Bedienung #
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ANWENDER |
Einzeltermine mit MS Teams planen #
So planen Sie einen Termin mit der Ressource MS Teams.
Öffnen Sie einen neuen Termin oder einen bestehenden Termin zu dem Sie die bestehende Ressource hinzufügen möchten. Füllen Sie alle relevanten Daten Ihres Termins aus. Erzeugen Sie ggf. aus dem Termin eine Besprechungsanfrage, wenn Sie auch externe Teilnehmer einladen möchten.
Klappen Sie ggf. die Ressourcen innerhalb Ihres Termins aus und wählen Sie die gewünschte Ressource aus. Sollten Sie mehrere MS-Teams-Räume haben, achten Sie bitte darauf nur einen Raum zu buchen.
Schließen Sie Ihre Eingabe mit ab, um direkt im Nachgang den Einladungstext für das Meeting im Termin angezeigt zu bekommen. Dieser Einladungslink wird dabei unter Ihrer eigentlichen Notiz gespeichert, welche nicht verloren geht.
Bitte nehmen Sie Hinweise auf überbuchte Ressourcen ernst. MS Teams ermöglicht es für einen Zeitraum die Ressource zu überbuchen. Sie können also gleichzeitig mit einem Account mehrere Meetings anlegen. Die Nutzung über einen Account ist jedoch später nur mit einem Meeting möglich. Solange über einen Account ein aktives Meeting besteht, ist kein weiteres Meeting möglich, auch wenn Sie ggf. entsprechende Zugangsdaten erhalten haben.
Nutzen Sie die Einladungsfunktionen, um direkt den Link an die Teilnehmer zu verteilen. Dies geschieht immer über den Button und nur, wenn Sie dies wünschen.
Serientermine mit MS Teams planen #
Gehen Sie beim Anlegen eines Serientermins genauso vor, wie Sie auch einen Einzeltermin planen. Wandeln Sie dann diesen Termin in einen Serientermin über den Button um. Die Ressource wurde nun nur innerhalb TecArt für die Serie reserviert. Einzelne Zugangsdaten für jeden Termin erhalten Sie nur, wenn Sie oder jemand diesen Termin einmalig mit der Option Dieses Serienelement öffnen öffnet. In diesem Moment wird die Sitzung auch in MS Teams erzeugt.
Entfernen Sie nach Durchführung des ersten Termins einer Serie möglichst den Link zum Teams-Meeting (nicht die Ressource) aus der Serie selbst. Diese Ressource wurde verbraucht und die Zugangsdaten sind für ausgegliederte Serientermine nicht mehr gültig. Damit keine Verwirrung in zukünftigen Terminen entsteht und immer nur ein Link eingetragen ist mit dem aktuellen Meeting, sollten Sie das tun.
MS Teams starten aus dem Termin #
Aktuell erfolgt noch kein direkter Login in Ihren MS-Teams-Account und auch noch keine Eintragung in Ihrem Teams-Kalender. Um Das Meeting zu starten, muss sich der Organisator aktuell noch direkt bei Teams anmelden mit seinen Accountdaten von Microsoft.
Öffnen Sie Ihren angelegten Termin und klicken Sie auf den Button . Sind Sie der Organisator oder die erste Person, welche das Meeting aufruft, werden Sie automatisch eingeloggt. Die hinterlegten Zugangsdaten werden automatisch an Ihren Browser bzw. Ihre lokale Installation von MS Teams übergeben und die Sitzung gestartet. Sind Sie kein Organisator, gelangen Sie direkt in das Meeting oder in den Wartemodus, bis ein Organisator dem Meeting beitritt.
Ressource für MS Teams verwalten #
| TecArt | Modul | Für wen? | Fachwissen |
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ANWENDER |
FACHWISSEN |
Wechseln Sie in das Modul und erzeugen Sie dort für jeden Zugang zu MS Teams eine eigene Ressource.
Markieren Sie das Feld MS-Teams Account und Sie die Ressource.
Überprüfen Sie die Berechtigungen für die Ressource. Vergeben Sie ggf. entsprechende Leserechte für die Ressource, damit diese in den Terminen buchbar wird.
Sobald das Feld MS-Teams Account befüllt ist, wird nach dem Speichern der Button sichtbar. Drücken Sie diesen zur Generierung eines Anmeldecodes für Ihren Microsoft-Account.
Klicken Sie die URL innerhalb der Information an und kopieren Sie darüber hinaus den markierten und generierten Code.
Tragen Sie den kopierten Code in das vorgesehene Feld ein und gehen Sie auf Weiter.
Melden Sie sich nun mit Ihrer E-Mail-Adresse bei Microsoft an.
Option 1 – E-Mail neu eingeben:
Option 2 – bereits angemeldet:
Kehren Sie nun zur Ressource zurück und betätigen Sie den Button . Im Hintergrund wird jetzt die Verbindung und Authentifizierung durchgeführt. Sie sehen danach eine Bestätigung zur Freischaltung der Ressource. Diese können Sie mit schließen.
Ihre Ressource ist nun bereit und kann in Terminen verwendet werden.
Voraussetzungen und Einstellungen #
Voraussetzungen #
- TecArt CRM ab Version 5.2
- TecArt CRM mit dem Modul Ressourcen Modul Ressourcen
- Berechtigung auf die jeweilige Ressource für das MS Teams zuzugreifen und diese über Termine zu buchen
- Es werden ein oder mehrere Zugänge für MS Teams benötigt. Es funktionieren ausschließlich Business-Accounts.
Weitere Rechte stellen Sie eher später für die einzelnen Ressourcen ein.
Sie die Einstellungen des Add-ons.
Einstellungen Felderverwaltung #
| TecArt | Modul | Menü | Für wen? |
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ADMINISTRATOR |
Das Add-on stellt automatisch verschiedene Felder in der Felderverwaltung bereit.
Termine #
In den Terminen wird das Feld teams_meeting_data angelegt. Dieses Feld können Sie ignorieren, es dient nur der internen Verwaltung für die Zugangsdaten eines angelegten Meetings für diesen Termin. Bitte binden Sie dieses nicht für Benutzer ein.
Ressourcen #
Innerhalb der Felderverwaltung wird über das Add-on ein weiteres Feld MS-Teams Account bereitgestellt. Dieses müssen Sie in Ihren Ressourcen verfügbar machen. Dieses Feld definiert später die Ressource als MS-Teams-Ressource.
