, $client_account.user12 oder $user12 zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie auf alle Felder der Kontakte und Rechnungskonten zurückgreifen. Hierfür nutzen Sie Felder in der Form $contact.company oder $contact.user99. Wenn kein $contact oder $client_account angeben ist wird das Feld aus dem entsprechenden Vorgang befüllt, eine Angabe macht dann nur Sinn, wenn das Feld in allen Vorgangstypen mit derselben Variable vorhanden ist. |
Jede Lastschrift wird in einem Stapelexport übertragen. Dabei kann in der Konfiguration festgelegt werden, wie eine solche Buchung bezeichnet werden soll. Hierfür stehen verschiedene Platzhalter zur Verfügung. Nehmen Sie für den Stapelexport gewünschte Einstellungen vor.
| Feld | Angaben |
|---|---|
|
Datev-Buchungsstapel-Debug |
Schaltet den Debug-Modus für den Buchungsstapel-Export ein bzw. aus. Die Aufzeichnung ermöglicht es so Detailschritte in der Ereignisanzeige nachvollziehen zu können, wenn es zu Fehlern im Export kommen sollte. |
|
14 Buchungstext |
Der Buchungstext wird in der Spalte 14 für jede Buchung eingetragen. Dabei können Sie auf verschiedene Platzhalter zurückgreifen. Die maximale Textlänge für die DATEV beträgt 60 Zeichen.
Für Artikel stehen ausschließlich die Platzhalter $article_group und $article_name zur Verfügung. Darüber hinaus können Sie auf alle Felder der Kontakte zurückgreifen. Hierfür nutzen Sie Felder in der Form $contact.company oder $contact.user99. |
Konfiguration des Belegdaten-Exports #
Neben einer Gruppenauswahl für die Anwender, welche das Add-on verwenden dürfen, gibt es eine Vielzahl verschiedener Einstellungsfelder.
| Feld | Angaben |
|---|---|
|
Debug-Modus |
Schaltet den Debug-Modus des Add-ons ein bzw. aus. Die Aufzeichnung ermöglicht es so Detailschritte in der Ereignisanzeige nachvollziehen zu können, wenn es zu Fehlern im Export kommen sollte. |
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Ausgangsrechnungsfeld für Export Datumsfilter Eingangsrechnungsfeld für Export Datumsfilter Gutschriftenfeld für Export Datumsfilter Kassenbucheintragsfeld für Export Datumsfilter |
Legt jeweils das Feld fest, auf welches sich das Start- und Enddatum für den Export bezieht. In der Regel ist dies das Endedatum eines Leistungszeitraums und richtet sich nach dem gegenüber dem Steuerberater festgelegten Abgrenzungszeitraum.
Geben Sie an dieser Stelle die Feldbezeichung aus der Felderverwaltung ein, schreiben Sie ausschließlich den Namen in der Form „date“ oder „user24„ |
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Ausgangsrechnungsfeld Leistungsdatum Eingangsrechnungsfeld Leistungsdatum Gutschriftenfeld Leistungsdatum |
Diese Felder definieren jeweils ein festes Feld für das Leistungsdatum. Diese werden meistens dann genommen, wenn das Rechnungsdatum auch dem Leistungsdatum entspricht. Hier steht in der Regel die Feldbezeichnung des Rechnungsdatums drin. |
|
Ausgangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Beginn Eingangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Beginn Gutschriftenfeld Leistungszeitraum Beginn |
Wird für Vorgänge ein Leistungszeitraum benötigt, sind Beginn und Ende mit entsprechenden Feldern festzulegen. Dies könnten benutzerdefinierte Felder oder auch Systemfelder sein. Dann müssen Sie hier das Feld für den Leistungsbeginn eintragen. |
|
Ausgangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Ende Eingangsrechnungsfeld Leistungszeitraum Ende Gutschriftenfeld Leistungszeitraum Ende |
Wird für Vorgänge ein Leistungszeitraum benötigt, sind Beginn und Ende mit entsprechenden Feldern festzulegen. Dies könnten benutzerdefinierte Felder oder auch Systemfelder sein. Dann müssen Sie hier das Feld für das Leistungsende eintragen. |
|
Buchungskontonummer Rundungsdifferenzen |
Geben Sie an dieser Stelle das Buchungskonto für Rundungsdifferenzen innerhalb der DATEV an. |
|
DATEV-Version |
Da unterschiedliche Schnittstellenversion für DATEV zum Einsatz kommen können, wird hier die DATEV-Version festgelegt, welche Ihr Steuerberater einsetzt. |
Einstellungen Felderverwaltung #
| TecArt | Modul | Menü | Für wen? |
|---|---|---|---|
|
|
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ADMINISTRATOR |
In der Felderverwaltung wird je Vorgangsart für den Export ein Feld Datev-XML Export über das Add-on bereitgestellt. Dieses Feld können Sie im jeweiligen Vorgang einbauen bzw. es Übersichten und Filtern mit verwenden.
Wurden Daten in dieses Feld über einen Export eingestellt, lassen sich diese Daten nicht mehr durch Sie als Kunden entfernen. Da verbuchte Vorgänge nicht mehr geändert werden können, sind auch diese Datenfelder nicht mehr änderbar.
DATEV-Einstellungen #
| Für wen? | Fachwissen |
|---|---|
|
STEUERBERATER |
FACHWISSEN |
Bei der nachfolgenden Anleitung handelt es sich um einen Auszug und Informationen zur Konfiguration von DATEV Unternehmen online. Alle nachfolgenden Angaben sind daher ohne Gewähr und Aktualität zu betrachten. Bitte fragen Sie hier Ihren Steuerberater oder ausgewiesene Experten der DATEV für erforderliche Einstellungen.
Die nachfolgenden Einstellungen dienen dem Import für die Verbuchung innerhalb der DATEV und sind kein Bestandteil des Add-ons Datev-Connector.
Quelle: DATEV Belegtransfer – Erste Schritte zur Einrichtung (Schrittanleitung)
Relevant für:
- Belege online
- DATEV Unternehmen online
- Kassenbuch online
In diesem Dokument erfahren Sie, wie Sie Rechnungs-, Belegsatz- oder Kassendaten eines Rechnungsschreibungs-, Warenwirtschafts-, Dokumentenmanagements- oder Kassenprogramms über das Programm DATEV Unternehmen online an DATEV Rechnungswesen-Programme für die Finanzbuchführung übergeben. Optional wollen Sie hierbei auch die zugehörigen Belege in digitaler Form übermitteln.
Vorgehen zur Nutzung der DATEV XML-Schnittstelle online #
Vorgehen zur Nutzung der DATEV XML-Schnittstelle online #
- Die durch den Export erzeugte ZIP-Datei (DATEV Document-Package) mithilfe des Programms Belegtransfer in DATEV Unternehmen online hochladen.
- Upload im Import-Protokoll prüfen.
- Belegsätze den DATEV Rechnungswesen-Programmen für die Finanzbuchführung bereitstellen.
Überblick: #
Die folgende Grafik gibt einen Überblick über den Arbeitsablauf bei der Rechnungsdatenübertragung nach DATEV Unternehmen online:
Strukturierte Daten nach DATEV Unternehmen online übermitteln #
Rechnungs- oder Kassendaten nach DATEV Unternehmen online übermitteln
- Programm Belegtransfer installieren.
Dieses Programm steht Ihnen hier zum kostenlosen Download zur Verfügung: www.datev.de/belegtransfer - Belegtransfer starten.
- Auf die Schaltfläche Verzeichnis hinzufügen klicken, um ein neues Verzeichnis anzulegen.
- Beraternummer und Mandantennummer des betreffenden Bestands in DATEV Unternehmen online erfassen.
- Auf der Schaltfläche Belegtyp ohne Belegtyp für das Transferverzeichnis auswählen.
Die Zuordnung zu Belege online Bearbeitungsform Erweitert Lieferanten- / Kundenrechnungen oder zum Kassenbuch online wird durch die Transferdatei selbst getroffen. - Auf die Schaltfläche Basisverzeichnis klicken
- Entweder einen vorhandenen Ordner als Transferverzeichnis wählen
– oder –
auf die Schaltfläche Neuen Ordner erstellen klicken, um ein neues Transferverzeichnis zu erstellen. -
Das Kontrollkästchen Verzeichnis enthält aus DATEV DMS classic, Dokumentenablage oder von externen Beleglieferanten exportierte Dokumente aktivieren.
Für ein bereits bestehendes Transferverzeichnis können Sie diese Einstellung ebenfalls vornehmen. Doppelklicken Sie auf den entsprechenden Ordner in der Liste des Programms Belegtransfer, um das Fenster Verzeichnis ändern zu öffnen. Wählen Sie den Verzeichnistyp DATEV XML-Schnittstelle online/DMS/Dok.ablage und klicken Sie auf Übernehmen. Somit ist dieses Verzeichnis als Transferverzeichnis für Daten der DATEV XML-Schnittstelle online nutzbar.
- Auf Übernehmen klicken.
- DATEV Document-Package (ZIP-Datei) in das angelegte Transferverzeichnis speichern.
- Auf die Schaltfläche Daten senden klicken, um den Upload zu starten.
– oder –
Wenn Sie alle DATEV Document-Packages, die Sie künftig in das Transferverzeichnis ablegen, automatisch nach DATEV Unternehmen online übermitteln lassen wollen: Auf die Schaltfläche Zugang überwachen klicken. Die Übertragung der Dateien erfolgt automatisch, sobald sie in dem Transferverzeichnis gespeichert sind.
Daten in DATEV Unternehmen online verarbeiten und prüfen #
Im Anschluss an die Übermittlung der ZIP-Datei prüfen Sie den Upload in DATEV Unternehmen online:
Daten verarbeiten und prüfen #
- DATEV Unternehmen online über www.datev.de > MyDATEV > Online-Anwendungen > DATEV Unternehmen online starten.
- Unter Meine Anwendungen > Belege online > Protokolle > Import > Extras > Import auswählen.
- In der erscheinenden Maske einen Upload-Zeitraum auswählen. Es wird eine Auflistung aller Uploads dieses Zeitraums angezeigt.
- In der Spalte Status den aktuellen Stand des Uploads prüfen.
Symbol
: Der Upload ist fertig und fehlerfrei.
Symbol: Es sind Fehler aufgetreten.
Sie können den Upload trotz dieser Hinweismeldung verarbeiten:- Um die Belegdaten der importierten DATEV Document Packages ZIP-Datei an Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) bzw. in Kassenbuch online und die Belegbilder in Belege online zu übergeben, klicken Sie in Spalte 1 auf die Schaltfläche Verarbeitung fertig stellen:
- Um den Import zu stornieren, klicken Sie auf die Schaltfläche:
Ausnahme: Strukturierte Kassendaten können nicht storniert werden, da hierdurch die Einhaltung der GoBD gefährdet werden könnte.Der Ordnungsbegriff (Berater- und / oder Mandantennummer) des Bestands in DATEV Unternehmen online stimmt nicht mit dem im Header der Datei document.xml der ZIP-Datei überein oder er ist nicht enthalten. -
Symbol
: Es ist ein kritischer Fehler aufgetreten.
Sie können den Upload mit dieser Hinweismeldung nicht verarbeiten.Das hochgeladene DATEV Document Package enthält eine fehlerhafte Datei oder es fehlen Informationen in den Dateien, die für den Import in DATEV Unternehmen online erforderlich sind.
Stornieren Sie den Auftrag mit einem Klick auf das Symbol
.Prüfen Sie das DATEV Document Package und beheben Sie ggf. den Fehler. Erstellen Sie die ZIP-Datei erneut und wiederholen Sie den Upload.
- Um die Belegdaten der importierten DATEV Document Packages ZIP-Datei an Belege online (Bearbeitungsform Erweitert) bzw. in Kassenbuch online und die Belegbilder in Belege online zu übergeben, klicken Sie in Spalte 1 auf die Schaltfläche Verarbeitung fertig stellen:
Legende zur Statusübersicht unter Belege | Protokolle | Import | Import-Protokoll anzeigen #
Status fertig und fehlerfrei:
Status muss noch bestätigt werden:
Status fehlerhaft; der Import findet nicht statt:
Um sich Protokollinformationen zu jedem Upload anzeigen zu lassen, klicken Sie auf die Schaltfläche 
, z. B.:
- Name des DATEV Document Packages
- Empfangsbestätigungen der
- Dokumentenverwaltungsdatei (document.xml)
- Strukturierten Daten im XML-Format (*.xml)
- Auflistung aller enthaltenen Belegbilder, die in Belege online übernommen wurden
- Information über übereinstimmende Berater-/Mandantennummer
- Importzeitpunkt der Daten der DATEV XML-Schnittstelle online
- Weitere Verarbeitung der Daten der DATEV XML-Schnittstelle online
- Beleg-IDs
Legende der Symbole unter Belege | Protokolle | Import | Import-Protokoll anzeigen #
| Symbol | Erklärung |
|---|---|
|
|
Protokollinformationen zum Upload anzeigen (immer möglich) |
|
|
Auftrag (Verarbeitung) stornieren nur möglich, wenn Status |
|
|
Protokollsätze (und Auftragssatz) nach abgeschlossenem Import löschen nur möglich, wenn Status |
