Lieferschein anlegen #

Um einen Lieferschein anzulegen, existieren verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können aus anderen Modulen wie Aufträge und Verträge Lieferscheine erzeugt werden. Nähere Informationen finden Sie dazu unter Bearbeitungsstände und Aktionen.

Unabhängig der Vorgehensweise öffnet sich das Lieferscheinfenster, in dem Sie alle relevanten Daten eintragen können. Standardmäßig stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:

Weiterhin werden nach dem ersten Speichern die Unterregister Dokumente und Artikelliste angezeigt. Unter Dokumente können Sie eigene Schriftstücke, wie eingescannte Dokumente oder Bilder ablegen. Wenn Sie die automatische Erstellung von Dokumenten nutzen, werden im Bearbeitungsstatus 1 – Erstellt und 3 – Versendet die Lieferscheinvorschau bzw. den Lieferschein als ODT- und/oder PDF-Datei in diesem Register abgelegt.

So erstellen Sie Lieferscheine #

An dieser Stelle gehen wir lediglich auf die Art und Weise ein, wie Sie Lieferscheine anlegen können. Viele Besonderheiten ergeben sich aufgrund der enthaltenen Artikel.

Leerer Lieferschein #

Leere Lieferscheine ohne sofortigen Bezug zu Aufträgen oder Verträgen können Sie über den Button Neu > Rechnungen > Lieferschein in der Modulleiste oder in der Übersicht der Lieferscheine über den Button Neu erstellen.

Solchen Lieferscheinen müssen Sie nun mindestens den Kontakt sowie das Rechnungskonto hinzufügen.

Lieferscheine aus Aufträgen #

Das Modul Aufträge ermöglicht Ihnen Aktivitäten, Objekte und Vorgänge für die Abarbeitung eines Kundenauftrags, Partnerauftrags oder Lieferantenauftrages zu koordinieren. Außer im Bearbeitungsstand 6 – Storniert kann in jedem Bearbeitungsstand ein Lieferschein erstellt werden. Gehen Sie dazu in das Register Vorgänge und klicken Sie auf Neu > Lieferschein. Automatisch werden alle Artikel in den Vorgang übernommen. Sollten in diesem Register keine Daten angezeigt werden, prüfen Sie bitte, ob ein Rechnungskonto im Auftrag hinterlegt wurde. Anhand des Rechnungskontos werden im Lieferschein die Felder Kontakt und Rechnungskonto automatisch befüllt. Der Lieferschein befindet sich im Status 0 – In Bearbeitung. Somit können Feldangaben angepasst, weitere Artikel hinzugefügt und bearbeitet werden.

Artikel aus einem Auftrag können Sie außerdem in einen Vertrag übernehmen und über diesen wiederum Lieferscheine manuell bzw. automatisch erzeugen lassen. Mit Hilfe dieser Funktionalität können Sie regelmäßige Lieferscheine automatisiert erstellen lassen. Über die Verknüpfung zwischen Auftrag und Vertrag bzw. über das Rechnungskonto lassen sich die Vorgänge und Abläufe nachvollziehen.

Lieferscheine aus Verträgen #

Setzen Sie das Modul Verträge ein, so lassen sich Lieferscheine manuell und automatisch erzeugen. Der Vertrag muss sich dazu immer im Bearbeitungsstand 3 – Aktiviert befinden und im Feld Vorgangsart Lieferschein ausgewählt sein. Sind in der Artikelliste Artikel markiert, so werden bei Klick auf Lieferschein erstellen nur die ausgewählten Artikel in den Lieferschein übernommen. Verzichten Sie auf eine Selektion, so werden alle Artikel übergeben. Der neu erstellte Vorgang wird mit Hilfe des Rechnungskontos und der Artikel automatisch befüllt. Da sich der Lieferschein im Status 0 – In Bearbeitung befindet, können Sie Änderungen vornehmen und wie gewohnt weiter verfahren.

Wenn Sie Lieferscheine automatisch erstellen möchten, so muss neben Bearbeitungsstand und Vorgangsart auch eine Vertragsserie angelegt werden. Lassen Sie darüber hinaus die Einstellungen in der Administration zum Bearbeitungsstand und die Vor- oder Nachlaufzeit des erzeugten Lieferscheins prüfen. Haben Sie alle Einstellungen im Vertrag vorgenommen, wird zum nächsten Abrechnungszeitpunkt automatisch ein Lieferschein generiert. In der Spalte nächster Abrechnungszeitpunkt wird Ihnen dieser in der Vertragsübersicht angezeigt. Abhängig von der Einstellung in der Administration befindet sich der erzeugte Lieferschein im Status 0 – in Bearbeitung, 1 – Erstellt, 2 – Freigegeben oder 3 – Versendet.

Die Artikelliste im Überblick #

Artikelfelder #

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen verschiedene System-Felder zur Verfügung. Dabei werden verschiedene Angaben auf unterschiedlichen Registerkarten vorgenommen. Die Ansichten zwischen einem Stammartikel und einem Posten in den Modulen sowie deren Registerkarten sind individuell einstellbar.

Artikel bearbeiten #

Auf der Registerkarte Artikel bearbeiten finden Sie die grundlegenden Angaben zum Posten.

Buchungskonten #

Die Registerkarte Buchungskonten zeigt die spätere Zuordnung dieses Postens für die Verbuchung innerhalb von Vorgängen. Dabei werden die Konten automatisch auf Basis der Voreinstellungen vorbelegt, sofern in Ihrem System die Buchhaltung aktiviert ist. Diese Buchungskonten können bei Bedarf verändert werden, wenn man zuvor über das Feld Buchungskonten angeben die Bearbeitung aktiviert hat.

Es werden hier immer die aktuellen Buchungskonten aus den verschiedenen Quellen (Steuersatz, Warengruppe, Artikel) geholt, welche zum Zeitpunkt der Verbuchung innerhalb eines Vorgangs eingestellt waren. Dies trifft auch zu, wenn Sie das Feld wieder deaktivieren. Abweichende Buchungskonten werden nur bei aktivierter Eingabe gesondert angesprochen.

Verknüpfungen #

Diese Registerkarte ist bereits die erste selbst änderbare Registerkarte für die Posten. Der Name sowie die darauf abgebildeten Felder können von Ihrer Ansicht abweichen.

Einzelne Posten eines Vorgangs können sich auf verschiedene verknüpfte Objekte beziehen, welche Sie ggf. später auswerten oder sogar in Dokumenten angeben wollen. Über die Registerkarte Verknüpfungen können entsprechende Objekte ausgewählt werden. Bitte beachten Sie dabei folgende implementierte Besonderheiten, welche Ihnen gerade die Verknüpfungsfelder für Objekte gelegentlich freigeben oder sperren.

Farbliche Anzeige der Artikel #

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Je nach Status können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

Artikel hinzufügen, bearbeiten und löschen #

Über den Button Artikel hinzufügen in der Artikelliste des Lieferscheins, öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der STRG -Taste und klicken Sie auf Einfügen. Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button Einfügen und Schließen werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch.

Einfügen von Sonderposten #

Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button Sonderposten hinzufügen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf Speichern. Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Lieferscheins wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.

Bearbeitung von Artikeln #

Verschiedene Details Ihrer Artikel lassen sich direkt anpassen. Teilweise entstehen dabei automatisch Sonderposten. Änderungen an Menge, Rabatt und Lieferant erfordern hingegen keinen Sonderposten.

Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Posten machen oder über das Kontextmenü auf den Punkt Öffnen klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen in den Feldern Menge, Lieferant, Rabatt, Optional, Drucken und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf Speichern übernommen. Befindet sich der geänderte Posten in einer Gruppe, wird auch deren Summe neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge, Originalpreis, Einzelpreis (netto) oder Einzepreis (brutto) des gewünschten Artikels, nehmen Sie direkte Einträge vor. Änderungen am Original, wie den Einzelpreisen erzeugen automatisch einen Sonderposten.

Den Bearbeitungsmodus verlassen Sie durch Klick auf eine andere Position oder Enter. Damit wird die Aktualisierung der Berechnung angestoßen.

Sonderposten aus Artikeln #

Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Artikel hinzufügen Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen. Sofort werden die gesperrten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch Speichern übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Lieferscheins durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden automatisch nach dem Speichern gesetzt.

Leistungsdatum und Leistungszeiträume #

Je nach Verwendung können Sie fixe oder flexible Leistungszeiträume je Artikel festlegen. In der Regel nutzen Sie gerade bei wiederkehrenden Abrechnungen über Verträge oder Serienaufträge, flexible Leistungszeiträume auf Basis hinterlegter Formeln. Diese Formeln müssen zuvor durch einen Administrator über die Moduleinstellungen der Artikelverwaltung und Warengruppen gepflegt werden.

TecArt liefert eine Standardliste mit den hier aufgeführten Formeln aus. Dabei bezieht sich die Bezeichnung immer auf das jeweilige Objekt in welchem die Angabe vorgenommen wird. Schreiben Sie beispielsweise eine Rechnung aus einem Vertrag am 12. des Monats mit der Auswahl des Leistungsdatum vom Datum letzte Rechnung +1 Tag, und dieses entsprach dem 25. des Vormonats. Erzeugen Sie zwischenzeitlich manuelle Rechnung ohne Bezug auf diesen Vertrag am 20. des Monats, hat dies keine Auswirkung auf die nächste Rechnungsstellung des Vertrages. Hier ist weiterhin gewählt Datum letzte Rechnung +1 Tag und die neue Rechnung erhält automatisch wieder den 25. des aktuellen Monats und nicht den 21. in Bezug auf die letzte Rechnung.

Kann keine letzte Rechnung für einen Auftrag oder Vertrag ermittelt werden, wird auf das Beginn-Datum des Auftrags/Vertrags zurückgegriffen. Welches Datum letztendlich ermittelt wurde, sehen Sie, wenn Sie einen Vorgang zur Prüfung geben. In diesem Moment wird das Datum ermittelt und fest eingeschrieben. Hierbei haben Sie die Möglichkeit das Datum individuell abzuändern.

Beispiel: Zusammenführen von Vorgängen

Sie haben zwei oder mehr unterschiedliche Verträge mit unterschiedlichen Beginn-Daten und Artikelposten. Für diese Verträge wurden bisher noch keine Rechnungen (Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung) erstellt.
Die Angaben für die Leistungszeiträume wurden wie folgt gesetzt:

• Beginn: Datum letzte Rechnung – 1 Tag
• Ende: Datum letzte Rechnung

Das Beginn-Datum bezieht sich in diesem Fall auf auf das Beginn-Datum des Vertrages, da noch keine Rechnung existiert.

Im Anschluss wird für jeden Vertrag eine Rechnung erzeugt und diese anschließend zu einer einzigen Rechnung zusammengeführt. Dabei werden die Verknüpfungen der ursprünglichen Verträge auf die Posten der Verträge übertragen. Die Berechnung des Leistungszeitraums bezieht sich weiterhin auf das Beginn-Datum des Vertrages.

Alle folgenden Rechnungen beziehen sich in diesem Fall auf das Datum der letzten Rechnung und nicht mehr auf das Beginn-Datum des jeweiligen Vertrages.

Einfügen von Zeilen #

Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandszeile einzufügen, klicken Sie auf den Button Zeile hinzufügen. Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Über die Angabe im Feld Intervall definieren Sie die Häufigkeit der Ausgabe, wie bei den Posten auch. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.

Artikel aktualisieren #

Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere sichtbare und auch unsichtbare Feld der Artikel betreffen.

Über das Kontextmenü können Sie bei Bedarf den/die markierten orangefarbenen Artikelposten aktualisieren. Öffnen Sie den Posten, befindet sich hinter möglicherweise geänderten Werten der Button . Klicken Sie diesen nur hinter diesem Feld, wird nicht der gesamte Posten aktualisiert sondern nur dieser eine Wert. Auch im geöffneten Postenfenster können Sie den -Button neben dem Speichern klicken, um alle geänderten Daten anzupassen.

Nach einer kompletten Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt, andernfalls weiterhin orange. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status des Vorgangs, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als „Standard“ verwendet.

Löschen von Artikeln #

Nur im Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf Löschen oder über die Entf-Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf-Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Bearbeitungsstand besitzen, müssen Sie dieses in den Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung zurückweisen. Die Option dazu finden Sie über den Button Arbeitsablauf .

In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

Gruppierung von Artikeln #

Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B., um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt, um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, verschieben Sie diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

Gruppe erzeugen #

Mit Hilfe des Button Gruppenzeile einfügen öffnet sich ein Fenster in dem Sie Menge, Bezeichnung, Steuersatz, Rabatt, Nicht skontierbar, Intervall, Optional und Artikelbeschreibung für die nähere Beschreibung der Gruppe eintragen können.

Der Gesamtpreis einer Gruppe errechnet sich immer automatisch anhand der Einzelpreise, Rabatte und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf Speichern werden drei Zeilen Gruppenbeginn mit der Gruppennummer, Ihre Bezeichnung und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag&Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden.

Steht hingegen die Gruppenbezeichnung darunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.

Drucken und alles Drucken #

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuern die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer darauf, dass bei verschiedenen Kombinationen mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

Bearbeiten von Lieferscheinen #

Lieferscheine können Sie in verschiedenen Status bearbeiten. Dabei kann man diese in zwei wesentliche Bereiche einteilen. Der erste Bereich ist die Bearbeitung von automatisch und selbst erstellten Lieferscheinen vor der Freigabe. Hierzu zählen Massenbearbeitungen, einzelne Änderungen oder die Zusammenführung von Lieferscheinen verschiedener Verträge oder Aufträge. Der zweite Bereich sind Lieferscheinprüfungen und die Freigabe, welchen wir im Abschnitt Bearbeitungsstände und Aktionen beschreiben.

Einfache Bearbeitung bestehender Lieferscheine #

Um einen bereits angelegten Lieferschein zu bearbeiten, öffnen Sie diesen durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü und betätigen den Button Bearbeiten. Der Lieferschein wechselt daraufhin in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können. Sobald Sie mit den Einträgen zufrieden sind, können Sie den Bearbeitungsmodus über Speichern beenden. Die Möglichkeit der Bearbeitung steht in den Bearbeitungsständen 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zur Verfügung. Ab Status 3 – Versendet können aus rechtlichen Gründen generell keine Änderungen mehr vorgenommen werden, mit Ausnahme von nicht GoBD-relevanten Feldern.

Im Status 0 – In Bearbeitung ist die generelle Bearbeitung aller Bereiche innerhalb des Lieferscheins möglich. Hierzu zählen auch Änderungen in den Artikeln, Mengen oder Artikelbeschreibungen. Ab dem Status 1 – Erstellt ist ggf. nur noch die Änderung der Kopfdaten des Lieferscheins möglich ohne diesen jeweils Zurückweisen zu müssen. Dieses Recht kann auch eingeschränkt sein. In dieser Abhängigkeit ist daher der Button Bearbeiten nicht immer sichtbar.

Massenbearbeitung #

Die Massenbearbeitung ist nur über die Listenansicht der Lieferscheine möglich.

Zusammenführen von Lieferscheinen #

Das Lieferscheinmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Lieferscheine im Status 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zu einem Lieferschein zu vereinen. Beachten Sie bitte, dass nur Lieferscheine zusammengeführt werden können, die dem gleichen Kontakt sowie Rechnungskonto zugeordnet sind. Dabei werden auch einzelne Ansprechpartner unterschieden. Die Zusammenführung der Lieferscheine ist in der Regel nur dann sinnvoll, wenn Sie diese mit Artikeln erstellen.

Wählen Sie für die Lieferscheinzusammenführung in der Übersicht die gewünschten Lieferscheine mit gedrückter Strg-Taste bzw. der Shift-Taste aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Zusammenführen. Es öffnet sich nun ein neuer Lieferschein in welches Ihre Artikel der unterschiedlichen Lieferscheine zusammengeführt werden. Weiterhin werden auch die gleich lautenden Daten, wie die Kontaktdaten, Rechnungskonten oder Projektdaten, übernommen. Die Datensätze, aus denen Sie diese Lieferscheine erstellt haben, werden dabei nicht gelöscht. Es stehen Ihnen alle Optionen zur Verwendung oder Änderung offen.

Nutzung von zusätzlichen Druckvorlagen #

Wurden über die Feldverwaltung Felder vom Typ Drop-Down-Liste Drucklayout angelegt, so können pro Lieferschein eine oder mehrere vom Standard abweichende Vorlagen zur Erstellung der Dokumente ausgewählt werden. Öffnen Sie hierzu Ihren Lieferschein und wählen Sie Bearbeiten. Die verfügbaren Vorlagen bzw. Listenwerte werden Ihnen nach dem Klick auf das entsprechende Dropdownfeld-Drucklayout angezeigt. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten und Speichern Sie die Änderungen anschließend. Bei Erstellung des Dokumentes oder Vorschaudokuments werden nun die ausgewählten Vorlagen genutzt.

Bearbeitungsstände und Aktionen #

Im Rechnungsmodul werden drei verschiedene Workflows unterschieden. Über die Bearbeitungsstände der Lieferscheine wird der Ablauf innerhalb der Lieferscheinlegung koordiniert. Erweitert wird dieser durch die Übergabe von Informationen an andere Vorgänge, wie bspw. Erstellung eines Lieferscheins aus einer Ausgangsrechnung. Zum anderen werden Informationen aus anderen Modulen, wie Aufträge und Verträge, zur Bearbeitung bereitgestellt.

Die Bearbeitungsstände #

Der Button Bearbeiten #

Je nach Berechtigung ist der Button Bearbeiten in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 – In Bearbeitung, wenn man Lieferscheine erstellen und bearbeiten darf. Wird der Lieferschein in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Lieferscheine immer bearbeiten dürfen.

Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 – Erstellt und 2 – Freigegeben. Ab Status 3 – Versendet sind Lieferscheine nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button Bearbeiten ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Lieferscheine konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet.

Übergabe von Informationen an andere Vorgänge #

Die Lieferscheine ergänzen die Vorgänge. Sie sind aufrufbar in Ausgangsrechnungen ab dem Bearbeitungsstand 2 – Geprüft über das Unterregister Artikelliste.

Innerhalb der Lieferscheine bietet Ihnen das Modul im Bearbeitungsstand 3 – Versendet den Button Ausgangsrechnung erstellen im Register Artikelliste an. Sobald Sie den Vorgangsbutton betätigen, werden Daten wie der Kontakt, das Rechnungskonto und ggf. Artikel übertragen. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel vor dem Klick auf Ausgangsrechnung erstellen in der Artikelliste, so werden nur diese dem entsprechenden Vorgang übergeben. Sind keine Artikel ausgewählt, so werden alle Artikel in den neuen Vorgang übernommen.

Löschen und stornieren von Lieferscheinen #

Lieferscheine können nur bis zum Bearbeitungsstand 2 – Geprüft gelöscht werden.

Um einen Lieferschein zu löschen, können Sie in der Übersicht einen Datensatz markieren und über das Kontextmenü Löschen entfernen. Oder Sie öffnen einen Lieferschein, wechseln in den Bearbeitungsmodus und klicken hier auf den Button Löschen. Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage mit Ok bestätigt haben, wird der entsprechende Vorgang gelöscht.