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Anleitung (nicht überarbeitet)

Voraussichtliche Lesezeit: 5 Minute(n)

Inhaltsverzeichnis

Bedienung #

TecArt Modul Für wen?

 

 

ANWENDER

Wechseln Sie in das Modul Auswertungen und wählen Sie in der Liste der zur Verfügung stehenden Auswertungen die Auswertung Kontaktaktivitäten.

Einstellungen und Auswertung #

Wählen Sie zunächst in der rechten oberen Ecke den auszuwertenden Zeitraum aus.

Danach durchlaufen Sie die einzelnen Abschnitte von links nach rechts und beginnen mit der Kontaktauswahl im Feld Suchfilter . Wählen Sie einen bestehenden Filter aus oder nutzen Sie alternativ den  Schnellfilter , um nach speziellen Merkmalen Ihrer Kontakte zu suchen.

Sie können dabei gleichzeitig ein oder auch mehrere Kontakte auswerten.

Im Feld  Aktivitäten können Sie zwischen der Auswahl Alle und einer oder mehreren Aktivitäten ( Strg -Taste) wählen.

Im Feld  Felder können Sie die Felder der Kontakte zusätzlich zu Standardfeldern ausgeben lassen. Markieren Sie die gewünschten Felder, mehrere mit gedrückter Strg -Taste.

Wählen Sie abschließend in den Optionen, wie die Ergebnisse ausgegeben und welche Art von Terminen bei der Auswertung mit beachtet werden sollen. Die Optionen zu den Terminen werden nur beachtet, wenn Ihre Auswertung auch Daten für Termine enthalten soll.

Feld Optionen

Zeiteinheit

  • Minuten → 3.825,05 (gerundet auf 2 Nachkommastellen und Dezimal) In diesem Beispiel also 63 Stunden 45 Minuten und 3 Sekunden.
  • Stunden → 63,75 (gerundet auf 2 Nachkommastellen und Dezimal) In diesem Beispiel also 63 Stunden und 45 Minuten.
  • Stunden:Minuten:Sekunden → 05:21:35

Ergebnisse gruppieren

  • Ergebnisse nicht gruppieren → Jede Aktivität und jede erfasste Zeit jedes Benutzers wird in einzelnen Zeilen ausgegeben. Eine Gruppierung findet anhand der Aktivitätenart statt.
  • Ergebnisse gruppiert nach Aktivität → Je Aktivität wird eine Zeile mit zusammenfassender Zeit über die Aktivitäten gleichen Typs ausgegeben.
  • Ergebnisse gruppiert nach Kontakt → Je Kontakt wird eine Gesamtzeit ausgegeben über alle auszuwertenden Aktivitäten.

Berücksichtige nur erledigte Termine

Sollten Termine, welche nicht stattgefunden haben beibehalten werden, sollten Sie in der Zeitauswertung auch nur jene beachten, die erledigt wurden. Andernfalls werden alle Termine auch mit berechnet.

Private Aktivitäten nicht berücksichtigen

Treffen Sie eine Entscheidung, wie die privaten Termine in der Auswertung zeitlich beachtet werden sollen.

Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, können Sie die Kontakte Auswerten . Das Ergebnis wird Ihnen im Anschluss unterhalb der Einstellungen angezeigt. Je nach Datenmenge und gewähltem Zeitraum kann die Auswertung eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen. Wird Ihnen kein Ergebnis angezeigt, grenzen Sie ggf. die Auswertungsparameter ein.

Daten weiter verarbeiten #

Nach Bedarf können Sie die ausgewerteten Daten in einer Standard-Vorlage wahlweise als  Word öffnen oder als Excel öffnen . Auch der direkte Druck der aktuellen Ansicht ist über Drucken in ein PDF-Dokument möglich. Es kann vorkommen, dass nicht alle angezeigten Daten in die Standard-Druckvorlage für einen direkten Druck übernommen werden können.

Sollten besondere und eigene Vorlagen erstellt worden sein, können Sie diese über die Drop-Down-Liste auswählen, bevor Sie die Datei exportieren.

Öffnen Sie die Dateien in Excel oder Word, kommt es zu Warnhinweisen. Hier wählen Sie Ja , damit die Datei geöffnet werden kann.

Erst dann wird Ihnen das Ergebnis angezeigt. Auch hier wieder mit der entsprechenden Warnmeldung, da die Datei aus dem TecArt CRM heruntergeladen wurde. Im Bedarfsfall können Sie die  Bearbeitung aktivieren .

Voraussetzungen und Einstellungen #

Vorausetzungen #

Textvorlage Add-on Einstellungen bearbeiten

Einstellungen Add-on #

Kollabiere Abschnitt
TecArt Modul Menü Für wen?

 

 

Add-ons
Add-ons verwalten

ADMINISTRATOR
Textvorlage Add-on Einstellungen bearbeiten

Berechtigte Gruppen #

Kollabiere Abschnitt

Die Einstellung von berechtigten Gruppen hat für dieses Add-on keine Auswirkung! Es ist also irrelevant, ob Sie Keine, Alle oder eine bestimmte Gruppe definieren. Nehmen Sie ggf. nur in den weiteren Abschnitten individuelle Einstellungen vor.

Ausführen im Benutzerkontext von #

Kollabiere Abschnitt

In diesem Abschnitt können Sie im Feld  Benutzer einen Benutzer angeben, mit dem das Add-on ausgeführt werden soll, so als wäre dieser der eingeloggte Benutzer. Das bedeutet, dass ein Benutzerwechsel durchgeführt wird und dieser nach der Ausführung des Add-ons wieder auf den eingeloggten Benutzer zurück wechselt. Wird kein Benutzer angegeben, wird weiterhin der eingeloggte Benutzer verwendet.

In der Regel müssen Sie hier nur selten Einstellungen vornehmen.

Weshalb ist die Option erforderlich?

Die Option ist nur dann erforderlich, wenn das Add-on Funktionen ausführt, auf die der eingeloggte Benutzer in der Regel nicht zugreifen kann. Setzen Sie z.B. Externe Benutzer in Ihren Projekten ein, haben diese ggf. keine Berechtigung auf Add-ons, die Ihre Aufgaben oder Termine erweitern. In diesem Fall würden sich die Termine und Aufgaben durch externe Benutzer mangels Berechtigung nicht speichern lassen. Das kann umgangen werden, indem Sie hier einen Benutzer mit entsprechenden Berechtigungen auswählen.

Ein anderes Beispiel wäre, wenn durch einen individuellen Prozess im Hintergrund ein Objekt (z.B. ein Auftrag) angelegt werden soll, obwohl der ausführende Benutzer weder Zugriff auf das Modul Aufträge hat noch Aufträge anlegen dürfte. Auch in diesem Zusammenhang müsste ein Benutzerkontextwechsel durchgeführt werden auf einen Benutzer, welcher beide Berechtigungen besitzt.

Einstellungen für Auswertungen #

TecArt Modul Menü Für wen?

 

 

Module
Auswertungen

ADMINISTRATOR

Als grundlegende Einstellung ist es erforderlich die Berechtigung für die Auswertung im Modul

vorzunehmen. Wählen Sie daher im Abschnitt Zugriffsrechte über die Felder  Verfügbare Benutzer und Verfügbare Gruppen den Personenkreis aus, welche die Auswertung durchführen dürfen.

Fügen Sie die ausgewählten Benutzer bzw. Gruppen aus und bestätigen Sie Ihre Auswahl zunächst mit Hinzufügen . Weitere Einstellungen sind an dieser Stelle nicht erforderlich. Sollten Sie Benutzern oder Gruppen die Berechtigung wieder entziehen wollen, markieren Sie zunächst den gewünschten Eintrag und klicken dann auf Entfernen .

Im Abschnitt Vorlagen können Sie bei Bedarf eine eigene abweichende Vorlage erstellen. Näheres erfahren Sie bei Bedarf im Handbuch Auswertungsvorlagen.

Im Abschnitt Standards können Sie einen Standard Zeitraum von bis bis auswählen, welcher beim Aufruf der Auswertung in die dort befindlichen Datumsfelder vorgetragen wird.

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