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Rechnungen

Ausgangsrechnungen

Ausgangsrechnungen erfassen #

Wie empfehlen Ihnen eine Ausgangsrechnung immer über einen bestehenden Auftrag, Lieferschein oder Vertrag zu erstellen, um eine konsistente Datenhistorie zu gewährleisten.

Unabhängig der Vorgehensweise öffnet sich das Rechnungsfenster, in dem Sie alle relevanten Daten eintragen können. Standardmäßig stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung, welche relevant für die Ausgangsrechnungen sind. Darüber hinaus kann es eine Vielzahl weiterer Felder geben, die speziell für Rechnungen verwendet werden, um Daten in die Rechnungsdokumente einzufügen oder es werden verschiedene Felder nicht angezeigt, weil sie in Ihren Prozessen nicht vorkommen.

Beschriftung	Beschreibung
Name	Der Name der Ausgangsrechnung kann frei vergeben werden. Im Auslieferungszustand wird sie automatisch ausgefüllt und durch Rechnung mit nachfolgender Rechnungsnummer beschrieben.
Belegnummer	Die Rechnungsnummer wird automatisiert erst beim Versand der Rechnung vergeben. Sie ist fortlaufend und abhängig vom Versanddatum. Daher können Rechnungsnummern nicht nachträglich in vergangene Tage eingefügt oder Rechnungen im Nachgang oder im Voraus erstellt werden.
Kontakt	Ist ein Pflichtfeld und verknüpft die Rechnung mit dem Kontakt.
Rechnungskonto	Ist ein Pflichtfeld und enthält die Zahlungsinformationen des Kontakts. Im Rechnungskonto werden alle Forderungen und Zahlungen aufgelistet. Nach der Kontaktauswahl werden Ihnen nur noch die Rechnungskonten angezeigt, welche zum Kontakt gehören. Nach der Auswahl werden verschiedene Daten des Rechnungskontos automatisch in die Rechnung übernommen. In Mehr-Mandanten-Systemen wird hinter dem Rechnungskonto jeweils der betreffende Mandant angezeigt.
Gebühren	Dieses Feld wird durch die im Rechnungskonto vorgegebenen Grundeinstellungen automatisch befüllt. Sie haben die Möglichkeit Aufschläge wie Kreditkarten- oder PayPal-Gebühren in dieser Rechnung zu ändern, abweichend zu den Angaben des Rechnungskontos.
Datum	Kann frei eingetragen werden. In der Regel wählen Sie das aktuelle Datum für den direkten Versand oder ein Datum in der Zukunft, wenn die Rechnung erst später versendet werden soll. Das Datum wird beim Versandt automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt. Für automatisch zu versendende Onlinerechnungen im Status 2 – Geprüft, gibt dieses den Ausschlag für die Ausführung, wenn es in der Vergangenheit oder am selben Tag liegt.
Druckdatum	Stellt das Erstellungsdatum des Rechnungsdokuments dar und wird automatisch im Bearbeitungsstand 1 – Erstellt ausgefüllt und im Bearbeitungsstand 3 – Versendet und gebucht aktualisiert.
Zahlungsziel	Dieses Feld wird durch die im Rechnungskonto vorgegebenen Grundeinstellungen automatisch befüllt. Sie haben die Möglichkeit die Festlegung des Zeitraums für diese Rechnung zu ändern oder durch einen festen Zahlungsstichtag zu überschreiben.
Zahlungsstichtag	Wird anhand des Zahlungsziel und des Rechnungsdatums automatisch berechnet im Bearbeitungsstand 1 – Erstellt und im Bearbeitungsstand 3 – Versendet und gebucht ggf. aktualisiert. Legen Sie einen manuellen Zahlungsstichtag fest, ist dieser ausschlaggebend. Damit haben Sie die Möglichkeit von den Standardeinstellungen des Rechnungskontos und den abweichenden Standard-Zahlungszielen für diese Rechnung abzuweichen.
Skonto	Dieses Feld wird durch die im Rechnungskonto vorgegebenen Grundeinstellungen automatisch befüllt. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Änderung für diese Rechnung vorzunehmen. Bitte beachten Sie Skonto oder Skonti!
Skonto-Art	Dieses Feld wird durch die im Rechnungskonto vorgegebenen Grundeinstellungen automatisch befüllt. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Änderung für diese Rechnung vorzunehmen. Bitte beachten Sie Skonto oder Skonti!
Skonto-Tage	Dieses Feld wird durch die im Rechnungskonto vorgegebenen Grundeinstellungen automatisch befüllt. Auch hier haben Sie die Möglichkeit Änderungen für diese Rechnung vorzunehmen und durch einen festen Skontostichtag zu überschreiben. Bitte beachten Sie Skonto oder Skonti!
Skonto-Stichtag	Errechnet sich anhand der Skontotage in Abhängigkeit mit dem Rechnungsdatum und wird im Bearbeitungsstand 1 – Erstellt und 3 – Versendet und gebucht ggf. aktualisiert. Lassen Sie die Skontotage leer und legen einen manuellen Skontostichtag fest, ist dieser ausschlaggebend. Damit haben Sie die Möglichkeit von den Standardeinstellungen des Rechnungskontos und den abweichenden Standard-Skontozielen für diese Rechnung individuell abzuweichen. Bitte beachten Sie Skonto oder Skonti!
Skonti	Skonto oder Skonti. Dieses Feld wird durch die im Rechnungskonto vorgegebenen Grundeinstellungen automatisch befüllt. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Änderung für diese Rechnung vorzunehmen. Sobald ein Skonto oder mehrere Skonti in diesem Feld gewählt wurden, sind alle einzelnen Skonto-Felder Skonto, Skonto-Art, Skonto-Tage und Skonto-Stichtag ohne Verwendung.
Abschlagsrechnung	Veraltete Funktion, welche mit der automatischen Abschlags- und Schlussrechnung-Funktion ggf. umkonfiguriert werden muss. Ermöglicht die Erstellung von Abschlagsrechnungen unter der besonderen Art der Verbuchung dieser Rechnungsart. Abschlags- und Schlussrechnungen stellen Sonderformen der Ausgangsrechnungen dar.
Auto-Abschlagsrechnung	Wird aus einem Auftrag oder Vertrag eine Abschlagsrechnung erstellt, wird automatisch das Feld befüllt unter der besonderen Art der Verbuchung dieser Rechnungsart. Abschlags- und Schlussrechnungen stellen Sonderformen der Ausgangsrechnungen dar. Nutzen Sie das Feld um beispielsweise in der Vorlage die Bezeichnung Abschlagsrechnung auszugeben.
Auto-Schlussrechnung	Wird aus einem Auftrag oder Vertrag eine Schlussrechnung erstellt, wird automatisch das Feld befüllt unter der besonderen Art der Verbuchung dieser Rechnungsart. Abschlags- und Schlussrechnungen stellen Sonderformen der Ausgangsrechnungen dar. Nutzen Sie das Feld um beispielsweise in der Vorlage die Bezeichnung Schlussrechnung auszugeben.
Rabatt	Sie können monetären Rabatt direkt eintragen. Dieser wird von der Gesamtsumme des Nettobetrages abgezogen und ist unabhängig eventueller Rabatte auf einzelne Posten.
Netto	Der Gesamtpreis Netto, die Umsatzsteuer sowie der Bruttobetrag werden automatisch anhand der Artikel und möglicher Gebühren berechnet. Gerade die Umsatzsteuer und der Bruttobetrag sind darüber hinaus ggf. auch noch abhängig von weiterführenden Angaben, wie z.B. Umsatzsteuer-ID oder Sitz des Rechnungsempfängers. Für Auslandskunden beachten Sie bitte die Angaben im Rechnungskonto.
Ust.
Brutto
Bruttorechnung	Das Kontrollkästchen Bruttorechnung verändert die Berechnungsart Ihrer Ausgangsrechnung. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Beschreibung in den Sonderfällen. Gerade bei kleineren Beträgen können so erhebliche Rundungsunterschiede auftreten.
Offener Posten	Ist der Betrag der nach dem Versand der Rechnung noch aussteht. Dieser wird zwischen dem gezahlten Betrag und dem Bruttobetrag berechnet.
Gezahlt	Der bereits gezahlte Betrag ergibt sich anhand der eingetragenen Zahlungen auf diese Rechnung.
Bezahlt?	Datum, an dem der Rechnungsbetrag vollständig beglichen wurde. Sobald dies der Fall ist, wird es automatisch ausgefüllt und der Status der Rechnung wechselt zu 4 – Bezahlt.
Bearbeitungsstand	Anzeige in welchem Bearbeitungsstand (Status) sich die Rechnung aktuell befindet. Abhängig vom aktuellen Bearbeitungsstand wird der Zugriff auf einzelne Felder verändert oder unterbunden. Dies gilt auch für die Anzeige von Button im oberen Bereich dieser Felder, wie auf der unteren Registerkarte der Artikelliste

Weiterhin werden nach dem ersten Speichern die Unterregister Dokumente und Artikelliste angezeigt. Unter Dokumente befinden sich später die automatisch erzeugten Rechnungsdokumente.

So erstellen Sie Ausgangsrechnungen #

An dieser Stelle gehen wir lediglich auf die Art und Weise ein, wie Sie Ausgangsrechnungen anlegen können. Viele Besonderheiten ergeben sich aufgrund der enthaltenen Artikel, unterschiedlicher Steuersätze, ob Sie Netto- oder Brutto-Rechnungen erstellen wollen, Abschläge berechnen oder schlichtweg die Rechnungen manuell aus Aufträgen oder Verträgen erstellen möchten.

Beachten Sie daher bitte auch die Sonderfälle beim Umgang mit Ausgangsrechnungen.

Leere Ausgangsrechnungen #

Leere Ausgangsrechnungen ohne sofortigen Bezug zu Aufträgen oder Verträgen können Sie über den Button Neu > Rechnungen > Ausgangsrechnung in der Modulleiste oder in der Übersicht der Ausgangsrechnungen über den Button Neu erstellen.

Solchen Ausgangsrechnungen müssen Sie nun mindestens den Kontakt sowie das Rechnungskonto hinzufügen. Nach dem Speichern können Sie dann die gewünschten Artikel auf der Registerkarte Artikelliste hinzufügen.

Rechnungen aus Aufträgen #

Befindet sich ein Auftrag mit Artikeln im Status 3 – Erteilt oder 4 – Erledigt, können Sie über die Unterregister Artikelliste oder Vorgänge neue Ausgangsrechnungen erstellen. Wir empfehlen Ihnen grundlegend immer über die Artikelliste mit dem Button Auftragsaktionen zu gehen. Dabei können Sie einzelne Artikel markieren, um diese in separate Ausgangsrechnungen zu übernehmen und abzurechnen. Werden keine Artikel markiert, werden alle eingetragenen Artikel in die Ausgangsrechnung übernommen.

Übergebene Artikel werden grau dargestellt und erhalten in der Spalte Abgerechnet einen waagerechten Strich innerhalb des Kästchens. Mit dem Versand der Ausgangsrechnung wird dieser automatisch in einen Haken geändert. Sollte die Rechnung vor dem Versand gelöscht werden, wird der Artikel wieder freigegeben und der waagerechte Strich wird wieder entfernt. Berechtigte Personen können auch manuell den Status der Abrechnung einzelner Artikel im Auftrag über die Kästchen ändern. Durch die so markierten Artikel ist jederzeit ersichtlich, welche Artikel noch nicht abgerechnet bzw. gebucht wurden. Nur diese lassen sich in weitere Rechnungen übernehmen. Somit wird eine ungewollte und mehrfache Rechnungslegung verhindert.

Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt zu Verträgen, insbesondere dann, wenn Sie einmalig abzurechnende Artikel vor der Abrechnung bereits in Verträge übernehmen.

Rechnungen aus Lieferscheinen #

Die Abarbeitung und Erstellung von Ausgangsrechnungen kann auch über den Weg vom Auftrag zum Lieferschein zur Ausgangsrechnung bzw. vom Vertrag zum Lieferschein zur Ausgangsrechnung erfolgen. Automatismen sind hier zwischen dem Lieferschein und der Ausgangsrechnung nicht vorgesehen. Gerade für Unternehmen, die weniger mit wiederkehrenden Rechnungen anhand von Verträgen sondern eher mit Aufträgen und Lieferungen arbeiten ist diese Erstellung und Abrechnung gelieferter Ware optimaler.

Rechnungen aus Verträgen #

Es besteht die Möglichkeit, diese ist im Fall von wiederkehrenden Abrechnungen zu favorisieren, automatisierte Ausgangsrechnungen anhand von Vertragsserien erzeugen zu lassen. Dafür muss im Vertrag eine Serie hinterlegt werden, über welche automatisiert die Ausgangsrechnungen im gewünschten Status zwischen 0 – In Bearbeitung bis 3 – Versendet und gebucht angelegt werden. Informationen zur Einstellung finden Sie unter Vertragsserien und automatisierte Rechnungserstellung. Der Vertrag muss sich dazu immer im Bearbeitungsstand 3 – Aktiviert befinden und im Feld Vorgangsart Ausgangsrechnung oder Bitte wählen ausgewählt sein.

Bei der Rechnungserstellung werden Intervalle, wie einmalig oder monatlich, quartalsweise, jährlich etc. berücksichtigt. Einmalig abzurechnende Artikel werden nur einmalig automatisiert in eine Ausgangsrechnung übernommen. Der Status der Abrechnung zeigt sich in der Spalte Abgerechnet durch einen waagerechten Strich (in Vorgang übernommen) oder einen Haken (abgerechnet und gebucht). Somit werden diese Artikel nicht mehrfach abgerechnet. Artikel mit anderen Abrechnungsintervallen erhalten ebenfalls die Abrechnungsmerkmale, werden aber anhand der Einstellung der Vertragsserie in weiteren Ausgangsrechnungen übernommen.

Die Artikelliste im Überblick #

Artikelfelder #

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen verschiedene System-Felder zur Verfügung. Dabei werden verschiedene Angaben auf unterschiedlichen Registerkarten vorgenommen. Die Ansichten zwischen einem Stammartikel und einem Posten in den Modulen sowie deren Registerkarten sind individuell einstellbar.

Artikel bearbeiten #

Auf der Registerkarte Artikel bearbeiten finden Sie die grundlegenden Angaben zum Posten.

Buchungskonten #

Fachwissen

Die Registerkarte Buchungskonten zeigt die spätere Zuordnung dieses Postens für die Verbuchung innerhalb von Vorgängen. Dabei werden die Konten automatisch auf Basis der Voreinstellungen vorbelegt, sofern in Ihrem System die Buchhaltung aktiviert ist. Diese Buchungskonten können bei Bedarf verändert werden, wenn man zuvor über das Feld Buchungskonten angeben die Bearbeitung aktiviert hat.

Es werden hier immer die aktuellen Buchungskonten aus den verschiedenen Quellen (Steuersatz, Warengruppe, Artikel) geholt, welche zum Zeitpunkt der Verbuchung innerhalb eines Vorgangs eingestellt waren. Dies trifft auch zu, wenn Sie das Feld wieder deaktivieren. Abweichende Buchungskonten werden nur bei aktivierter Eingabe gesondert angesprochen.

Verknüpfungen #

Diese Registerkarte ist bereits die erste selbst änderbare Registerkarte für die Posten. Der Name sowie die darauf abgebildeten Felder können von Ihrer Ansicht abweichen.

Einzelne Posten eines Vorgangs können sich auf verschiedene verknüpfte Objekte beziehen, welche Sie ggf. später auswerten oder sogar in Dokumenten angeben wollen. Über die Registerkarte Verknüpfungen können entsprechende Objekte ausgewählt werden. Bitte beachten Sie dabei folgende implementierte Besonderheiten, welche Ihnen gerade die Verknüpfungsfelder für Objekte gelegentlich freigeben oder sperren.

Farbliche Anzeige der Artikel #

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Je nach Status können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

Farbe	Beschreibung
Schwarz	Im Bearbeitungsstand 0 – in Bearbeitung wird ein Standardartikel so dargestellt. Ab Bearbeitungsstand 1 – Erstellt kann es sich auch um einen deaktivierten oder später aktualisierten Artikel aus der Artikelverwaltung handeln. Durch die von Ihnen gewünschte Verwendung in einem aktiven Vertrag oder gültigem Angebot, wird dieser als „Standardartikel“ betrachtet.
Rot	Ein eigener Sonderposten, Artikel der Artikelliste mit Ihren Änderungen zum Sonderposten und eingefügte Zeilen werden generell rot dargestellt. Dabei ist der Bearbeitungsstatus egal.
Orange	Nur im Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung werden Artikel Ihrer Artikelverwaltung orange angezeigt, wenn diese zwischenzeitlich im Original geändert wurden.
Grau	Dieser Artikel ist nicht mehr verfügbar oder soll ggf. nicht mehr verwendet werden und wird als deaktivierter Artikel grau eingefärbt. Bei der Übergabe von Artikeln aus einem Angebot zu einem Auftrag und weiter in einen Vertrag, erfüllt die Farbe gleichzeitig die Anzeige bereits übergebener Artikel.

Artikel hinzufügen, bearbeiten und löschen #

Über den Button Artikel hinzufügen in der Artikelliste der Ausgangsrechnung, öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der STRG -Taste und klicken Sie auf Einfügen. Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button Einfügen und Schließen werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch.

Einfügen von Sonderposten #

Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button Sonderposten hinzufügen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf Speichern. Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung der Ausgangsrechnung wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.

Bearbeitung von Artikeln #

Verschiedene Details Ihrer Artikel lassen sich direkt anpassen. Teilweise entstehen dabei automatisch Sonderposten. Änderungen an Menge, Rabatt und Lieferant erfordern hingegen keinen Sonderposten.

Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Posten machen oder über das Kontextmenü auf den Punkt Öffnen klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen in den Feldern Menge, Lieferant, Rabatt, Optional, Drucken und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf Speichern übernommen. Befindet sich der geänderte Posten in einer Gruppe, wird auch deren Summe neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge, Originalpreis, Einzelpreis (netto) oder Einzepreis (brutto) des gewünschten Artikels, nehmen Sie direkte Einträge vor. Änderungen am Original, wie den Einzelpreisen erzeugen automatisch einen Sonderposten.

Den Bearbeitungsmodus verlassen Sie durch Klick auf eine andere Position oder Enter. Damit wird die Aktualisierung der Berechnung angestoßen.

Sonderposten aus Artikeln #

Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Artikel hinzufügen Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen. Sofort werden die gesperrten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch Speichern übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung der Ausgangsrechnung durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden automatisch nach dem Speichern gesetzt.

Leistungsdatum und Leistungszeiträume #

Je nach Verwendung können Sie fixe oder flexible Leistungszeiträume je Artikel festlegen. In der Regel nutzen Sie gerade bei wiederkehrenden Abrechnungen über Verträge oder Serienaufträge, flexible Leistungszeiträume auf Basis hinterlegter Formeln. Diese Formeln müssen zuvor durch einen Administrator über die Moduleinstellungen der Artikelverwaltung und Warengruppen gepflegt werden.

TecArt liefert eine Standardliste mit den hier aufgeführten Formeln aus. Dabei bezieht sich die Bezeichnung immer auf das jeweilige Objekt in welchem die Angabe vorgenommen wird. Schreiben Sie beispielsweise eine Rechnung aus einem Vertrag am 12. des Monats mit der Auswahl des Leistungsdatum vom Datum letzte Rechnung +1 Tag, und dieses entsprach dem 25. des Vormonats. Erzeugen Sie zwischenzeitlich manuelle Rechnung ohne Bezug auf diesen Vertrag am 20. des Monats, hat dies keine Auswirkung auf die nächste Rechnungsstellung des Vertrages. Hier ist weiterhin gewählt Datum letzte Rechnung +1 Tag und die neue Rechnung erhält automatisch wieder den 25. des aktuellen Monats und nicht den 21. in Bezug auf die letzte Rechnung.

Kann keine letzte Rechnung für einen Auftrag oder Vertrag ermittelt werden, wird auf das Beginn-Datum des Auftrags/Vertrags zurückgegriffen. Welches Datum letztendlich ermittelt wurde, sehen Sie, wenn Sie einen Vorgang zur Prüfung geben. In diesem Moment wird das Datum ermittelt und fest eingeschrieben. Hierbei haben Sie die Möglichkeit das Datum individuell abzuändern.

Bezeichnung	Formel	Beispiel
Datum letzte Rechnung -1 Tag	last_invoice-day	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 30.06.
Datum letzte Rechnung	last_invoice	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 01.07.
Datum letzte Rechnung +1 Tag	last_invoice+day	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 02.07.
Nächstes Monatsende nach letzter Rechnung	month_end(last_invoice)	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 20.07. Neues Datum ist der 31.07.
Nächster Monatsanfang nach letzter Rechnung	month_start(month_end(last_invoice)+day)	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 20.07. Neues Datum ist der 01.08.
Aktuelles Datum -1 Tag	now-day	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das Datum von gestern gewählt.
Aktuelles Datum	now	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das aktuelle Datum gewählt.
Aktuelles Datum +1 Tag	now+day	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das Datum von morgen gewählt.
Nächstes Monatsende nach aktuellem Datum	month_end(now)	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird vom aktuellen Datum ausgegangen. (z.B. 20.07.) Neues Datum ist der 31.07.
Nächstes Monatsende nach nächster Rechnung	month_end(next_invoice)
Nächster Monatsanfang nach nächster Rechnung	month_start(month_end(next_invoice)+day)
Nächster Monatsanfang nach aktuellem Datum	month_start(month_end(now)+day)	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird vom aktuellen Datum ausgegangen. (z.B. 20.07.) Neues Datum ist der 01.08.
Datum nächste Rechnung	next_invoice
Datum nächste Rechnung -1 Tag	next_invoice-day
Datum nächste Rechnung +1 Tag	next_invoice+day

Beispiel: Zusammenführen von Vorgängen

Sie haben zwei oder mehr unterschiedliche Verträge mit unterschiedlichen Beginn-Daten und Artikelposten. Für diese Verträge wurden bisher noch keine Rechnungen (Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung) erstellt.
Die Angaben für die Leistungszeiträume wurden wie folgt gesetzt:

• Beginn: Datum letzte Rechnung – 1 Tag
• Ende: Datum letzte Rechnung

Das Beginn-Datum bezieht sich in diesem Fall auf auf das Beginn-Datum des Vertrages, da noch keine Rechnung existiert.

Im Anschluss wird für jeden Vertrag eine Rechnung erzeugt und diese anschließend zu einer einzigen Rechnung zusammengeführt. Dabei werden die Verknüpfungen der ursprünglichen Verträge auf die Posten der Verträge übertragen. Die Berechnung des Leistungszeitraums bezieht sich weiterhin auf das Beginn-Datum des Vertrages.

Alle folgenden Rechnungen beziehen sich in diesem Fall auf das Datum der letzten Rechnung und nicht mehr auf das Beginn-Datum des jeweiligen Vertrages.

Einfügen von Zeilen #

Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandszeile einzufügen, klicken Sie auf den Button Zeile hinzufügen. Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Über die Angabe im Feld Intervall definieren Sie die Häufigkeit der Ausgabe, wie bei den Posten auch. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.

Artikel aktualisieren #

Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere sichtbare und auch unsichtbare Feld der Artikel betreffen.

Über das Kontextmenü können Sie bei Bedarf den/die markierten orangefarbenen Artikelposten aktualisieren. Öffnen Sie den Posten, befindet sich hinter möglicherweise geänderten Werten der Button . Klicken Sie diesen nur hinter diesem Feld, wird nicht der gesamte Posten aktualisiert sondern nur dieser eine Wert. Auch im geöffneten Postenfenster können Sie den -Button neben dem Speichern klicken, um alle geänderten Daten anzupassen.

Nach einer kompletten Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt, andernfalls weiterhin orange. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status des Vorgangs, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als „Standard“ verwendet.

Löschen von Artikeln #

Nur im Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf Löschen oder über die Entf-Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf-Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Bearbeitungsstand besitzen, müssen Sie dieses in den Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung zurückweisen. Die Option dazu finden Sie über den Button Arbeitsablauf .

In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

Gruppierung von Artikeln #

Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B., um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt, um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, verschieben Sie diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

Gruppe erzeugen #

Mit Hilfe des Button Gruppenzeile einfügen öffnet sich ein Fenster in dem Sie Menge, Bezeichnung, Steuersatz, Rabatt, Nicht skontierbar, Intervall, Optional und Artikelbeschreibung für die nähere Beschreibung der Gruppe eintragen können.

Der Gesamtpreis einer Gruppe errechnet sich immer automatisch anhand der Einzelpreise, Rabatte und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf Speichern werden drei Zeilen Gruppenbeginn mit der Gruppennummer, Ihre Bezeichnung und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag&Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden.

Steht hingegen die Gruppenbezeichnung darunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.

Drucken und alles Drucken #

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuern die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer darauf, dass bei verschiedenen Kombinationen mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

Beschreibung	Drucken	Alles drucken	Ergebnis
Artikel eingefügt in Gruppe			Artikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreise werden für diesen Artikel ausgegeben. Wählen Sie nicht für alle Artikel diese Optionen aus, kann es vorkommen, dass die ausgegebenen Einzelpreise am Ende nicht die Summe der Gruppenzeile ergeben.
			Nur die Beschreibungen der Einzelartikel werden ausgegeben. Zusatzinformationen könnten nur in Textform über Variablen ausgelesen werden.
			Keine Information zu diesen Artikeln wird für den Druck verwendet.
Gruppenzeile		nicht verfügbar	Die eingetragenen Informationen der Gruppenzeile werden für den Druck ausgegeben, wie für einen einzelnen Artikel außerhalb der Gruppen auch.
		nicht verfügbar	Keine Information der Gruppenzeile wird für den Druck verwendet. Verwenden Sie dieses Szenario in Verbindung mit dem ersten Szenario, werden die Einzelartikel wie gewohnt ausgegeben und die Gruppierung dient Ihnen lediglich zur besseren Übersicht ohne weitere Funktion.

Rabatte und optionale Artikel #

Das TecArt CRM bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu gewähren. So können Sie für einzelne Artikel als auch für Gruppen individuelle prozentuale oder monetäre Rabatte eintragen. In verschiedenen Vorgängen können Sie darüber hinaus auf den gesamten Betrag einen Rabatt hinterlegen.

Rabatte können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden. So sind auch Rabatte auf bereits rabattierte Artikel möglich, indem Sie um den Artikel eine Gruppe bilden und die Gruppe ebenfalls rabattieren.

Es gibt die Möglichkeit, in der Ausgangsrechnung einen Artikel als optionalen Artikel zu deklarieren. Hierzu öffnen Sie den Artikel im entsprechenden Vorgang. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen Optional . In Verbindung mit der optionalen Artikelschleife, können Sie parallel zu Ihren errechneten Preisen weitere Artikel (optionale Artikel) ausgeben. Optionale Artikel werden demnach nicht bei der Berechnung für den Netto- und Bruttopreis bei einmaligen Artikeln oder Artikel mit Intervall herangezogen.

Bearbeiten von Ausgangsrechnungen #

Einfache Bearbeitung bestehender Rechnungen #

Um eine bereits bestehende Rechnung zu bearbeiten, öffnen Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü und betätigen den Button Bearbeiten. Die Ausgangsrechnung wechselt daraufhin in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können. Sobald Sie mit den Einträgen zufrieden sind, beenden Sie den Bearbeitungsmodus über Speichern beenden. Die Möglichkeit der Bearbeitung steht in den Bearbeitungsständen 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zur Verfügung. Ab Status 3 – Versendet und gebucht können aus rechtlichen Gründen generell keine Änderungen mehr vorgenommen werden, mit Ausnahme von nicht GoBD-relevanten Feldern.

Im Status 0 – In Bearbeitung ist die generelle Bearbeitung aller Bereiche innerhalb der Rechnung möglich. Hierzu zählen auch Änderungen in den Artikeln, Mengen oder Artikelbeschreibungen. Ab dem Status 1 – Erstellt ist ggf. nur noch die Änderung der Kopfdaten der Rechnung möglich ohne diese jeweils Zurückweisen zu müssen. Dieses Recht kann jedoch auch eingeschränkt sein. In dieser Abhängigkeit ist daher der Button Bearbeiten auch nicht immer sichtbar.

Massenbearbeitung #

Die Massenbearbeitung ist nur über die Listenansicht der Ausgangsrechnungen möglich.

Zusammenführen von Ausgangsrechnungen #

Das Rechnungsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Ausgangsrechnungen im Status 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zu einer Ausgangsrechnung zu vereinen. Beachten Sie bitte, dass nur Ausgangsrechnungen zusammengeführt werden können, die dem gleichen Kontakt sowie Rechnungskonto zugeordnet sind. Dabei werden auch einzelne Ansprechpartner unterschieden. Die Zusammenführung der Ausgangsrechnungen ist in der Regel nur dann sinnvoll, wenn Sie diese mit Artikeln erstellen.

Wählen Sie für die Rechnungszusammenführung in der Übersicht die gewünschten Ausgangsrechnungen mit gedrückter Strg-Taste bzw. der Shift-Taste aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Zusammenführen. Es öffnet sich nun ein neues Ausgangsrechnungsfenster in welches Ihre Artikel der unterschiedlichen Ausgangsrechnungen zusammengeführt werden. Weiterhin werden auch die gleich lautenden Daten, wie die Kontaktdaten, Rechnungskonten oder Projektdaten, übernommen. Die Datensätze, aus denen Sie Ausgangsrechnung erstellt haben, werden dabei nicht gelöscht. Es stehen Ihnen alle Optionen zur Verwendung oder Änderung offen.

Nutzung von zusätzlichen Druckvorlagen #

Wurden über die Feldverwaltung Felder vom Typ Drop-Down-Liste Drucklayout angelegt, so können pro Ausgangsrechnung eine oder mehrere vom Standard abweichende Vorlagen zur Erstellung der Dokumente ausgewählt werden. Öffnen Sie hierzu Ihre Ausgangsrechnung und wählen Sie Bearbeiten. Die verfügbaren Vorlagen bzw. Listenwerte werden Ihnen nach dem Klick auf das entsprechende Dropdownfeld-Drucklayout angezeigt. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten und Speichern Sie die Änderungen anschließend. Bei Erstellung des Dokumentes oder Vorschaudokuments werden nun die ausgewählten Vorlagen genutzt.

Zahlungsausgleich #

Alle Details zum Eintragen der Zahlungen und den besonderen Fällen, wie Verbuchungen, Umbuchungen, Überzahlungen und Änderungen, finden Sie detailliert unter Zahlungen und Buchungen anlegen, ändern und löschen.

Mahnungen erstellen #

Hier und da ist es leider erforderlich so manchen Kunden an seine Pflichten zu erinnern. Auch für diese Fälle können Sie das TecArt CRM nutzen. Die genaue Funktionsweise, automatische Vorgänge, Zahlungen etc. beschreiben wir Ihnen detailliert unter Mahnungen erstellen, bearbeiten und löschen.

Bearbeitungsstände und Aktionen #

Im Rechnungsmodul existieren ein Workflow und verschiedene Automatismen, welche je nach Einstellungen auch parallel oder im Zusammenspiel mit Ihren Prozessen funktionieren können. Der Workflow an sich beschreibt das integrierte 2- bis 6-Augen-Prinzip innerhalb der Ausgangsrechnungen. Über diesen können in den verschiedenen Bearbeitungsständen individuelle Rechte dafür sorgen, dass Mitarbeiter nur bestimmte Stufen ausführen dürfen oder automatische Abläufe Stufen überspringen oder ausführen können.

Weitere automatische Abläufe finden bei der Erstellung der Ausgangsrechnung anhand bestehender Verträge oder Aufträge statt.

Weiterhin gibt es Abläufe beim Zahlungsabgleich, welche manuell oder automatisiert durchgeführt werden können, bis hin zu daraus resultierenden Besonderheiten, wie der Überzahlung einer Rechnung. Darüber hinaus können weitere automatische Abläufe für Mahnungen greifen oder Daten an Gutschriften und Lieferscheine übergeben werden.

Die Bearbeitungsstände #

Bearbeitungsstand	Beschreibung
0 – In Bearbeitung	Dieser Status ist der Erstellungsstatus für manuell erzeugte Ausgangsrechnungen. Artikel können eingefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Die Ausgangsrechnung wird in diesem Status bearbeitet, kalkuliert und strukturiert. Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen oder verändern können. Mehrere Rechnungen an denselben Empfänger und unter der Voraussetzung derselben Zahlungsbedingungen, können zu einer Rechnung zusammengefasst werden. Nach der Fertigstellung wird die Rechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführt. In der Regel ist dies Zur Prüfung. Dadurch wechselt der Status zu 1 – Erstellt. Durch andere Abläufe kann der Bearbeitungsstand auch in die Status 2 – Geprüft oder 3 – Versendet und gebucht wechseln. Gleichzeitig wird je Folgeschritt, die Rechnungsvorschau bzw. die Rechnung erzeugt. Sollte der Rechnungsbetrag negativ sein, erscheint ein Warnhinweis, welcher es Ihnen ermöglicht, die negative Rechnung in eine Gutschrift zu wandeln. Im Fall der Zusammenführung von mehreren Rechnungen könnte am Ende ein positiver Betrag herauskommen und daher sind diese in diesem Status möglich.
1 – Erstellt	In diesem Status kann die erstellte Ausgangsrechnung geprüft werden. Änderungen an Artikeln und der Strukturierung sind nicht möglich. Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese prüfen können. Werden falsche Daten festgestellt und sind entsprechende Anpassungen notwendig, können Sie mit Hilfe des Buttons Zurückweisen, auf den Status 0 – In Bearbeitung zurückspringen. Sind keine Änderungen notwendig, können Sie die Ausgangsrechnung in den nächsten Bearbeitungsschritt überführen. In der Regel ist dies Geprüft. Dadurch wechselt der Status zu 2 – Geprüft. Durch andere Schrittfolgen kann der Status auch 3 – Versendet und gebucht sein. Weiterhin erscheint im Unterregister Artikelliste der Button Gutschrift, sodass auf Basis der Artikel dieser Rechnung neue Gutschriften erstellt werden können. Bei Rechnungskorrekturen, also Storno-Rechnungen, wird der Button nicht angezeigt.
2 – Geprüft	Die Ausgangsrechnung und das Dokument können einer letzten Kontrolle unterzogen werden. Wieder kann die Ausgangsrechnung mit Hilfe des Buttons Zurückweisen auf den Status 0 – In Bearbeitung zurückgesetzt werden. Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen, damit Sie diese abschließend prüfen und versenden können. Der Automatismus für den automatischen Rechnungsversand von Onlinerechnungen wird nur in diesem Status ausgeführt. Dabei werden alle Rechnungen mit dem aktuellen oder zurückliegenden Rechnungsdatum versandt, die vor dem Start des Automatismus in diesem Status waren. Später in diesen Status überführte Rechnungen oder Rechnungen mit zukünftigem Rechnungsdatum, werden erst mit dem nächsten Lauf oder dem Erreichen des gewünschten Rechnungsdatums automatisch versandt. Papierrechnungen werden generell ignoriert und müssen von Ihnen versandt werden. Auf der Registerkarte Artikelliste werden zusätzlich die Button Gutschrift, Lieferschein und Neue Rechnung angezeigt. Auf Basis der Artikel dieser Rechnung können, Gutschriften, Lieferscheine oder neue Ausgangsrechnungen erzeugt werden. Durch Markierung einzelner Artikel können Sie auch Teilgutschriften, Teillieferscheine oder Teilrechnungen erstellen. Das Rechnungsdatum wird beim Abschluss der Prüfung automatisch kontrolliert, sodass Rechnungen weder vor- noch zurückdatiert werden können.
3 – Versendet und gebucht	Beim Übergang des Bearbeitungsstands in diesen Status werden die Rechnungsdokumente auf Basis der vorher getätigten Einstellungen und Artikel erzeugt und unter dem Reiter Dokumente abgelegt. Gleichzeitig wird die Rechnungsnummer automatisch vergeben, ggf. das Rechnungsdatum auf den aktuellen Tag und die damit verbundenen Zahlungsfristen angepasst sowie mögliche Buchungen durchgeführt. Wenn Onlinerechnung oder E-Rechnung(ZUGFeRD) im Rechnungskonto aktiviert und entsprechende Einstellungen in der Administration vorgenommen wurden, öffnet sich automatisiert eine neue E-Mail mit der erstellten PDF-Rechnung im Anhang, adressiert an die im Rechnungskonto eingetragene E-Mail-Adresse. Der Versandvorgang einer Onlinerechnung kann manuell über den Button Versenden auch nachträglich ausgelöst werden, sollte sich das Fenster mal nicht beim Erstversand öffnen, versehentlich weggeklickt werden oder Ihr Kunde eine erneute Zustellung wünschen. Über den Button Dokument erstellen kann jederzeit auf der Basis der Grunddaten der Ausgangsrechnung ein neues Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung mal fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen. Dabei werden immer die gespeicherten Originaldaten verwendet. Automatisch erzeugte Rechnungen können diesen Status annehmen. Diese wurden entweder aus dem Status 2 – Geprüft oder aufgrund der Einstellungen ohne weitere Prüfung versandt und gebucht (automatische Erstellung und Versand). Papierrechnungen müssen Sie im Fall des automatischen Versands manuell versenden und drucken, im Fall des automatischen Erzeugens im Status 3 – Versendet und gebucht nur noch drucken. Da eine versendete Ausgangsrechnung rechtskräftig ist, kann diese nicht mehr verändert werden. Im Unterregister Artikelliste kann es anhand eingegangener Zahlungen entweder den Button Storno (noch keine Zahlung eingegangen) oder Gutschrift (Teilzahlung eingegangen) geben. Über Storno erstellen Sie einen Vorgang zur Stornierung der gesamten Ausgangsrechnung. Sollte bereits ein Zahlungsfluss stattgefunden haben, können Sie über Gutschrift Teile oder die gesamte Ausgangsrechnung gutschreiben. Beide Varianten können automatische Verrechnungen/Buchungen mit der Ausgangsrechnung erzeugen. Weiterhin können Lieferscheine oder eine Neue Rechnung auf Basis der Artikeldaten erzeugt werden. Darüber hinaus haben Sie nun die Möglichkeit, eine oder mehrere Zahlungen aus der Ausgangsrechnung heraus über den Button Zahlung einzutragen. Wurde der Gesamtbetrag beglichen, wechselt die Rechnung in den Status 4 – Bezahlt. Ist der Zahlungsstichtag erreicht bzw. überschritten und es konnte kein vollständiger Zahlungsausgleich verzeichnet werden, erscheint im oberen Bereich der Button Mahnen und die Ausgangsrechnung wird innerhalb dieses Status rot eingefärbt. Wurde die Ausgangsrechnung gemahnt, wechselt der Bearbeitungsstand in 5 – Angemahnt.
4 – Bezahlt	Die Ausgangsrechnung wurde vollständig beglichen. Sie haben in diesem Bearbeitungsstand die Möglichkeit über Versenden, im Fall einer Onlinerechnung, das Rechnungsdokument noch einmal an den entsprechenden Empfänger via E-Mail zu schicken. Über den Button Dokument erstellen kann jederzeit auf der Basis der Grunddaten der Ausgangsrechnung ein neues Dokuments initiiert werden, wenn bspw. die Ersterstellung mal fehlschlug oder Fehler in der Druckvorlage vorlagen. Dabei werden immer die gespeicherten Originaldaten verwendet. Darüber hinaus können auch weitere Zahlungen aus der Ausgangsrechnung heraus über den Button Zahlung eingetragen werden, wenn beispielsweise versehentlich eine Überzahlung durch Ihren Kunden stattgefunden hat. Dieser Button wird aber nicht genutzt, wenn Sie teile der Rechnung gutschreiben möchten oder sich versehentlich im Zahlbetrag vertan haben. In diesen Fällen wird eine Gutschrift erstellt bzw. die Zahlung selbst einfach im Betrag korrigiert. Weiterhin können Sie aus der Rechnung heraus weiterhin eine Gutschrift, einen Lieferschein oder eine Neue Rechnung aus der bezahlten Ausgangsrechnung erzeugen.
5 – Angemahnt	Der Zahlungsstichtag wurde überschritten und für die Ausgangsrechnung wurde eine Mahnung erstellt und versandt. In diesem Status haben Sie die Möglichkeit, eine Zahlung oder Anzahlung analog dem Status 3 – Versendet und gebucht einzutragen. Es kann vorkommen, dass beim Ausgleich des gesamten Rechnungsbetrages auf die Ausgangsrechnung dennoch kein Ausgleich durchgeführt wird, wenn Sie die Rechnung mit Mahngebühren angemahnt haben. In diesem Fall wird automatisch die Mahngebühr abgezogen und der Restbetrag als Teilzahlung angezeigt. In der Mahnung selbst, wird der eingezahlte Betrag inkl. der Mahngebühr dargestellt. Möchten Sie auf die fällige Mahngebühr verzichten, müssen Sie ggf. die Mahnung stornieren. Dabei erfolgt eine automatische Umbuchung des stornierten Betrages auf die Ausgangsrechnung und somit der Zahlungsausgleich. Weiterhin können Sie einen Lieferschein oder eine Neue Rechnung aus der bezahlten Ausgangsrechnung erzeugen. Für die gemahnte Ausgangsrechnung kann nicht direkt eine Stornorechnung bzw. eine Gutschriften erstellt werden. Möchten Sie dies tun, müssen Sie zuvor die Mahnung stornieren.
6 – Storniert	Ausgangsrechnungen können nur im Status 3 – Versendet und gebucht storniert werden, wenn es noch keine Zahlung auf die Ausgangsrechnung gab. Die Ausgangsrechnung wechselt automatisch in den Status, sobald die Stornorechnung verbucht wird. Durch den automatischen Abgleich wechselt die Stornorechnung direkt in den Status 4 – Bezahlt. In diesem Bearbeitungsstand ist die Anlage für einen neuen Lieferschein oder eine Neue Rechnung möglich.
7 – Abgeschrieben	Die Ausgangsrechnung wechselt in den Bearbeitungsstand 7 – Abgeschrieben, wenn die dazugehörige Mahnung den Status 7 – Uneinbringlich erreicht hat. In diesem Arbeitsschritt der Ausgangsrechnung ist weiterhin die Anlage für einen neuen Lieferschein oder eine Neue Rechnung möglich. Sollten eventuelle Zahlungen erfolgen, sind die Eintragungen nur über die zugehörigen Mahnungen möglich.
8 – Abgelöst mit Schlussrechnung	Eine Abschlagsrechnung wechselt in den Bearbeitungsstand 8 – Abgelöst mit Schlussrechnung, wenn der Gesamtauftrag in eine Schlussrechnung überführt wird. Dabei wird die Schlussrechnung wie eine klassische Ausgangsrechnung dargestellt und verwendet.

Der Button Bearbeiten #

Je nach Berechtigung ist der Button Bearbeiten in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 – In Bearbeitung, wenn man Ausgangsrechnungen erstellen und bearbeiten darf. Wird die Rechnung in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Ausgangsrechnungen immer bearbeiten dürfen.

Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 – Erstellt und 2 – Geprüft. Ab Status 3 – Versendet und gebucht sind Rechnungen nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button Bearbeiten ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Ausgangsrechnungen konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet, kann man ausschließlich diese Felder ändern ohne die GoBD zu verletzten.

Übergabe von Informationen an andere Vorgänge #

Aus den Ausgangsrechnungen können Sie Vorgänge, wie Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften oder weitere Ausgangsrechnungen erstellen. Dabei können einzelne Artikel oder alle Artikel dieses Vorgangs über das Unterregister Artikelliste ab dem Bearbeitungsstand 2 – Geprüft erstellt werden. Die Daten des Kontakts, das zugehörige Rechnungskonto sowie die Daten der jeweiligen Artikel werden in den neuen Vorgang überführt.

Mahnungen können erst im Status 3 – Versendet und gebucht und bei überschrittenem Zahlungsstichtag aus der Ausgangsrechnung heraus angelegt werden. Sobald die Mahnung den Bearbeitungsstand 3 – Versendet erreicht hat, wechselt auch der Status der Ausgangsrechnung automatisch in 5 – Angemahnt. Mahnungen können auf der Basis der Ausgangsrechnungen auch automatisiert angelegt werden. Hierbei sind abweichende Einstellungen und Prozesse Ihres Unternehmens zu beachten.

Löschen von Ausgangsrechnungen #

Ausgangsrechnungen können nur bis zum Bearbeitungsstand 2 – Geprüft gelöscht werden. Ab dem Bearbeitungsstand 3 – Versendet und gebucht unterliegt die Ausgangsrechnung dem besonderen Schutz und kann nur noch buchhalterisch durch Folgeaktionen geändert, aber nicht mehr gelöscht werden.

Um eine Ausgangsrechnung zu löschen, markieren Sie in der Übersicht einen oder mehrere Datensätze und klicken Sie über das Kontextmenü auf Löschen. Diese Option werden Sie sicher auch dann häufiger anwenden, wenn Sie Ausgangsrechnungen über Zusammenführen erzeugen und im Nachgang die ursprünglichen Einzelrechnungen entfernen müssen. Alternativ öffnen Sie eine Ausgangsrechnung, wechseln in den Bearbeitungsmodus und klicken hier auf den Button Löschen. Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage mit Ok bestätigt haben, wird die Ausgangsrechnung gelöscht. Neben der Ausgangsrechnung werden auch die darin befindlichen Einzelposten entfernt.

Sonderfälle beim Umgang mit Ausgangsrechnungen #

Bruttorechnung #

Nettorechnung	Bruttorechnung
z.B. Autohaus, Onlinehandel, Dienstleistungen Menge E-Preis Netto E-Preis Brutto G-Preis Netto G-Preis Brutto 5 0,50 € 0,60 € 2,50 € 2,98 € 1 1,25 € 1,49 € 1,25 € 1,49 € Netto 3,75 € MwSt 0,71 € Brutto 4,46 €   Summe aller Nettobeträge zzgl. MwSt = Bruttobetrag	z.B. stationärer Handel, Baumarkt Menge E-Preis Netto E-Preis Brutto G-Preis Netto G-Preis Brutto 5 0,50 € 0,60 € 2,50 € 3,00 € 1 1,25 € 1,49 € 1,25 € 1,49 € Netto 3,75 € MwSt 0,74 € Brutto 4,49 € Summe aller Bruttobeträge abzügl. Summe aller Nettobeträge = MwSt

Storno einer Ausgangsrechnung #

Für den Fall einer fehlerhaften oder beanstandeten Rechnung, für die noch kein Geldfluss verzeichnet wurde, besteht die Möglichkeit diese zu stornieren. Sie machen eine Rechnungskorrektur und erhalten am Ende ein Rechnungsdokument mit einer eigenen Rechnungsnummer.

Ausgangsrechnungen können Sie nur im Status 3 – Versendet und gebucht stornieren. Sobald eine Ausgangsrechnung den Status 5 – Angemahnt erhalten hat, müssen Sie zuvor die Mahnung stornieren.

Für das Stornieren einer Ausgangsrechnung öffnen Sie diese und klicken auf den Button Storno im Register Artikelliste. Es öffnet sich eine neue Rechnung mit dem Betreff Rechnungskorrektur zur Rechnung NUMMER. In dieser wurden alle Posten der Ausgangsrechnung übernommen und die Menge der einzelnen Artikel entsprechend 1:1 reduziert mit einem Minus davor. Ebenfalls werden bereits befüllte Felder der Ausgangsrechnung mit in das Rechnungsstorno übernommen. Die Rechnungskorrektur wird sofort angelegt, d. h. Sie können diese nur entfernen, wenn Sie den Button Löschen betätigen.

Führen Sie die Prüfungen für die Rechnungskorrektur durch und verbuchen Sie diese direkt. Die Rechnungskorrektur wechselt nach dem Verbuchen direkt in den Bearbeitungsstand 4 – Bezahlt. Der Bearbeitungsschritt 3 – Versendet und gebucht wird übersprungen. Die eigentliche Ausgangsrechnung erhält automatisch den Status 6 – Storniert. Beide Rechnungen (Ausgangsrechnung und Rechnungskorrektur) gleichen sich automatisch aus. Die Rechnungskorrektur weist dabei die seltene Besonderheit eines negativen Rechnungsbetrages aus.

Bei Stornorechnungen erhalten Sie keine Warnhinweise aufgrund des negativen Betrages. Es lassen sich ebenfalls keine Änderungen an den Posten vornehmen.

Gutschrift einer Ausgangsrechnung #

Gutschriften und Teilgutschriften sind für Ausgangsrechnungen in den Status 3 – Versendet und gebucht, 4 – Bezahlt und 5 – Angemahnt möglich, wenn mindestens eine Teilzahlung auf eine Ausgangsrechnung eingegangen ist. Im Fall von 4 – Bezahlt wurde die gesamte Ausgangsrechnung bereits beglichen.

Die Gutschrift für bestimmte oder alle Posten Ihrer Ausgangsrechnung erzeugen Sie in den benannten Fällen über die Registerkarte Artikelliste und den Button Gutschrift. Hierbei werden nur die markierten Artikel der Liste (Teilgutschrift), oder im Fall keiner Markierung, alle Artikel in die Gutschrift übernommen. Die Mengen und Artikel können Sie in der Gutschrift selber verändern.

Sobald die Gutschrift in den Status 3 – Versendet und gebucht überführt wird, werden Ihnen verschiedene Optionen der Verbuchung angeboten. Diese Funktionen gelten auch, wenn sich die Ausgangsrechnung bereits im Status 5 – Angemahnt befindet.

1. Gutschrift eines Teilbetrages, der dem offenen Posten der Ausgangsrechnung entspricht
   • Die Gutschrift erhält den Status 4 – Bezahlt
   • Die Ausgangsrechnung erhält den Status 4 – Bezahlt
2. Die Gutschrift entspricht der gesamten bereits beglichenen Ausgangsrechnung
   • Die Ausgangsrechnung bleibt auf dem Status 4 – Bezahlt
   • Die Gutschrift befindet sich im Status 3 – Versendet und gebucht und wird erst ausgeglichen, wenn Sie die Zahlung getätigt haben.
3. Der Gutschriftenbetrag ist größer dem offenen Posten der Ausgangsrechnung
   • Die Ausgangsrechnung erhält den Status 4 – Bezahlt
   • Die Gutschrift befindet sich im Status 3 – Versendet und gebucht und behält einen offenen Posten und wird erst ausgeglichen, wenn Sie die Zahlung getätigt haben.
4. Der Gutschriftenbetrag ist kleiner dem offenen Posten der Ausgangsrechnung
   • Die Ausgangsrechnung bleibt im Status 3 -Versendet und gebucht und wartet auf den Ausgleich durch weitere Gutschriften oder Zahlungen.
   • Die Gutschrift befindet sich im Status 4 – Bezahlt, wenn der Betrag auf die Ausgangsrechnung umgebucht wurde.
   • Der offene Posten der Ausgangsrechnung wurde um den Betrag der Gutschrift verringert.

Gutschrift einer Position mit Verrechnung in nächster Ausgangsrechnung #

Sie möchten einem Kunden eine Postion gutschreiben und diese mit einer der folgenden Ausgangsrechnungen verrechnen. Dies sollten Sie ausschließlich dann machen, wenn sich die Ausgangsrechnung bereits im Status 4 – Bezahlt befindet.

Die genaue Vorgehensweise hängt eng mit vorübergehenden negativen Ausgangsrechnungen zusammen und wird dort im Detail beschrieben.

Negative Ausgangsrechnungen #

Im Normalfall einer Ausgangsrechnung gibt es keine negativen Rechnungen. Negative Rechnungen kann es jedoch in den besonderen Fällen einer Rechnungskorrektur bzw. einer Stornorechnung oder zum Zeitpunkt der Erstellung einer neuen Ausgangsrechnung geben. Daher wird innerhalb des TecArt CRM unterschiedlich mit negativen Ausgangsrechnungen umgegangen.

In diesem Beispiel erklären wir Ihnen den Umgang mit einer negativen Ausgangsrechnung.

Beispiel: Sie berechnen eine regelmäßige Leistung monatlich im Voraus und Ihr Kunde hat die Möglichkeit eine Teilleistung noch zu ändern. Nun müssten Sie ggf. die gesamte Rechnung stornieren. Sollten der Rechnungsbetrag jedoch schon eingezogen oder bezahlt sein (4 – Bezahlt), könnten Sie den Teilbetrag gutschreiben oder auch in der nächsten Ausgangsrechnung verrechnen.

Damit Sie die Aufträge und Änderungen nicht bis zum nächsten Abrechnungszeitraum schieben müssen, können Sie bereits eine neue Rechnung auf Basis des gutzuschreibenden Postens erzeugen und verändern die Menge auf einen negativen Wert. Sie haben somit zunächst eine negative Rechnung angelegt. Dabei ist es unerheblich, ob Sie eine neue Rechnung, einen Artikel aus dem Vertrag, Auftrag oder der letzten Rechnung als Ausgangsgrundlage nutzen. Durch die negative Menge der nicht erbrachten Leistung wird der Rechnungsbetrag negativ.

Diese Rechnung können Sie in die weiteren Status überführen. Sie erhalten jeweils einen roten Warnhinweis ggf. eine Gutschrift aus der negativen Rechnung zu erzeugen. Klicken Sie hier Nein, bleibt die negative Rechnung erhalten und wird nicht in eine Gutschrift gewandelt.

Solange sich die negative Ausgangsrechnung in den Status 0 – In Bearbeitung oder 1 – Erstellt befindet, kann diese mit einer zukünftigen Ausgangsrechnung zusammengeführt werden. Ergibt sich aus der Summe der zusammengeführten Rechnungen wieder ein negativer Betrag, können Sie die Rechnungen noch immer in eine Gutschrift umwandeln. Im Fall eines positiven Gesamtbetrages haben Sie nun die Möglichkeit die Rechnung normal zu versenden.

Klicken Sie im Warnhinweis zur negativen Ausgangsrechnung und der Abfrage zur Erstellung einer Gutschrift auf Ja, wird die negative Ausgangsrechnung gelöscht und alle Mengen werden mit umgekehrten Vorzeichen in die Gutschrift überführt.

Die 0-Rechnung #

Eine Rechnung über 0,- €? Ja, so was kann vorkommen!

Durch besondere Umstände können sich Beträge aus Leistungen und Gutschriften aufheben. Dabei kann es zu einem Gesamtbetrag von 0,- € kommen. Abrechnen und gutschreiben möchten Sie ggf. eine Leistung, die aufgehoben wird und eine andere Leistung, welche neu hinzugekommen ist. Die Rechnung können Sie wie gewohnt anlegen und durchpflegen. Dabei durchläuft die Rechnung alle Bearbeitungsstände, erreicht aber nicht den Status 3 – Versendet und gebucht. Sie wird, da es zu keinem Zahlungsverkehr kommt, sofort in den Status 4 – Bezahlt gesetzt. Online-Rechnungen werden selbstverständlich versendet, Papierrechnungen müssen Sie besonders beachten und drucken.

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen #

Über das TecArt CRM können Sie Abschlags- bzw. Anzahlungs- und Schlussrechnungen erstellen. Voraussetzung hierfür sind Aufträge oder Verträge, welche besondere Pflegetätigkeiten benötigen. Die Begriffe Abschlagsrechnung bzw. Schlussrechnung sind hierbei nicht bindend, werden aber in vielen Fällen verwendet. Streng genommen, handelt es sich bei einer Schlussrechnung um eine normale Ausgangsrechnung, dessen zu zahlender Restbetrag um die bereits geleisteten Abschlagszahlungen gemindert wird. Dabei kann es sogar zu einer Gutschrift kommen. Wird in Ihrem System gebucht, werden die Beträge der Abschläge nicht auf die Erlöse gebucht, erst beim verbuchen der Schlussrechnung.

Abschlagsrechnung aus einem Auftrag #

Der Bearbeitungsstand eines Auftrags muss 3 – Erteilt sein. Wechseln Sie dann auf die untere Registerkarte Artikelliste und nutzen zur Abrechnung von einmaligen Positionen als Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung den Button Abschlagsrechnung unterhalb von Auftragsaktionen .

Abschlagsrechnung aus einem Vertrag #

Über Verträge können nur Abschlags- bzw. Schlussrechnungen erzeugt werden, wenn diese im Feld Fälligkeit das Merkmal einmalig haben. Verträge, welche Sie also via Serie abrechnen möchten und ebenfalls einmalige Posten enthalten können, können nicht mittels Abschlags- oder Schlussrechnung abgerechnet werden. Erstellen Sie in diesem Fall zwei Verträge mit unterschiedlichen Fälligkeiten. Weiterhin muss im Feld Vorgangsart zwingend der Eintrag Ausgangsrechnung ausgewählt sein. Befindet sich nun der Vertrag im Bearbeitungsstand 3 – Aktiviert, finden Sie auf der Registerkarte Artikelliste den Button Abschlagsrechnung.

Abschlagsrechnung erstellen #

Sofern die Bedingungen der oberen beiden Abschnitte erfüllt sind, wählen Sie in Aufträgen Auftragsaktionen und Abschlagsrechnung sowie in Verträgen nur Abschlagsrechnung. Eine Markierung von Posten ist nicht notwendig.

In der sich öffnenden Übersicht erhalten Sie den Überblick über alle einmaligen Posten (Abb. 1). Sollten ggf. in einem Auftrag Posten mit Intervallen (monatlich, Jährlich etc.) enthalten sein, werden diese nicht aufgelistet. Die Übersicht zeigt gleichzeitig, sollten bereits Abschlagsrechnungen geschrieben worden sein, einen Überblick über die bereits abgerechneten oder teilabgerechneten Posten (Abb. 2).

Markieren Sie nun die Posten, welche Sie in einer Abschlagsrechnung abrechnen möchten. Nutzen Sie für eine Mehrfachauswahl die Strg-Taste. Klicken Sie abschließend auf Neue Ausgangsrechnung.

Es öffnet sich ein Overlay mit verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten für Ihre Abschlagsrechnung. Das Fenster untergliedert sich dabei in den linken Bereich mit den Optionen und dem aktuellen Rechnungsbetrag sowie dem rechten Bereich mit den zuvor ausgewählten Posten.

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:

1. Abschlagsbetrag:
   Mit dieser Option wird der festgelegte Betrag auf alle rechts aufgeschlüsselten Posten als Abschlagsrechnung erstellt und im Hintergrund prozentual auf diese Posten aufgeteilt. Die Abrechnungsbeträge werden mit Hilfe von summenerhaltendem Runden berechnet.
2. Prozentualer Abschlag:
   Mit dieser Option wird der angegebene Prozentsatz vom ursprünglichen Preis des Postens abgerechnet. Die Abrechnungsbeträge werden mit Hilfe von summenerhaltendem Runden berechnet. Alternativ kann der Betrag auch auf Basis der offenen Beträge berechnet werden. Hierfür setzen Sie zusätzlich die Option Prozentualen Abschlag auf Basis der offenen Beträge berechnen
3. Individuelle Abschläge pro Posten:
   Legen Sie auf der rechten Seite individuell durch die Angabe eines Betrags, einer Menge oder eines Prozentsatzes die Abschlagsberechnung je Posten fest. Diese Option verbindet also die beiden oberen Optionen und erweitert sie darüber hinaus um die Menge von Posten.

Je nach gewählter Option und Berechnung wird der Rechnungsbetrag Ihrer Abschlagsrechnung individuell angepasst.

Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf Abschlagsrechnung erstellen. Die Abschlagsrechnung wird erstellt und das Fenster mit den Einstellungsmöglichkeiten geschlossen.

Die Posten der Abschlagsrechnung werden orange dargestellt. Dies begründet sich darin, dass die Posten noch immer Teil Ihrer Artikel sind, jedoch durch Änderungen der Preise oder prozentualer Abrechnung, sich Unterschiede zu den Ursprungsartikeln ergeben.

Abschlagsrechnungen weisen eine Besonderheit aus. Sie können die ausgewählten Posten selbst im Status 0 – In Bearbeitung nicht verändern, Posten entfernen oder andere Posten hinzufügen. Die enge Abhängigkeit mit dem Auftrag bzw. Vertrag und die spätere Erwartung einer Schlussrechnung verhindern weitere Posten. In Aufträgen können Sie maximal weitere Posten (z.B. variable Kosten) einpflegen und diese dann zur Abrechnung in einer Abschlagsrechnung bringen. Sollte die Abschlagsrechnung nicht Ihren Wünschen entsprechen, können Sie diese entweder komplett löschen und neu erstellen oder einen weiteren Abschlag direkt anlegen und mehrere Abschlagsrechnungen zu einer Abschlagsrechnung zusammenfassen.

Änderungen sind lediglich an den Leistungszeiträumen sowie auf den Registerkarten Buchungskonten und Verknüpfungen bzw. in eigenen Registern und Feldern möglich, solange diese nicht rechnungsrelevant sind.

Nehmen Sie ggf. noch Änderungen vor und Speichern Sie die Einstellungen.

Abschließend können Sie die Rechnung wie gewohnt versenden/verbuchen und ebenso stornieren/bezahlen/gutschreiben.

Sobald die Rechnung angelegt wurde, erweitern sich die Spalten im Fenster Abschlagsrechnung um die angelegten Ausgangsrechnungen (siehe Schritt 2). Haben Sie die Abschlagsrechnung versendet und gebucht, befindet sich zusätzlich die Rechnungsnummer in der Anzeige.

Sie können den Vorgang beliebig oft wiederholen, solange nicht alle Posten bereits abgerechnet wurden. Dann ist nur noch eine Schlussrechnung möglich.

Schlussrechnung erstellen #

Möchten Sie nun abschließend die Schlussrechnung erstellen, rufen Sie erneut über den Button Abschlagsrechnung die Funktion auf. Sie brauchen nun keine Posten auswählen und können direkt auf den Button Neue Schlussrechnung klicken.

Bestätigen Sie die Hinweismeldung mit Schlussrechnung erstellen.

Alle Posten werden in die Schlussrechnung übernommen und die bereits beglichenen Beträge werden im Feld Gezahlt bereits aufgeführt. Die Schlussrechnung können Sie wie gewohnt bearbeiten, weitere Artikel hinzufügen oder auch nicht erbrachte Leistungen herauslöschen.

Auf der weiteren Registerkarte Abschlagsrechnungen werden alle erzeugten Abschlagsrechnungen, gleich welchem Status, aufgelistet. Ergibt die Schlussrechnung einen negativen Rechnungsbetrag aufgrund bereits gezahlter Abschläge und weggefallener Leistungen, könnte auch ein negativer Rechnungsbetrag entstehen, welcher dann zu einer Schlussgutschrift führt.

Wie Sie im Überblick der Abschlagsrechnungen sehen, werden nur gezahlte Teilbeträge für die Schlussrechnung beachtet und bei einer vorbereitenden Buchhaltung umgebucht. Alle Abschlagsrechnungen werden automatisch in den Status 8 – Abgelöst mit Schlussrechnung überführt.

Abschließend können Sie die Rechnung wie gewohnt versenden/verbuchen und ebenso stornieren/bezahlen/gutschreiben.