Bedienung #
Wählen Sie im Modul innerhalb einer Listenansicht im Kontextmenü den Menüpunkt aus. Dabei öffnet sich ein Overlay mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten.
| Feld | Beschreibung |
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Platzhalter |
Hinterlegen Sie an dieser Stelle einen Platzhalter in Form eines Strings, welchen Sie bereits zuvor, bspw. im Betreff als Projektnamen, Ihres Musterprojekts hinterlegt haben. Nutzen Sie z.B. {Name} oder ähnliche Begriffe im Betreff Ihres Musters. Der Platzhalter muss dabei immer in geschweifte Klammern gesetzt werden. |
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Ersetzen durch |
Der ausgewählte Platzhalter, kann nun mit einem Begriff ersetzt werden, welchen Sie in das Feld eintragen. So wird beim Kopieren aus {Name} z.B. „Projekt für die Einführung der Software„. |
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Startdatum |
Wählen Sie ein neues Startdatum für die Projektkopie aus. Das Enddatum wird automatisch auf Basis des Startdatums und der vorgegebenen Anzahl der Tage verschoben. Sie können entweder das Start- oder das Enddatum angeben. Eine abweichende Projektlaufzeit können Sie nur innerhalb des kopierten Projektes festlegen. |
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Enddatum |
Wählen Sie ggf. ein neues Enddatum für die Projektkopie aus. Das Startdatum wird automatisch auf Basis des Enddatums und der vorgegebenen Anzahl der Tage verschoben. Sie können entweder das Start- oder das Enddatum angeben. Eine abweichende Projektlaufzeit können Sie nur innerhalb des kopierten Projektes festlegen. |
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Projektfortschritt kopieren |
Mit Auswahl dieser Option, werden zusätzlich zu allen Feldern des Projektes auch die Felder Status , Erledigt und Erledigt in % mit kopiert. Ohne diese Option wird der jeweilige Wert auf 0 gesetzt. |
Welche Daten werden kopiert? #
Kopiert werden alle Datenfelder des Projektes 1:1. Abhängig der gesetzten Option Projektfortschritt kopieren werden dabei lediglich diese drei Felder besonders betrachtet.
Die Kopie enthält also alle Datenfelder zuzüglich aller Aktivitäten, welche dem Musterprojekt zugeordnet sind. Die Berechtigungen des Projektes entsprechen den Berechtigungen des Musterprojektes und können bei Bedarf im Nachgang angepasst werden.
Welche Daten werden geändert? #
Geändert werden alle Datumsangaben des Projektes sowie der zugeordneten Aktivitäten. Die Screenshots zeigen dabei die Verschiebung des Datums jeweils um denselben Zeitraum, abhängig vom neu gesetzten Startdatum bzw. Enddatum . In unserem Beispiel wurde die Option Projektfortschritt kopieren nicht gesetzt. Damit wurde u.a. das Feld Erledigt in % wieder auf 0 gesetzt.
Gibt es bereits enthaltene erfasste Zeiten in Aufgaben und Terminen, werden diese auch auf 0 gesetzt. Aktuell werden die Zeiten für erfasste Anrufe noch mit kopiert.
Die neu angelegten Aktivitäten werden automatisch auf das neue Projekt verknüpft.
Befinden sich Unterprojekte an einem Projekt – das Feld Übergeordnetes Projekt verweist auf ein Projekt drüber – und Sie führen die Aktion auf ein Musterprojekt mit Unterprojekten aus, so werden das Musterprojekt sowie alle Unterprojekte, die auf das übergeordnete Musterprojekt inkl. aller Felder und Aktivitäten kopiert.
Dabei werden auch die Verknüpfungen der kopierten Unterprojekte innerhalb des Feldes Übergeordnetes Projekt auf das neue Hauptprojekt angepasst.
Welche Daten werden nicht kopiert? #
Nicht kopiert werden alle weiteren verknüpften Informationen, wie Mitglieder, Dokumente und die Ordnerstruktur, E-Mails, Tickets, Angebote, Aufträge, Verträge, Accounts etc.
Weiterhin erfolgt keine Übernahme von Terminen, welche als Besprechungsanfrage innerhalb eines Musterprojektes existieren. Diese würden andernfalls weitere Aktionen auslösen. Auch werden Aktivitäten, welche als privat markiert wurden nicht übernommen.
Erforderliche Nacharbeiten #
Bearbeiten Sie nach der Kopie des Projektes die Berechtigungen und setzen Sie bei Bedarf auf der ersten Registerkarte die Zugriffsliste und ggf. die Ordnervorlage, um diese in das neue Projekt zu importieren.
Passen Sie nachträglich ggf. Projektleiter, Stellvertreter oder weitere Felder an. Gleiches gilt für die Angaben der Zuständigen innerhalb der jeweiligen Aktivitäten.
Voraussetzungen und Einstellungen #
Voraussetzungen #
- TecArt CRM ab Version 5.1
- Modul Projekte
- Die Dublettenprüfung für die Projekte und zugehörigen Aktivitäten darf nicht aktiv sein. Es müssen die Haken unter Administration > Module > Modul auswählen > Dublette konfigurieren für die jeweiligen Felder entfernt werden.
