Bedienung #
Einzeltermine mit GoToMeeting planen #
| TecArt | Modul | Für wen? |
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ANWENDER |
So planen Sie einen Termin mit der Ressource GoToMeeting.
Öffnen Sie einen neuen Termin oder einen bestehenden Termin zu dem Sie die bestehende Ressource hinzufügen möchten. Füllen Sie alle relevanten Daten Ihres Termins aus. Erzeugen Sie ggf. aus dem Termin eine Besprechungsanfrage, wenn Sie auch externe Teilnehmer einladen möchten.
Klappen Sie ggf. die Ressourcen innerhalb Ihres Termins aus und wählen Sie die gewünschte Ressource aus. Sollten Sie mehrere GoToMeeting-Räume haben, achten Sie bitte darauf nur einen Raum zu buchen.
Schließen Sie Ihre Eingabe mit ab, um direkt im Nachgang den Einladungstext für das Meeting im Termin angezeigt zu bekommen. Dieser Einladungslink wird dabei unter Ihrer eigentlichen Notiz gespeichert, welche nicht verloren geht.
Bitte nehmen Sie Hinweise auf überbuchte Ressourcen ernst. GoToMeeting ermöglicht es für einen Zeitraum die Ressource zu überbuchen. Sie können also gleichzeitig mit einem Account mehrere Meetings anlegen. Die Nutzung über einen Account ist jedoch später nur mit einem Meeting möglich. Solange über einen Account ein aktives Meeting besteht, ist kein weiteres Meeting möglich, auch wenn Sie ggf. entsprechende Zugangsdaten erhalten haben.
Nutzen Sie die Einladungsfunktionen, um direkt den Link an die Teilnehmer zu verteilen. Dies geschieht immer über den Button und nur, wenn Sie dies wünschen.
Serientermine mit GoToMeeting planen #
Gehen Sie beim Anlegen eines Serientermins genauso vor, wie Sie auch einen Einzeltermin planen. Wandeln Sie dann diesen Termin in einen Serientermin über den Button um. Die Ressource wurde nun nur innerhalb TecArt für die Serie reserviert. Einzelne Zugangsdaten für jeden Termin erhalten Sie nur, wenn Sie oder jemand diesen Termin einmalig mit der Option Dieses Serienelement öffnen öffnet. In diesem Moment wird die Sitzung auch in GoToMeeting erzeugt.
Entfernen Sie nach Durchführung des ersten Termins einer Serie möglichst den Link zum GoToMeeting (nicht die Ressource) aus der Serie selbst. Diese Ressource wurde verbraucht und die Zugangsdaten sind für ausgegliederte Serientermine nicht mehr gültig. Damit keine Verwirrung in zukünftigen Terminen entsteht und immer nur ein Link eingetragen ist mit dem aktuellen Meeting, sollten Sie das tun.
GoToMeeting starten aus dem Termin #
Öffnen Sie Ihren angelegten Termin und klicken Sie auf den Button . Sind Sie der Organisator oder die erste Person, welche das Meeting aufruft, werden Sie automatisch eingeloggt. Die hinterlegten Zugangsdaten werden automatisch an Ihren Browser bzw. Ihre lokale Installation von GoToMeeting übergeben und die Sitzung gestartet. Sind Sie kein Organisator, gelangen Sie direkt in das Meeting oder in den Wartemodus, bis ein Organisator dem Meeting beitritt.
Ressource für GoToMeeting verwalten #
| TecArt | Modul | Für wen? | Fachwissen |
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ANWENDER |
FACHWISSEN |
Wechseln Sie in das Modul und erzeugen Sie dort für jeden Zugang zu GoToMeeting eine eigene Ressource.
Geben Sie im Feld GoToMeeting Account den Benutzernamen Ihres Zugangs ein und Sie die Ressource.
Überprüfen Sie die Berechtigungen für die Ressource. Vergeben Sie ggf. entsprechende Leserechte für die Ressource, damit diese in den Terminen buchbar wird.
Sobald das Feld GoToMeeting Account befüllt ist, wird nach dem Speichern der Button sichtbar. Drücken Sie diesen und loggen Sie sich klassisch mit diesem Account über die Webseite von LogMeIn ein. Dabei ist es unerheblich, ob der Haken für Angemeldet bleiben gesetzt wird oder nicht. Die Authentifizierung erfolgt später über einen internen Token und den direkten Datenaustausch zwischen TecArt und GoToMeeting. Der Login wird auch mit der Benutzung der Accounts regelmäßig zwischen den Anwendungen abgeglichen und aktualisiert. Folgen Sie dem Anmeldedialog von LogMeIn.
Eine Abmeldung von LogMeIn ist nicht vorgesehen. Ihre Ressource ist nun bereit und kann über Termine gebucht werden.
Voraussetzungen und Einstellungen #
Voraussetzungen #
- TecArt CRM ab Version 5.0
- Freischaltung der System-URL durch TecArt für Ihre Systemadresse des Add-ons
- TecArt-System mit dem Modul Ressourcen Modul Ressourcen
- Berechtigung auf die jeweilige Ressource für das GoToMeeting zuzugreifen und diese über Termine zu buchen
- Es werden ein oder mehrere Zugänge für GoToMeeting benötigt. GoToMeeting
Weitere Rechte stellen Sie später für die einzelnen Ressourcen ein.
Weitere Einstellungen #
Im folgenden Abschnitt Externer Zugriff wird im Feld Token ein individueller Token erzeugt. Diesen können Sie nach Bedarf auch über den Button aktualisieren. Weiterhin wählen Sie über Benutzer einen Benutzer für Ihr System aus, welcher Buchungsberechtigungen auf die Ressourcen benötigt. Auch hier wäre unsere Empfehlung einen Benutzer mit administrativen Berechtigungen zu nehmen.
Im letzten Feld URL finden Sie eine zusammengestellte URL inkl. dem Token.
Die URL inkl. dem aktuellen Token müssen Sie an das Auftragsmanagement der TecArt senden. Diese zusammengesetzte URL ist für den Datenaustausch der Meeting mit GoToMeeting verantwortlich und muss in einem speziellen Entwicklerbereich hinterlegt werden.
Sie können das Add-on erst verwenden, wenn Sie eine entsprechende Rückmeldung durch TecArt erhalten, dass Ihre URL für das Add-on freigeschaltet wurde.
WARNUNG:
Wechseln Sie den Token über das Add-on oder ändern Sie Ihre Systemadresse, müssen Sie diese Änderung erneut an TecArt übermitteln, damit Sie das Add-on wieder nutzen können.
Erzeugen Sie für Ihr Add-on GoToMeeting einen Token.
Sie die Einstellungen des Add-ons.
Kopieren Sie die URL und senden Sie diese an das Auftragsmanagement der TecArt GmbH auftragsmanagement@tecart.de
Sie erhalten durch das Auftragsmanagement eine Bestätigung nach Freischaltung Ihrer URL und können danach die Ressourcen verwalten und Ihren Zugang freischalten.
Einstellungen Felderverwaltung #
| TecArt | Modul | Menü | Für wen? |
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ADMINISTRATOR |
Das Add-on stellt automatisch verschiedene Felder in der Felderverwaltung bereit.
Termine #
In den Terminen wird das Feld goto_meeting_data angelegt. Dieses Feld können Sie ignorieren, es dient nur der internen Verwaltung für die Zugangsdaten eines angelegten Meetings für diesen Termin. Bitte binden Sie dieses nicht für Benutzer ein.
Ressourcen #
Innerhalb der Felderverwaltung wird über das Add-on ein weiteres Feld GoToMeeting Account bereitgestellt. Dieses müssen Sie in Ihren Ressourcen verfügbar machen. In diesem Feld wird später der Benutzername eines GoToMeeting-Accounts eingetragen.
GoToMeeting Freischaltung durch TecArt #
Dieser Inhalt ist nur für Mitarbeiter sichtbar!
In diesem Abschnitt werden die notwendigen Tätigkeiten beschrieben, die durch TecArt durchgeführt werden müssen
Gehe auf die Seite des GoTo Developer Center und logge dich mit den Zugangsdaten in den Accounts ein.
Klicke im oberen Menü auf OAuth Clients. Daraufhin öffnet sich eine weitere Seite.
Suche den Eintrag tecart-gotomeeting-addon heraus und klicke auf Edit.
Trage in das freie Feld die vom Kunden mitgeteilte Redirect URL ein. Bestätige die Eingabe mit +Add und anschließend auf Save.
Der Kunde kann nun das Add-on in seinem TecArt-System verwenden.
Du kannst den Tab wieder schließen und melde dich unbedingt vom Account des GoTo Developer Centers wieder ab.
