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Gutschrift erfassen #
Um eine Gutschrift anzulegen, existieren verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können aus anderen Modulen wie Aufträge und Verträge Gutschriften erzeugt werden. Gängiger ist die Erstellung von Gutschriften aus bestehenden Vorgängen, wie Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen. Weitere Informationen finden Sie daher unter Workflow und Automatismen der Gutschriften sowie in den Sonderfällen der Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen.
Unabhängig der Vorgehensweise öffnet sich das Gutschriftenfenster, in dem Sie alle relevanten Daten eintragen können. Standardmäßig stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung.
| Beschriftung | Beschreibung |
|---|---|
| Name | Der Name der Gutschrift kann frei vergeben werden. Im Auslieferungszustand wird sie automatisch ausgefüllt und durch Gutschrift mit nachfolgender Gutschriftennummer beschrieben. |
| Kontakt | Ist ein Pflichtfeld und verknüpft den Kontakt mit der Gutschrift. |
| Rechnungskonto | Ist ein Pflichtfeld und dient der Verknüpfung zu einem Rechnungskonto des Kontaktes. Im Rechnungskonto werden alle Forderungen und Zahlungen aufgelistet. |
| Datum | Kann frei eingetragen werden. Wenn die Gutschrift versendet werden soll, wird das Datum automatisch auf den aktuellen Tag gesetzt. |
| Druckdatum | Stellt das Erstellungsdatum des Gutschriftendokuments dar und wird automatisch im Bearbeitungsstand 1 – Erstellt ausgefüllt und im Bearbeitungsstand 3 – Versendet und Gebucht aktualisiert. |
| Ist eine Eingangsrechnung | Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich bei der Gutschrift eigentlich um eine Eingangsrechnung handelt, der Zahlungsempfänger jedoch keine Rechnung stellen kann. Bspw. ist dies bei Provisionen der Fall.
Beachten Sie bitte die Sonderfälle für Gutschriften. |
| Lieferanten-Vorgang | Aktivieren Sie diese Option, wenn es sich bei der Gutschrift eigentlich um eine Gutschrift auf eine Eingangsrechnung eines Lieferanten handelt. Dies ist dann der Fall, wenn Sie eine Eingangsrechnung erhalten haben und durch den Lieferanten eine Gutschrift ausgelöst wird und es sich nicht um ein Storno einer Eingangsrechnung handelt.
Beachten Sie bitte die Sonderfälle für Gutschriften. |
| Ext. Belegnummer | Ist die Gutschriftennummer des Beleges Ihres Lieferanten oder Partners und darf nicht mit der Belegnummer verwechselt werden. Diese dienen einer internen Zuordnung und sind nicht GoBD-relevant. |
| Gebühren | Möglichkeit, Aufschläge wie Kreditkarten- oder PayPal-Gebühren in die Gutschrift zu übernehmen. |
| Zahlungsziel | Festlegung, in welchem Zeitraum der Betrag gezahlt werden muss. Sie können einen abweichenden Zahlungsstichtag festlegen und so den automatisch errechneten Stichtag überschreiben. |
| Zahlungsstichtag | Wird anhand des Zahlungsziel und des Rechnungsdatums automatisch berechnet im Bearbeitungsstand 1 – Erstellt und im Bearbeitungsstand 3 – Versendet und gebucht ggf. aktualisiert. Legen Sie einen manuellen Zahlungsstichtag fest, ist dieser ausschlaggebend. Damit haben Sie die Möglichkeit von den Standardeinstellungen des Rechnungskontos und den abweichenden Standard-Zahlungszielen für diese Gutschrift abzuweichen. |
| Skonto | Dieses Feld wird durch die im Rechnungskonto vorgegebenen Grundeinstellungen automatisch befüllt. Hier haben Sie die Möglichkeit eine Änderung für diese Rechnung vorzunehmen.
Bitte beachten Sie Skonto oder Skonti! |
| Netto | Der Gesamtpreis Netto, die Umsatzsteuer sowie der Bruttobetrag werden automatisch anhand der Artikel und möglicher Gebühren berechnet. Gerade die Umsatzsteuer und der Bruttobetrag sind darüber hinaus ggf. auch noch abhängig von weiterführenden Angaben, wie z.B. Umsatzsteuer-ID oder Sitz des Rechnungsempfängers.
Für Auslandskunden beachten Sie bitte die Angaben im Rechnungskonto. |
| USt. | |
| Brutto | |
| Bruttorechnung | Das Kontrollkästchen Bruttorechnung verändert die Berechnungsart Ihrer Gutschrift. Beachten Sie in diesem Zusammenhang auch die Beschreibung in den Sonderfällen. Gerade bei kleineren Beträgen können so erhebliche Rundungsunterschiede auftreten. |
| Offener Posten | Ist der Betrag der nach dem Versand der Gutschrift noch aussteht. Dieser wird zwischen dem gezahlten Betrag und dem Bruttobetrag berechnet. In vielen Fällen wird ggf. zwischen verschiedenen Vorgängen automatisch verrechnet. |
| Gezahlt | Der bereits bezahlte Betrag ergibt sich anhand der eingetragenen Zahlungen auf diese Gutschrift. |
| Bezahlt? | Datum, an dem die Gutschrift vollständig beglichen wurde. Wird im Status 4 – Bezahlt automatisch ausgefüllt. |
| Bearbeitungsstand | Anzeige, in welchem Bearbeitungsstand sich die Gutschrift aktuell befindet. Abhängig vom aktuellen Bearbeitungsstand wird der Zugriff auf einzelne Funktionen eingeschränkt. |
Weiterhin werden nach dem ersten Speichern die Unterregister Dokumente und Artikelliste angezeigt. Unter Dokumente befinden sich später die automatisch erzeugten Gutschriftendokumente. Darüber hinaus können Sie eigene Schriftstücke ablegen, gerade, wenn es sich um Lieferantengutschriften handelt.
So erstellen Sie Gutschriften #
Leere Gutschriften #
Leere Gutschriften ohne sofortigen Bezug zu Aufträgen, Verträgen, Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen können Sie über den Button > > in der Modulleiste oder in der Übersicht der Gutschriften über den Button erstellen.
Solchen Gutschriften müssen Sie nun mindestens den Kontakt sowie das Rechnungskonto hinzufügen. Nach dem Speichern können Sie dann die gewünschten Artikel auf der Registerkarte Artikelliste hinzufügen.
Gutschriften aus Aufträgen #
Das Modul Aufträge ermöglicht Ihnen Aktivitäten, Objekte und Vorgänge für die Abarbeitung eines Kundenauftrags, Partnerauftrags oder Lieferantenauftrags zu koordinieren. Sobald sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 3 – Erteilt, 4 – Erledigt, 5 – Abgerechnet oder 6 – Storniert befindet, werden im Unterregister Vorgänge bei Klick auf > alle Artikel in die Gutschrift übernommen. Sollten in diesem Unterregister keine Daten angezeigt werden, prüfen Sie bitte, ob ein Rechnungskonto im Auftrag hinterlegt wurde. Anhand des Rechnungskontos werden in der Gutschrift die Felder Kontakt, Rechnungskonto, Gebühren und Zahlungsziel automatisch befüllt. Die Gutschrift befindet sich im Status 0 – In Bearbeitung. Somit können Feldangaben angepasst, weitere Artikel hinzugefügt und bearbeitet werden.
Gutschriften aus Verträgen #
Es besteht die Möglichkeit, diese ist im Fall von wiederkehrenden Gutschriften zu favorisieren, automatisierte Gutschriften anhand von Vertragsserien erzeugen zu lassen. Dafür muss im Vertrag eine Serie hinterlegt werden, über welche automatisiert die Gutschriften im gewünschten Status zwischen 0 – In Bearbeitung bis 3 – Versendet und gebucht angelegt werden. Informationen zur Einstellung finden Sie unter Vertragsserien und automatisierte Rechnungserstellung. Der Vertrag muss sich dazu immer im Bearbeitungsstand 3 – Aktiviert befinden und im Feld Vorgangsart Gutschrift ausgewählt sein.
Bei der Gutschriftenerstellung werden Intervalle, wie einmalig oder monatlich, quartalsweise, jährlich etc. berücksichtigt. Einmalig abzurechnende Artikel werden nur einmalig automatisiert in eine Gutschrift übernommen. Der Status der Abrechnung zeigt sich in der Spalte Abgerechnet durch einen waagerechten Strich (in Vorgang übernommen) oder einen Haken (abgerechnet und gebucht). Somit werden diese Artikel nicht mehrfach abgerechnet. Artikel mit anderen Abrechnungsintervallen erhalten ebenfalls die Abrechnungsmerkmale, werden aber anhand der Einstellung der Vertragsserie in weiteren Gutschriften übernommen.
Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen verschiedene System-Felder zur Verfügung. Dabei werden verschiedene Angaben auf unterschiedlichen Registerkarten vorgenommen. Die Ansichten zwischen einem Stammartikel und einem Posten in den Modulen sowie deren Registerkarten sind individuell einstellbar.
Artikel bearbeiten #
Auf der Registerkarte Artikel bearbeiten finden Sie die grundlegenden Angaben zum Posten.
| Beschriftung | Beschreibung |
|---|
| Menge | Anzahl der Artikel – Numerischer Wert, welcher negativ (-6), null (0) und positiv (12) sein kann. Sie können auch Werte mit Nachkommastellen (1,234) eingeben. Die Menge definiert keine Größen, wie kg, Stück oder Paletten. Diese richten sich ggf. nach der individuell im Artikel angegebenen Einheit. |
| Sonderposten erstellen | In Standardartikeln steht Ihnen dieses Feld zur Verfügung. Sobald Sie die Checkbox aktivieren, werden Ihnen verschiedenste Felder des Standards freigegeben und Sie können die darin enthaltenen Werte beliebig abändern. Beim Entfernen der Checkbox und nach dem Speichern werden die individuellen Eingaben wieder entfernt und der Standard wiederhergestellt. |
| Bezeichnung | Benennung des Artikels aus Ihrer Artikelverwaltung und angezeigter Name in der Artikelliste. Wird keine individuelle kurze Artikelbeschreibung verwendet, wird diese Bezeichnung automatisch in Druckvorlagen verwendet. |
| Artikelnummer | Handelt es sich um einen Artikel aus der Artikelverwaltung, wird in diesem Feld die Artikelnummer angezeigt. Bei Sonderposten kann die Artikelnummer auch manuell angegeben werden. Auf Basis dieser Nummer können Auswertungen zu Artikeln durchgeführt werden. |
| Lieferant | Handelt es sich um einen Artikel, welchen Sie ggf. weiter verkaufen und Sie pflegen die Lieferanten mit den entsprechenden Einkaufspreisen, wird bei der Auswahl eines solchen Artikels automatisch der Lieferant verknüpft. Es handelt sich hierbei um ein normales Kontaktverknüpfungsfeld und Sie können auch jeden anderen beliebigen Kontakt als Lieferanten angeben. |
| Einkaufspreis | Die Zeile Einkaufspreis besteht aus den drei Feldern des Preises selbst, dem Steuersatz bei Einkauf sowie der Währung. Diesen können Sie mit angeben, um spätere Auswertungen für Gewinnspannen berechnen zu können oder in der weiteren Bearbeitung von Lieferantenaufträgen automatische Einkaufspreise zu übergeben. Wurden die Einkaufskonditionen in der Artikelverwaltung gepflegt, wird das Feld bereits vorausgefüllt. Dazu zählen auch die beiden weiteren Felder für den Steuersatz sowie die Währung. |
| Verkaufspreis | Diese Angabe ist nur vorhanden, sobald mehrere unterschiedliche Verkaufspreise für einen Artikel angegeben wurden. Wird hier der Verkaufspreis geändert, werden alle relevanten Daten im Postenfenster auf den neuen Verkaufspreis angepasst. Bitte beachten Sie in dem Fall bereits eingetragene Rabatte, welche Auswirkung auf den neuen Verkaufspreis haben. |
| Steuersatz | Als Steuersatz werden die zur Verfügung und Nutzung vorgesehenen Steuersätze vorgegeben. Meistens sind bereits die Steuersätze in der Artikelverwaltung gepflegt. Andere Steuersätze können über die Moduleinstellungen durch Ihren Administrator ergänzt bzw. angepasst werden. Hierbei handelt es sich um den Verkaufssteuersatz. |
| Originalpreis | Entspricht dem vorgegebenen Preis aus Ihrer Artikelverwaltung. Ausgehend von diesem Feld erfolgt die Berechnung des Rabatts und der Einzelpreise (Netto und Brutto).
Dieses Feld ist in der Artikelliste ein Multifunktionsfeld. Mittels Doppelklick können Sie das Feld so aktivieren, dass Sie den Wert direkt in der Zeile ändern können. Es entsteht dann automatisch ein Sonderposten. |
| Rabatt | Sie können zwischen prozentualem und monetärem Rabatt wählen. Auf Basis des Originalpreises, werden automatisch die Einzelpreise für Netto und Brutto berechnet. |
| Einzelpreis (netto) | Ist der bereits errechnete Einzelpreis in Bezug auf den Orginalpreis und einem angegebenen Rabatt. Ohne Rabatt entspricht der Originalpreis dem Einzelpreis.
Dieses Feld ist in der Artikelliste ein Multifunktionsfeld. Mittels Doppelklick können Sie das Feld so aktivieren, dass Sie den Wert direkt in der Zeile ändern können. Es entsteht dann ein Sonderposten. |
| Einzelpreis (brutto) | Zeigt den errechneten Brutto-Preis des Einzelpreises.
Dieses Feld ist in der Artikelliste ein Multifunktionsfeld. Mittels Doppelklick können Sie das Feld so aktivieren, dass Sie den Wert direkt in der Zeile ändern können. Es entsteht dann ein Sonderposten. |
| Intervall | Das Intervall bezieht sich auf den angegebenen Abrechnungsrhythmus des Artikels. Hierbei entsteht eine Abhängigkeit zwischen dem Intervall und der Angabe der Fälligkeit im Auftrag oder Vertrag. Die Intervalle der verschiedenen Artikel können unterschiedlich sein. |
| Optional | Durch Setzen dieser Option wird der Posten nicht in der Gesamtwertermittlung beachtet. Der Posten kann gesondert in Angeboten, Aufträgen und Verträgen dargestellt werden. |
| Nicht skontierbar | In der Regel wird Skonto auf eine gesamte Rechnung gewährt. In besonderen Fällen kann es vorkommen, dass Artikel und Posten nicht skontiert werden können, da es sich z.B. um Pfand handelt oder Sie Skonto auf rabattierte Posten ausschließen. Sie können für Artikel und bei Bedarf direkt innerhalb des Vorgangs den Haken setzen. Diese Posten werden dann in der Summe nicht mit skontiert. |
| Ist der Haken gesetzt, wird der Artikel und eine mögliche Beschreibung auf dem Dokument ausgegeben. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Preis eingerechnet, jedoch nicht auf dem späteren Dokument dargestellt. Bitte beachten Sie hierbei ggf. weiterführende Druckfunktionen in Artikelgruppen. |
| Abgerechnet | Abgerechnet zeigt Abschlägen den Wert an, wie viel von einem Posten bereits in eine Rechnung überführt wurde. Abgerechnete Beträge sind noch nicht gebucht. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung/Teilrechnung, kann es vorkommen, dass der Betrag nicht mit dem Gesamtbetrag (brutto) übereinstimmt. Handelt es sich nicht um Posten, die in Abschlags- und Schlussrechnungen überführt wurden, werden an derselben Stelle Checkboxen dargestellt.
Dieses Feld ist in den Modulen Aufträge und Verträge sichtbar. Änderungen am automatisch gesetzten Haken können zur erneuten Überführung in eine Rechnung genutzt werden.
|
| Gebucht | Gebucht zeigt den Wert an, wie viel von einem Posten bereits in eine Rechnung überführt wurde. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung/Teilrechnung, kann es vorkommen, dass der Betrag nicht mit dem Gesamt (brutto) übereinstimmt.
Wurde ein Artikel in einer Rechnung auch verbucht, also verschickt, gilt dieser als gebucht. Dieses Feld ist in den Modulen Aufträge und Verträge sichtbar. Änderungen am automatisch gesetzten Haken können zur erneuten Rechnungslegung genutzt werden. |
| Beginn Ende | Um ein Leistungsdatum oder ein Leistungszeitraum zu definieren, wählen Sie zwischen einem fixen Datum und einer flexiblen Datumsvorlage aus. Je nach Auswahl wird das andere Feld automatisch geleert. In der Regel nutzen Sie für wiederkehrende Abrechnungen eine Datumsvorlage. Für gesonderte Abrechnungen, besonders aus Aufträgen heraus, nutzen Sie eher das Datum. Eine Kombination zwischen Beginn und Ende ist möglich.
In Eingangs -und Ausgangsrechnungen wird beim Übergang zum Bearbeitungsstatus 1 – Erstellt das Datum berechnet und in die Datumsfelder geschrieben. |
| Beschreibung kopieren | Bei der Erstellung eines Sonderpostens aus einem Artikel Ihrer Artikelliste heraus, können die vorhandenen Beschreibungen des Artikels aus der Artikelverwaltung übernommen werden, um sie ggf. anzupassen. Übernehmen Sie die Beschreibung nicht, wird sie dennoch immer im Original innerhalb Ihres Dokumentes verwendet, sofern in der Artikelverwaltung selbst eine Beschreibung hinterlegt wurde.
Möchten Sie keine Beschreibung angeben, nutzen Sie den Eintrag Keine Beschreibung. |
| Artikelbeschreibung kurz | Individuelle Kurzbezeichnung für den Artikel zur Verwendung in Dokumenten. |
| Artikelbeschreibung lang | Individuelle Möglichkeit zur näheren Beschreibung des Artikels in Dokumenten. |
| Notizen | Möglichkeit, eigene Notizen zu erfassen.
Diese sind auch nach dem Überführen in andere Objekte im Posten intern sichtbar. |
Buchungskonten #
FachwissenDie Registerkarte Buchungskonten zeigt die spätere Zuordnung dieses Postens für die Verbuchung innerhalb von Vorgängen. Dabei werden die Konten automatisch auf Basis der Voreinstellungen vorbelegt, sofern in Ihrem System die Buchhaltung aktiviert ist. Diese Buchungskonten können bei Bedarf verändert werden, wenn man zuvor über das Feld Buchungskonten angeben die Bearbeitung aktiviert hat.
Es werden hier immer die aktuellen Buchungskonten aus den verschiedenen Quellen (Steuersatz, Warengruppe, Artikel) geholt, welche zum Zeitpunkt der Verbuchung innerhalb eines Vorgangs eingestellt waren. Dies trifft auch zu, wenn Sie das Feld wieder deaktivieren. Abweichende Buchungskonten werden nur bei aktivierter Eingabe gesondert angesprochen.
Verknüpfungen #
Diese Registerkarte ist bereits die erste selbst änderbare Registerkarte für die Posten. Der Name sowie die darauf abgebildeten Felder können von Ihrer Ansicht abweichen.
Einzelne Posten eines Vorgangs können sich auf verschiedene verknüpfte Objekte beziehen, welche Sie ggf. später auswerten oder sogar in Dokumenten angeben wollen. Über die Registerkarte Verknüpfungen können entsprechende Objekte ausgewählt werden. Bitte beachten Sie dabei folgende implementierte Besonderheiten, welche Ihnen gerade die Verknüpfungsfelder für Objekte gelegentlich freigeben oder sperren.
Farbliche Anzeige der Artikel #
Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Je nach Status können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.
| Farbe | Beschreibung |
|---|---|
| Schwarz | Im Bearbeitungsstand 0 – in Bearbeitung wird ein Standardartikel so dargestellt. Ab Bearbeitungsstand 1 – Erstellt kann es sich auch um einen deaktivierten oder später aktualisierten Artikel aus der Artikelverwaltung handeln. Durch die von Ihnen gewünschte Verwendung in einem aktiven Vertrag oder gültigem Angebot, wird dieser als „Standardartikel“ betrachtet. |
| Rot | Ein eigener Sonderposten, Artikel der Artikelliste mit Ihren Änderungen zum Sonderposten und eingefügte Zeilen werden generell rot dargestellt. Dabei ist der Bearbeitungsstatus egal. |
| Orange | Nur im Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung werden Artikel Ihrer Artikelverwaltung orange angezeigt, wenn diese zwischenzeitlich im Original geändert wurden. |
| Grau | Dieser Artikel ist nicht mehr verfügbar oder soll ggf. nicht mehr verwendet werden und wird als deaktivierter Artikel grau eingefärbt. Bei der Übergabe von Artikeln aus einem Angebot zu einem Auftrag und weiter in einen Vertrag, erfüllt die Farbe gleichzeitig die Anzeige bereits übergebener Artikel. |
Artikel hinzufügen, bearbeiten und löschen #
Über den Button in der Artikelliste der Gutschrift, öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.
Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der STRG -Taste und klicken Sie auf . Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch.
Einfügen von Sonderposten #
Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button . Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf . Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung der Gutschrift wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.
Bearbeitung von Artikeln #
Verschiedene Details Ihrer Artikel lassen sich direkt anpassen. Teilweise entstehen dabei automatisch Sonderposten. Änderungen an Menge, Rabatt und Lieferant erfordern hingegen keinen Sonderposten.
Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Posten machen oder über das Kontextmenü auf den Punkt klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen in den Feldern Menge, Lieferant, Rabatt, Optional, Drucken und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf übernommen. Befindet sich der geänderte Posten in einer Gruppe, wird auch deren Summe neu berechnet.
Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge, Originalpreis, Einzelpreis (netto) oder Einzepreis (brutto) des gewünschten Artikels, nehmen Sie direkte Einträge vor. Änderungen am Original, wie den Einzelpreisen erzeugen automatisch einen Sonderposten.
Den Bearbeitungsmodus verlassen Sie durch Klick auf eine andere Position oder Enter. Damit wird die Aktualisierung der Berechnung angestoßen.
Sonderposten aus Artikeln #
Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen. Sofort werden die gesperrten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung der Gutschrift durchgeführt.
Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden automatisch nach dem gesetzt.
Leistungsdatum und Leistungszeiträume #
Je nach Verwendung können Sie fixe oder flexible Leistungszeiträume je Artikel festlegen. In der Regel nutzen Sie gerade bei wiederkehrenden Abrechnungen über Verträge oder Serienaufträge, flexible Leistungszeiträume auf Basis hinterlegter Formeln. Diese Formeln müssen zuvor durch einen Administrator über die Moduleinstellungen der Artikelverwaltung und Warengruppen gepflegt werden.
TecArt liefert eine Standardliste mit den hier aufgeführten Formeln aus. Dabei bezieht sich die Bezeichnung immer auf das jeweilige Objekt in welchem die Angabe vorgenommen wird. Schreiben Sie beispielsweise eine Rechnung aus einem Vertrag am 12. des Monats mit der Auswahl des Leistungsdatum vom Datum letzte Rechnung +1 Tag, und dieses entsprach dem 25. des Vormonats. Erzeugen Sie zwischenzeitlich manuelle Rechnung ohne Bezug auf diesen Vertrag am 20. des Monats, hat dies keine Auswirkung auf die nächste Rechnungsstellung des Vertrages. Hier ist weiterhin gewählt Datum letzte Rechnung +1 Tag und die neue Rechnung erhält automatisch wieder den 25. des aktuellen Monats und nicht den 21. in Bezug auf die letzte Rechnung.
Kann keine letzte Rechnung für einen Auftrag oder Vertrag ermittelt werden, wird auf das Beginn-Datum des Auftrags/Vertrags zurückgegriffen. Welches Datum letztendlich ermittelt wurde, sehen Sie, wenn Sie einen Vorgang zur Prüfung geben. In diesem Moment wird das Datum ermittelt und fest eingeschrieben. Hierbei haben Sie die Möglichkeit das Datum individuell abzuändern.
| Bezeichnung | Formel | Beispiel |
|---|---|---|
| Datum letzte Rechnung -1 Tag | last_invoice-day |
Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 30.06. |
| Datum letzte Rechnung | last_invoice |
Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 01.07. |
| Datum letzte Rechnung +1 Tag | last_invoice+day |
Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 02.07. |
| Nächstes Monatsende nach letzter Rechnung | month_end(last_invoice) |
Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 20.07. Neues Datum ist der 31.07. |
| Nächster Monatsanfang nach letzter Rechnung | month_start(month_end(last_invoice)+day) |
Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 20.07. Neues Datum ist der 01.08. |
| Aktuelles Datum -1 Tag | now-day |
Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das Datum von gestern gewählt. |
| Aktuelles Datum | now |
Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das aktuelle Datum gewählt. |
| Aktuelles Datum +1 Tag | now+day |
Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das Datum von morgen gewählt. |
| Nächstes Monatsende nach aktuellem Datum | month_end(now) |
Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird vom aktuellen Datum ausgegangen. (z.B. 20.07.) Neues Datum ist der 31.07. |
| Nächstes Monatsende nach nächster Rechnung | month_end(next_invoice) |
|
| Nächster Monatsanfang nach nächster Rechnung | month_start(month_end(next_invoice)+day) |
|
| Nächster Monatsanfang nach aktuellem Datum | month_start(month_end(now)+day) |
Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird vom aktuellen Datum ausgegangen. (z.B. 20.07.) Neues Datum ist der 01.08. |
| Datum nächste Rechnung | next_invoice |
|
| Datum nächste Rechnung -1 Tag | next_invoice-day |
|
| Datum nächste Rechnung +1 Tag | next_invoice+day |
Beispiel: Zusammenführen von Vorgängen
Sie haben zwei oder mehr unterschiedliche Verträge mit unterschiedlichen Beginn-Daten und Artikelposten. Für diese Verträge wurden bisher noch keine Rechnungen (Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung) erstellt.
Die Angaben für die Leistungszeiträume wurden wie folgt gesetzt:
- Beginn: Datum letzte Rechnung – 1 Tag
- Ende: Datum letzte Rechnung
Das Beginn-Datum bezieht sich in diesem Fall auf auf das Beginn-Datum des Vertrages, da noch keine Rechnung existiert.
Im Anschluss wird für jeden Vertrag eine Rechnung erzeugt und diese anschließend zu einer einzigen Rechnung zusammengeführt. Dabei werden die Verknüpfungen der ursprünglichen Verträge auf die Posten der Verträge übertragen. Die Berechnung des Leistungszeitraums bezieht sich weiterhin auf das Beginn-Datum des Vertrages.
Alle folgenden Rechnungen beziehen sich in diesem Fall auf das Datum der letzten Rechnung und nicht mehr auf das Beginn-Datum des jeweiligen Vertrages.
Einfügen von Zeilen #
Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandszeile einzufügen, klicken Sie auf den Button . Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Über die Angabe im Feld Intervall definieren Sie die Häufigkeit der Ausgabe, wie bei den Posten auch. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.
Artikel aktualisieren #
Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere sichtbare und auch unsichtbare Feld der Artikel betreffen.
Über das Kontextmenü können Sie bei Bedarf den/die markierten orangefarbenen . Öffnen Sie den Posten, befindet sich hinter möglicherweise geänderten Werten der Button . Klicken Sie diesen nur hinter diesem Feld, wird nicht der gesamte Posten aktualisiert sondern nur dieser eine Wert. Auch im geöffneten Postenfenster können Sie den -Button neben dem klicken, um alle geänderten Daten anzupassen.
Nach einer kompletten Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt, andernfalls weiterhin orange. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status des Vorgangs, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als „Standard“ verwendet.
Löschen von Artikeln #
Nur im Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf oder über die Entf-Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf-Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Bearbeitungsstand besitzen, müssen Sie dieses in den Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung zurückweisen. Die Option dazu finden Sie über den Button .
In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.
Gruppierung von Artikeln #
Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B., um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.
Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt, um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.
Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, verschieben Sie diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.
Gruppe erzeugen #
Mit Hilfe des Button öffnet sich ein Fenster in dem Sie Menge, Bezeichnung, Steuersatz, Rabatt, Nicht skontierbar, Intervall, Optional und Artikelbeschreibung für die nähere Beschreibung der Gruppe eintragen können.
Der Gesamtpreis einer Gruppe errechnet sich immer automatisch anhand der Einzelpreise, Rabatte und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.
Nach dem Klick auf werden drei Zeilen Gruppenbeginn mit der Gruppennummer, Ihre Bezeichnung und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag&Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden.
Steht hingegen die Gruppenbezeichnung darunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.
Drucken und alles Drucken #
Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuern die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer darauf, dass bei verschiedenen Kombinationen mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.
| Beschreibung | Alles drucken | Ergebnis | |
|---|---|---|---|
| Artikel eingefügt in Gruppe | Artikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreise werden für diesen Artikel ausgegeben. Wählen Sie nicht für alle Artikel diese Optionen aus, kann es vorkommen, dass die ausgegebenen Einzelpreise am Ende nicht die Summe der Gruppenzeile ergeben. | ||
| Nur die Beschreibungen der Einzelartikel werden ausgegeben. Zusatzinformationen könnten nur in Textform über Variablen ausgelesen werden. | |||
| Keine Information zu diesen Artikeln wird für den Druck verwendet. | |||
| Gruppenzeile | nicht verfügbar | Die eingetragenen Informationen der Gruppenzeile werden für den Druck ausgegeben, wie für einen einzelnen Artikel außerhalb der Gruppen auch. | |
| nicht verfügbar | Keine Information der Gruppenzeile wird für den Druck verwendet. Verwenden Sie dieses Szenario in Verbindung mit dem ersten Szenario, werden die Einzelartikel wie gewohnt ausgegeben und die Gruppierung dient Ihnen lediglich zur besseren Übersicht ohne weitere Funktion. |
Rabatte und optionale Artikel #
Das TecArt CRM bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu gewähren. So können Sie für einzelne Artikel als auch für Gruppen individuelle prozentuale oder monetäre Rabatte eintragen. In verschiedenen Vorgängen können Sie darüber hinaus auf den gesamten Betrag einen Rabatt hinterlegen.
Rabatte können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden. So sind auch Rabatte auf bereits rabattierte Artikel möglich, indem Sie um den Artikel eine Gruppe bilden und die Gruppe ebenfalls rabattieren.
Es gibt die Möglichkeit, in einer Gutschrift einen Artikel als optionalen Artikel zu deklarieren. Hierzu öffnen Sie den Artikel im entsprechenden Vorgang. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen Optional . In Verbindung mit der optionalen Artikelschleife, können Sie parallel zu Ihren errechneten Preisen weitere Artikel (optionale Artikel) ausgeben. Optionale Artikel werden demnach nicht bei der Berechnung für den Netto- und Bruttopreis bei einmaligen Artikeln oder Artikel mit Intervall herangezogen.
Bearbeiten von Gutschriften #
Einfache Bearbeitung bestehender Gutschriften #
Um eine bereits bestehende Gutschrift zu bearbeiten, öffnen Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü und betätigen den Button . Die Gutschrift wechselt daraufhin in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können. Sobald Sie mit den Einträgen zufrieden sind, können Sie den Bearbeitungsmodus über beenden. Die Möglichkeit der Bearbeitung steht in den Bearbeitungsständen 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zur Verfügung. Ab Status 3 – Versendet und gebucht können aus rechtlichen Gründen generell keine Änderungen mehr vorgenommen werden, mit Ausnahme von nicht GoBD-relevanten Feldern.
Im Status 0 – In Bearbeitung ist die generelle Bearbeitung aller Bereiche innerhalb der Gutschrift möglich. Hierzu zählen auch Änderungen in den Artikeln, Mengen oder Artikelbeschreibungen. Ab dem Status 1 – Erstellt ist ggf. nur noch die Änderung der Kopfdaten der Gutschrift möglich ohne diese jeweils Zurückweisen zu müssen. Dieses Recht kann jedoch auch eingeschränkt sein. In dieser Abhängigkeit ist daher der Button nicht immer sichtbar.
Massenbearbeitung #
Die Massenbearbeitung ist nur über die Listenansicht der Gutschriften möglich.
Zusammenführen von Gutschriften #
Das Rechnungsmodul bietet Ihnen die Möglichkeit, Gutschriften im Status 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zu einer Gutschrift zu vereinen. Beachten Sie bitte, dass nur Gutschriften zusammengeführt werden können, die dem gleichen Kontakt sowie Rechnungskonto zugeordnet sind. Dabei werden auch einzelne Ansprechpartner unterschieden. Die Zusammenführung der Gutschriften ist in der Regel nur dann sinnvoll, wenn Sie diese mit Artikeln erstellen.
Wählen Sie für die Gutschriftenzusammenführung in der Übersicht die gewünschten Gutschriften mit gedrückter Strg-Taste bzw. der Shift-Taste aus und klicken Sie im Kontextmenü auf . Es öffnet sich nun ein neue Gutschrift in welches Ihre Artikel der unterschiedlichen Gutschriften zusammengeführt werden. Weiterhin werden auch die gleich lautenden Daten, wie die Kontaktdaten, Rechnungskonten oder Projektdaten, übernommen. Die Datensätze, aus denen Sie diese Gutschrift erstellt haben, werden dabei nicht gelöscht. Es stehen Ihnen alle Optionen zur Verwendung oder Änderung offen.
Nutzung von zusätzlichen Druckvorlagen #
Wurden über die Feldverwaltung Felder vom Typ Drop-Down-Liste Drucklayout angelegt, so können pro Gutschrift eine oder mehrere vom Standard abweichende Vorlagen zur Erstellung der Dokumente ausgewählt werden. Öffnen Sie hierzu Ihre Gutschrift und wählen Sie . Die verfügbaren Vorlagen bzw. Listenwerte werden Ihnen nach dem Klick auf das entsprechende Dropdownfeld-Drucklayout angezeigt. Wählen Sie die Vorlage aus, die Sie verwenden möchten und Sie die Änderungen anschließend. Bei Erstellung des Dokumentes oder Vorschaudokuments werden nun die ausgewählten Vorlagen genutzt.
Zahlungsausgleich #
Alle Details zum Eintragen der Zahlungen und den besonderen Fällen, wie Verbuchungen, Umbuchungen, Überzahlungen und Änderungen, finden Sie detailliert unter Zahlungen und Buchungen anlegen, ändern und löschen.
Bearbeitungsstände und Aktionen #
In den Gutschriften unterscheiden wir zwischen sechs Bearbeitungsständen. Je nach eingerichtetem Workflow, und durch diesen definierte Übergänge, wird der Bearbeitungsstand gewechselt. Jeder Bearbeitungsstand kann dabei die damit verbundenen Aktionen auslösen.
| Bearbeitungsstand | Beschreibung |
|---|---|
| 0 – In Bearbeitung |
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| 1 – Erstellt |
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| 2 – Geprüft |
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| 3 – Freigegeben |
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| 4 – Bezahlt |
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| 6 – Storniert |
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Der Button Bearbeiten #
Je nach Berechtigung ist der Button in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 – In Bearbeitung, wenn man Gutschriften erstellen und bearbeiten darf. Wird die Gutschrift in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Gutschriften immer bearbeiten dürfen.
Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 – Erstellt und 2 – Geprüft. Ab Status 3 – Versendet und gebucht sind Gutschriften nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Gutschriften konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet, kann man ausschließlich diese Felder ändern ohne die GoBD zu verletzten.
Übergabe von Informationen an andere Vorgänge #
Die Gutschriften komplettieren die Vorgänge. Sie sind aufrufbar in Ein- und Ausgangsrechnungen in den Bearbeitungsständen 1 – Erstellt und 2 – Geprüft und nach einer Anzahlung des Rechnungsbetrages in den Status 3 – Versendet und gebucht bzw. 3 – Freigegeben und 5 – Angemahnt über das Unterregister Artikelliste.
Innerhalb der Gutschriften bietet Ihnen das Modul im Bearbeitungsstand 2 – Geprüft und 3 – Versendet und gebucht den Button im Register Artikelliste an. Sobald Sie einen der Vorgangsbutton betätigen, werden Daten wie der Kontakt, das Rechnungskonto und ggf. Artikel übertragen. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel vor dem Klick auf in der Artikelliste, so werden nur diese dem neuen Vorgang übergeben. Sind keine Artikel ausgewählt, so werden alle Artikel in den neuen Vorgang übernommen. In Storno-Gutschriften müssen immer alle Artikel enthalten sein.
Löschen von Gutschriften #
Gutschriften können nur bis zum Bearbeitungsstand 2 – Geprüft gelöscht werden. Ab Bearbeitungsstand 3 – Versendet und gebucht unterliegt die Gutschrift dem besonderen Schutz und kann nur noch buchhalterisch durch Folgeaktionen geändert, aber nicht mehr gelöscht werden.
Um eine Gutschrift zu löschen, können Sie in der Übersicht einen oder mehrere Datensätze markieren und klicken Sie über das Kontextmenü auf . Oder Sie öffnen eine Gutschrift, wechseln in den Bearbeitungsmodus und klicken hier auf den Button . Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage mit bestätigt haben, wird der entsprechende Vorgang gelöscht.
Sonderfälle beim Umgang mit Gutschriften #
Bruttogutschrift #
| Nettorechnung | Bruttorechnung | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
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z.B. Autohaus, Onlinehandel, Dienstleistungen
Summe aller Nettobeträge zzgl. MwSt = Bruttobetrag |
z.B. stationärer Handel, Baumarkt
Summe aller Bruttobeträge abzügl. Summe |
Storno einer Gutschrift #
Für den Fall einer fehlerhaften oder beanstandeten Gutschrift, für die noch kein Geldfluss verzeichnet wurde, besteht die Möglichkeit diese zu stornieren. Sie machen eine Rechnungskorrektur zur Gutschrift oder erhalten eine Gutschrift eines Lieferanten mit einer eigenen Gutschriftennummer. Für diesen Fall ist es unerheblich, ob Sie eine Kundengutschrift oder Lieferanten-Gutschrift stornieren.
Gutschriften können Sie nur im Status 3 – Versendet und gebucht stornieren.
Für das Stornieren einer Gutschrift öffnen Sie diese und klicken auf den Button im Register Artikelliste. Es öffnet sich eine neue Gutschrift mit dem Betreff Rechnungskorrektur zur Gutschrift NUMMER. In dieser wurden alle Posten der Gutschrift übernommen und die Menge der einzelnen Artikel entsprechend 1:1 reduziert mit einem Minus davor. Ebenfalls werden bereits befüllte Felder der Gutschrift mit in das Storno übernommen. Die Rechnungskorrektur wird sofort angelegt, d. h. Sie können diese nur entfernen, wenn Sie den Button betätigen.
Führen Sie die Prüfungen für die Rechnungskorrektur durch und verbuchen Sie diese direkt. Die Rechnungskorrektur wechselt nach dem Verbuchen direkt in den Bearbeitungsstand 4 – Bezahlt. Der Bearbeitungsschritt 3 – Versendet und gebucht wird übersprungen. Die eigentliche Gutschrift erhält automatisch den Status 6 – Storniert. Beide Gutschriften (Gutschrift und Rechnungskorrektur) gleichen sich automatisch anhand der ursprünglichen Buchungen (debitorisch/kreditorisch) aus. Die Rechnungskorrektur weist dabei die seltene Besonderheit eines negativen Gutschriftenbetrages aus.
Bei Stornorechnungen erhalten Sie keine Warnhinweise aufgrund des negativen Betrages. Es lassen sich ebenfalls keine Änderungen an den Posten vornehmen.
Gutschrift für eine Gutschrift #
Gutschrift auf eine Gutschrift? Das klingt erst mal komisch und funktioniert auch so nicht. Sie benötigen hier streng genommen eine Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung, je nach Art der ursprünglichen Gutschrift. Sie können zwar neue Gutschriften auf Basis einer bestehenden Gutschriften in den Status 3 – Versendet und gebucht und 4 – Bezahlt erstellen, doch werden diese nicht mit Ausgangsrechnungen oder Eingangsrechnungen verrechnet.
Möchten Sie Ausgangsrechnung bzw. Eingangsrechnung mit der offenen oder bereits ausgeglichenen Gutschrift ausgleichen, nutzen Sie den Sonderfall des Zahlungsausgleich wenn Rechnung und Gutschrift in einer Summe zusammengefasst werden.
Gutschriften als Ersatz für verschiedene Vorgänge #
Gutschrift als Eingangsrechnung #
| Erwerbsmindernd | Buchungskonto = Erwerb | Gegenkonto = Kreditor | Ein Dokument wird erstellt |
In diesem besonderen Fall der Gutschriften erstellen Sie eine Gutschrift als Rechnungsersatz für Ihren Lieferanten bzw. Ihres Partners. Klassisches Beispiel ist die Abrechnung von Provisionen oder Verwaltungstätigkeiten, in denen der Pächter dem Verpächter Reservierungsentgelte oder Pacht bezahlt. Hier schulden Sie Ihrem Partner/Lieferanten Geld für vermittelte Interessenten, Kunden, Geschäfte, Pachten o.ä. Oft sind diese Provisionen von Bedingungen abhängig, die Sie eher wissen als Ihr Partner. Ihr Partner müsste Ihnen also eine Eingangsrechnung zukommen lassen über Leistungen, die er gar nicht genau kennt.
Daher erstellen Sie eine Gutschrift und markieren das Feld Ist eine Eingangsrechnung als Ersatz für dessen Eingangsrechnung. Jetzt werden die Beträge nicht mehr als Erlösmindernd gebucht sondern als Erwerbsmindernd.
Beachten Sie für Ihren Fall die steuerlich rechtlich relevanten Bedingungen für die Erstellung einer Gutschrift mit oder ohne Umsatzsteuer.
Gutschrift als Ausgangsrechnung #
| Erlös | Buchungskonto = Debitor | Gegenkonto = Erlös | Es wird kein Dokument erstellt → Hängen Sie das Dokument Ihres Lieferanten an |
Auch im Fall einer Gutschrift, welche Sie als Ersatz für eine Ausgangsrechnung von Ihrem Partner erhalten, handelt es sich um einen Sonderfall. Klassische Fälle sind hier Vergütungen, EEG-Umlagen, Einspeisevergütungen oder erhaltene Provisionen. In diesem Fall handelt es sich also um Erlöse für Ihr Unternehmen und Sie erhalten in diesem Sinne die Gutschrift Ihres Lieferanten, weil Sie die genauen abzurechnenden Beträge nicht direkt ermitteln können.
Erstellen Sie auch in diesem Fall eine Gutschrift und markieren Sie das Feld Ist eine Ausgangsrechnung als Ersatz für Ihre Ausgangsrechnung. Alle Beträge werden als Erlös mit der Belastung des Debitors gebucht.
Beachten Sie für Ihren Fall die steuerlich rechtlich relevanten Bedingungen für die Erstellung einer Gutschrift mit oder ohne Umsatzsteuer.
Gutschrift als Lieferantenvorgang #
| Erwerb | Buchungskonto = Kreditor | Gegenkonto = Erwerb | Es wird kein Dokument erstellt → Hängen Sie das Dokument Ihres Lieferanten an |
Ein weiterer besonderer Fall einer Gutschrift ist die Gutschrift auf eine bereits teilbezahlte oder ausgeglichene Eingangsrechnung. Diese Gutschrift erstellen Sie möglichst nicht gesondert sondern wechseln dazu in die betreffende Eingangsrechnung für die ein Teil oder alles gutgeschrieben wurde. Nutzen Sie aus der Eingangsrechnung heraus die Möglichkeit zur Erstellung der gewünschten Gutschrift. Dabei werden nach dem Verbuchen ggf. automatisch offene Posten ausgeglichen und Vernetzungen zwischen den Vorgängen dokumentiert. Das Feld für Lieferanten-Vorgang wird dabei bereits automatisch aktiviert.
Sie finden die genaue Vorgehensweise in den Sonderfällen der Eingangsrechnungen genauer beschrieben.
Negative Gutschrift #
Im Normalfall einer Gutschrift gibt es keine negativen Gutschriften. Negative Gutschriften kann es jedoch in den besonderen Fällen einer Rechnungskorrektur bzw. einer Stornogutschrift oder zum Zeitpunkt der Erstellung einer neuen Gutschrift mit negativen Posten geben. Daher wird innerhalb des TecArt CRM unterschiedlich mit negativen Gutschriften umgegangen.
Negative Gutschriften sind nicht zulässig und lassen sich auch nicht in eine Ausgangsrechnung wandeln. Erstellen Sie in diesem Fall eine Ausgangsrechnung und übertragen Sie den gutzuschreibenden Posten in die Ausgangsrechnung. Bitte beachten Sie in diesem Zusammenhang die Vorgehensweise für negative Ausgangsrechnungen.
Die 0-Gutschrift #
Eine Gutschrift über 0,- €? Ja, so was kann vorkommen!
Durch besondere Umstände können sich Beträge aus Leistungen und Gutschriften aufheben. Dabei kann es zu einem Gesamtbetrag von 0,- € kommen. Abrechnen und gutschreiben möchten Sie ggf. eine Leistung, die aufgehoben wird und eine andere Leistung, welche neu hinzugekommen ist. Die Gutschrift können Sie wie gewohnt anlegen und durchpflegen. Dabei durchläuft die Gutschrift alle Bearbeitungsstände, erreicht aber nicht den Status 3 – Versendet und gebucht. Sie wird, da es zu keinem Zahlungsverkehr kommt, sofort in den Status 4 – Bezahlt gesetzt. Online-Gutschriften werden selbstverständlich versendet, Papiergutschriften müssen Sie besonders beachten und drucken.
