Bedienung #

Das Kanban-Board basiert auf den Aufgaben, für welche Sie oder weitere Personen zuständig sind. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit der Anzeige von zentralen Kanban-Boards für Abteilungen oder Projekte. Grundvoraussetzung sind eingerichtete Filter für Aufgaben. Für jeden eingerichteten Kanban-Filter steht ein Kanban-Board mit einer individuellen Konfiguration zur Verfügung. Ändert ein Benutzer die Einstellungen für einen Filter, ändern sich auch die Ansichten aller anderen Benutzer, die diesen Filter verwenden. Initial wird für jeden Filter ein Kanban-Board eingerichtet, welches Sie im Nachgang verändern können.

Kanban-Board konfigurieren #

Ihr Kanban-Board für den aktuellen Filter können Sie auf der Registerkarte

im Modul Aufgaben über den Button  Kanban Konfigurieren einstellen.

Innerhalb des geöffneten Fensters können Sie Spalten hinzufügen, ändern oder entfernen und den Inhalt der Karten sowie der weiteren Information des Tooltipps einstellen. Auch können Sie anhand des Status der Aufgaben die Konfiguration innerhalb der Spalten ändern. Dabei wird vieles via Drag and Drop verschoben, wie nachfolgend gezeigt.

Legen Sie über den Button  Spalte hinzufügen weitere Spalten an. Diese werden jeweils hinten angefügt und können dann beliebig in der Position verschoben werden. Die Spaltenüberschriften können Sie im jeweiligen Feld ändern und über  in der Position verschieben.

Jeder mögliche Status der Aufgaben kann auf den angelegten Spalten platziert werden. Dabei können Sie auch mehrere Status auf einer Spalte anordnen. Status, welche Sie nicht benötigen, können Sie in den oberen Bereich zurück schieben oder benötigte Status von dort holen ( ). Aufgaben mit nicht angezeigte Status, werden nicht mehr auf dem Kanban-Board angezeigt, ggf. aber auf anderen Boards. Ordnen Sie einer Spalte keinen Status zu, wird diese Spalte nicht angezeigt.

Über die Button  Karteninhalt und  Tooltip können Sie die Ansicht der Karten und und Tooltips verändern. Lediglich den Betreff sowie die Zuständigen können Sie für den Karteninhalt nicht anpassen, auch einige intern verwendete Felder lassen sich nicht einblenden.

Klicken Sie auf einen der beiden Button und markieren Sie die gewünschten Informationsfelder für die Karten- bzw. Tooltip-Ansicht. Dabei können Sie die Reihenfolge der Ansicht mittels Drag and Drop innerhalb der Felder ändern und in der Suche nach bestimmten Feldern suchen.

Speichern und Schließen Sie am Ende Ihre vorgenommenen Einstellungen. Das Kanban-Board wird danach automatisch neu geladen.

Arbeit mit dem Kanban-Board #

Jede Aufgabe auf einem Kanban-Board besitzt einen individuellen Rang je Spalte. Dieser Rang ist unabhängig zur Priorität einer Aufgabe und kann durch Benutzer auch immer wieder verändert werden. Gerade dann, wenn Aufgaben einer Spalte zugeordnet werden Sie Aufgaben innerhalb der Spalte im Rang verändern.

Der Betreff der Aufgabe sowie der oder die Zuständigen werden auf einer Karte immer angezeigt. Je nach Einstellung können verschiedene andere Felder angezeigt werden. Fahren Sie über das , werden zusätzliche Informationen in Form eines Tooltips dargestellt. Benutzerdefinierte Labels werden, sofern vorhanden, rechts unten auf einer Karte eingeblendet. Links davor befindet sich der Fortschrittsbalken welcher einen prozentualen grünen Balken anzeigt, zwischen geplanter und geleisteter Zeit für die Aufgabe. Über das Kontextmenü stehen ebenfalls viele Standard-Funktionen der Aufgaben bereit.

Die Priorität einer Aufgabe wird durch einen farblichen Balken zwischen grün und rot in verschiedenen Farbabstufungen dargestellt. Diese werden automatisch anhand aller vorhandenen Prioritäten berechnet. Grün sind dabei alle Aufgaben mit der niedrigsten Priorität und rot jene mit der höchsten Priorität. Prioritäten werden über einen Administrator in der Listenverwaltung gepflegt.

Öffnen Sie eine Aufgabe einfach mittels Doppelklick, um diese zu bearbeiten, Zeiten zu erfassen oder Änderungen auch am Status oder der Priorität vorzunehmen, wie Sie es gewohnt sind.

Spalten können zusammen- und auseinander geklappt werden. Aufgaben können per Drag and Drop verschoben werden. Den Rang ändern Sie beim Verschieben innerhalb der selber Spalte. In gemeinsamen Ansichten oder für Aufgaben, in denen mehrere Personen zuständig sind, wird der Rang für alle verändert. Verschieben Sie also die 10. Aufgabe an die erste Position in einer gemeinsamen Ansicht, steht diese für alle Personen oben.

Beim Verschieben einer Aufgabe in eine andere Spalte erscheint ein Drop-Bereich. Lassen Sie die Aufgabe über einer Spalte los, erhält die Aufgabe diesen neuen Status.

Das Kanban-Board in Projekten #

Das Kanban-Board wird auch im Modul Projekt angezeigt. Im Unterschied zum übergreifenden Kanban-Board, werden hier nur die Aufgaben dargestellt, welche auch dem Projekt zugewiesen sind. Sie können auch hier alle Funktionen verwenden, also z.B. den Rang erhöhen, den Status oder die Priorität ändern.

Voraussetzungen und Einstellungen #

Add-ons Add-ons verwalten

ADMINISTRATOR

Textvorlage Add-on Einstellungen bearbeiten

Berechtigte Gruppen #

Kollabiere Abschnitt

Die Einstellung von berechtigten Gruppen hat für dieses Add-on keine Auswirkung! Es ist also irrelevant, ob Sie Keine, Alle oder eine bestimmte Gruppe definieren. Nehmen Sie ggf. nur in den weiteren Abschnitten individuelle Einstellungen vor.

Ausführen im Benutzerkontext von #

Kollabiere Abschnitt

In diesem Abschnitt können Sie im Feld  Benutzer einen Benutzer angeben, mit dem das Add-on ausgeführt werden soll, so als wäre dieser der eingeloggte Benutzer. Das bedeutet, dass ein Benutzerwechsel durchgeführt wird und dieser nach der Ausführung des Add-ons wieder auf den eingeloggten Benutzer zurück wechselt. Wird kein Benutzer angegeben, wird weiterhin der eingeloggte Benutzer verwendet.

In der Regel müssen Sie hier nur selten Einstellungen vornehmen.

Weshalb ist die Option erforderlich?

Die Option ist nur dann erforderlich, wenn das Add-on Funktionen ausführt, auf die der eingeloggte Benutzer in der Regel nicht zugreifen kann. Setzen Sie z.B. Externe Benutzer in Ihren Projekten ein, haben diese ggf. keine Berechtigung auf Add-ons, die Ihre Aufgaben oder Termine erweitern. In diesem Fall würden sich die Termine und Aufgaben durch externe Benutzer mangels Berechtigung nicht speichern lassen. Das kann umgangen werden, indem Sie hier einen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen auswählen.

Ein anderes Beispiel wäre, wenn durch einen individuellen Prozess im Hintergrund ein Objekt (z.B. ein Auftrag) angelegt werden soll, obwohl der ausführende Benutzer weder Zugriff auf das Modul Aufträge hat noch Aufträge anlegen dürfte. Auch in diesem Zusammenhang müsste ein Benutzerkontextwechsel durchgeführt werden auf einen Benutzer, welcher beide Berechtigungen besitzt.

Einstellungen in der Administration #

Sie können für das Kanban-Board, allerdings in diesem Zusammenhang auch für alle anderen Aufgaben und ggf. auch für weitere Aktivitäten, sowohl die Status sowie die Prioritäten definieren. Beide Datenfelder werden mit Hilfe einer Liste in der Listenverwaltung gepflegt.

Wechseln Sie zunächst in die Listenverwaltung und suchen Sie nach den Listen Aufgabenstatus bzw. Priorität.

Jeder Aufgabenstatus steht den Benutzern zur Verfügung und kann je Filter individuell auf einem Kanban-Board angezeigt werden. Löschen Sie einen Status, wird dieser für Aufgaben nicht mehr definiert und muss neu zugewiesen werden. Spalten ohne Status werden im Board nicht mehr angezeigt.

Verändern Sie die Prioritäten für Aktivitäten, hat dies vor allem eine farbliche Auswirkung innerhalb des Kanban-Boards. Sie können dabei den Index sowohl negativ (z.B. -1) wie auch positiv (z.B. 15) wählen. Je mehr Prioritäten Sie definieren, um so mehr farbliche Abstufungen zwischen den Farben grün und rot werden vorgenommen.

Das Kanban-Board als eigenes Register #

Das Kanban-Board kann als eigenes Register an verschiedenen Stellen eingebunden werden. Dazu entnehmen Sie den jeweiligen Modulbeschreibungen die Anleitung im Handbuch, wie Sie eigene Registerkarten anlegen können.

Wenn Sie die Datenquelle Aufgaben wählen, erscheint rechts unten eine weitere Drop-Down-Liste mit den Optionen Liste und Kanban. Ihr Filter muss Bezug auf die gewünschten Objekte nehmen.