Kassenbucheinträge verfassen, bearbeiten und löschen

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Anwender

Rechnungen

Kassenbucheintrag erstellen #

Kassenbucheinträge anlegen #

Eintrag OHNE verschiedene Steuersätze und Posten #

Öffnen Sie das Kassenbuch und erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Button oder über das Kontextmenü > .

Tragen Sie zunächst Ihren erklärenden Buchungstext für Ihren Kassenbucheintrag ein und füllen Sie die folgenden Felder aus:

Datum – Datum Ihres Kassenbeleges oder des Einnahmebeleges bzw. Ausgabebeleges
Steuersatz – nur soweit auf dem Kassenbeleg Artikel enthalten sind, die einem einzigen Steuersatz unterliegen, also 0%/keine | 7% | 19% etc.

Möchten Sie eine Einzahlung in die Kasse durchführen, tragen Sie den Brutto-Wert bei Eingang ein. Ausgaben werden als Brutto-Betrag in Ausgang eingetragen.

Die enthaltene Steuer wird automatisch anhand des Eingangs bzw. Ausgangs und dem ausgewählten Steuersatz berechnet.

Betätigen Sie Ihre Eintragung über den Button . Der Kassenbucheintrag erhält nun eine Belegnummer und, wenn entsprechende Systemvorlagen hinterlegt sind, wird ein Ein- bzw. Ausgangsbeleg erzeugt. Die enth. Steuer wird automatisch berechnet.

Einträge MIT verschiedenen Steuersätzen und Posten #

Diese Belegerfassung nutzen Sie, wenn Sie Einnahmen oder Ausgaben mit unterschiedlichen Steuersätzen haben oder Details Ihres Kassenbeleges in unterschiedliche Posten splitten möchten, um diese im Hintergrund richtig zu verbuchen oder auf Warengruppen aufzuteilen.

Öffnen Sie das Kassenbuch und erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Button oder über das Kontextmenü > .

Tragen Sie zunächst Ihren erklärenden Buchungstext für Ihren Kassenbucheintrag ein und füllen Sie die folgenden Felder aus:

Datum – Datum Ihres Kassenbeleges oder des Einnahmebeleges bzw. Ausgabebeleges

Alle anderen Felder im Zusammenhang mit Eingang bzw. Ausgang sowie den Steuersatz bzw. die enth. Steuer füllen Sie nicht aus.

Klicken Sie noch nicht auf !

Wechseln Sie in das Unterregister Splittbuchung und nutzen Sie die Button oder . Je nach gewünschter Gliederung können Sie auch Zeilen und Gruppenzeilen einfügen und den Beleg strukturieren. Auch können Sie verschiedene Einträge, z.B. auf Basis der Steuersätze, zusammenfassen.

Einnahmen werden dabei positiv und Ausgaben negativ angegeben. Während der gesamten Eintragungen der verschiedenen Posten darf der Kassenbucheintrag nicht gespeichert werden.

Die einzelnen Splits werden dabei nach jedem Speichern in den Feldern Eingang bzw. Ausgang ermittelt und auch die enth. Steuer wird anhand der Details bereits ermittelt. Das Feld Steuersatz wird ignoriert.

Sobald alle Posten eingetragen wurden und der Eingangs- bzw. Ausgangswert Ihres Kassenbucheintrags mit Ihren Belegen übereinstimmen, betätigen Sie Ihre Eintragung über den Button . Der Kassenbucheintrag erhält nun eine Belegnummer und, wenn entsprechende Systemvorlagen hinterlegt sind, wird ein Ein- bzw. Ausgangsbeleg erzeugt.

Hängen Sie abschließend Ihren Beleg noch im Reiter Dokumente an.

Die Artikelliste im Überblick #

Artikelfelder #

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen verschiedene System-Felder zur Verfügung. Dabei werden verschiedene Angaben auf unterschiedlichen Registerkarten vorgenommen. Die Ansichten zwischen einem Stammartikel und einem Posten in den Modulen sowie deren Registerkarten sind individuell einstellbar.

Artikel bearbeiten #

Auf der Registerkarte Artikel bearbeiten finden Sie die grundlegenden Angaben zum Posten.

Beschriftung	Beschreibung

Menge

Anzahl der Artikel – Numerischer Wert, welcher negativ (-6), null (0) und positiv (12) sein kann. Sie können auch Werte mit Nachkommastellen (1,234) eingeben. Die Menge definiert keine Größen, wie kg, Stück oder Paletten. Diese richten sich ggf. nach der individuell im Artikel angegebenen Einheit.

Sonderposten erstellen

In Standardartikeln steht Ihnen dieses Feld zur Verfügung. Sobald Sie die Checkbox aktivieren, werden Ihnen verschiedenste Felder des Standards freigegeben und Sie können die darin enthaltenen Werte beliebig abändern. Beim Entfernen der Checkbox und nach dem Speichern werden die individuellen Eingaben wieder entfernt und der Standard wiederhergestellt.

Bezeichnung

Benennung des Artikels aus Ihrer Artikelverwaltung und angezeigter Name in der Artikelliste. Wird keine individuelle kurze Artikelbeschreibung verwendet, wird diese Bezeichnung automatisch in Druckvorlagen verwendet.

Artikelnummer

Handelt es sich um einen Artikel aus der Artikelverwaltung, wird in diesem Feld die Artikelnummer angezeigt. Bei Sonderposten kann die Artikelnummer auch manuell angegeben werden. Auf Basis dieser Nummer können Auswertungen zu Artikeln durchgeführt werden.

Lieferant

Handelt es sich um einen Artikel, welchen Sie ggf. weiter verkaufen und Sie pflegen die Lieferanten mit den entsprechenden Einkaufspreisen, wird bei der Auswahl eines solchen Artikels automatisch der Lieferant verknüpft. Es handelt sich hierbei um ein normales Kontaktverknüpfungsfeld und Sie können auch jeden anderen beliebigen Kontakt als Lieferanten angeben.

Einkaufspreis

Die Zeile Einkaufspreis besteht aus den drei Feldern des Preises selbst, dem Steuersatz bei Einkauf sowie der Währung. Diesen können Sie mit angeben, um spätere Auswertungen für Gewinnspannen berechnen zu können oder in der weiteren Bearbeitung von Lieferantenaufträgen automatische Einkaufspreise zu übergeben. Wurden die Einkaufskonditionen in der Artikelverwaltung gepflegt, wird das Feld bereits vorausgefüllt. Dazu zählen auch die beiden weiteren Felder für den Steuersatz sowie die Währung.

Verkaufspreis

Diese Angabe ist nur vorhanden, sobald mehrere unterschiedliche Verkaufspreise für einen Artikel angegeben wurden. Wird hier der Verkaufspreis geändert, werden alle relevanten Daten im Postenfenster auf den neuen Verkaufspreis angepasst. Bitte beachten Sie in dem Fall bereits eingetragene Rabatte, welche Auswirkung auf den neuen Verkaufspreis haben.

Steuersatz

Als Steuersatz werden die zur Verfügung und Nutzung vorgesehenen Steuersätze vorgegeben. Meistens sind bereits die Steuersätze in der Artikelverwaltung gepflegt. Andere Steuersätze können über die Moduleinstellungen durch Ihren Administrator ergänzt bzw. angepasst werden. Hierbei handelt es sich um den Verkaufssteuersatz.

Originalpreis

Entspricht dem vorgegebenen Preis aus Ihrer Artikelverwaltung. Ausgehend von diesem Feld erfolgt die Berechnung des Rabatts und der Einzelpreise (Netto und Brutto).

Dieses Feld ist in der Artikelliste ein Multifunktionsfeld. Mittels Doppelklick können Sie das Feld so aktivieren, dass Sie den Wert direkt in der Zeile ändern können. Es entsteht dann automatisch ein Sonderposten.

Rabatt

Sie können zwischen prozentualem und monetärem Rabatt wählen. Auf Basis des Originalpreises, werden automatisch die Einzelpreise für Netto und Brutto berechnet.

Einzelpreis (netto)

Ist der bereits errechnete Einzelpreis in Bezug auf den Orginalpreis und einem angegebenen Rabatt. Ohne Rabatt entspricht der Originalpreis dem Einzelpreis.

Einzelpreis (brutto)

Zeigt den errechneten Brutto-Preis des Einzelpreises.

Intervall

Das Intervall bezieht sich auf den angegebenen Abrechnungsrhythmus des Artikels. Hierbei entsteht eine Abhängigkeit zwischen dem Intervall und der Angabe der Fälligkeit im Posten. Die Intervalle der verschiedenen Artikel können unterschiedlich sein.

Optional

Durch Setzen dieser Option wird der Posten nicht in der Gesamtwertermittlung beachtet. Der Posten kann gesondert in Angeboten, Aufträgen und Verträgen dargestellt werden.

Nicht skontierbar

In der Regel wird Skonto auf eine gesamte Rechnung gewährt. In besonderen Fällen kann es vorkommen, dass Artikel und Posten nicht skontiert werden können, da es sich z.B. um Pfand handelt oder Sie Skonto auf rabattierte Posten ausschließen. Sie können für Artikel und bei Bedarf direkt innerhalb des Vorgangs den Haken setzen. Diese Posten werden dann in der Summe nicht mit skontiert.

Drucken

Ist der Haken gesetzt, wird der Artikel und eine mögliche Beschreibung auf dem Dokument ausgegeben. Ist der Haken nicht gesetzt, wird der Preis eingerechnet, jedoch nicht auf dem späteren Dokument dargestellt. Bitte beachten Sie hierbei ggf. weiterführende Druckfunktionen in Artikelgruppen.

Abgerechnet

Abgerechnet zeigt Abschlägen den Wert an, wie viel von einem Posten bereits in eine Rechnung überführt wurde. Abgerechnete Beträge sind noch nicht gebucht. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung/Teilrechnung, kann es vorkommen, dass der Betrag nicht mit dem Gesamtbetrag (brutto) übereinstimmt. Handelt es sich nicht um Posten, die in Abschlags- und Schlussrechnungen überführt wurden, werden an derselben Stelle Checkboxen dargestellt.

Dieses Feld ist in den Modulen Aufträge und Verträge sichtbar. Änderungen am automatisch gesetzten Haken können zur erneuten Überführung in eine Rechnung genutzt werden.

Der Posten ist noch nicht abgerechnet
Der Posten wurde in einen Vorgang überführt, welcher noch nicht verbucht wurde
Der Posten wurde in einen Vorgang überführt und wurde verbucht.

Gebucht

Gebucht zeigt den Wert an, wie viel von einem Posten bereits in eine Rechnung überführt wurde. Handelt es sich um eine Abschlagsrechnung/Teilrechnung, kann es vorkommen, dass der Betrag nicht mit dem Gesamt (brutto) übereinstimmt.

Wurde ein Artikel in einer Rechnung auch verbucht, also verschickt, gilt dieser als gebucht. Dieses Feld ist in den Modulen Aufträge und Verträge sichtbar. Änderungen am automatisch gesetzten Haken können zur erneuten Rechnungslegung genutzt werden.

Beginn Ende

Um ein Leistungsdatum oder ein Leistungszeitraum zu definieren, wählen Sie zwischen einem fixen Datum und einer flexiblen Datumsvorlage aus. Je nach Auswahl wird das andere Feld automatisch geleert. In der Regel nutzen Sie für wiederkehrende Abrechnungen eine Datumsvorlage. Für gesonderte Abrechnungen, besonders aus Aufträgen heraus, nutzen Sie eher das Datum. Eine Kombination zwischen Beginn und Ende ist möglich.

In Eingangs -und Ausgangsrechnungen wird beim Übergang zum Bearbeitungsstatus 1 – Erstellt das Datum berechnet und in die Datumsfelder geschrieben.

Buchungskonten #

Fachwissen

Die Registerkarte Buchungskonten zeigt die spätere Zuordnung dieses Postens für die Verbuchung innerhalb von Vorgängen. Dabei werden die Konten automatisch auf Basis der Voreinstellungen vorbelegt, sofern in Ihrem System die Buchhaltung aktiviert ist. Diese Buchungskonten können bei Bedarf verändert werden, wenn man zuvor über das Feld Buchungskonten angeben die Bearbeitung aktiviert hat.

Es werden hier immer die aktuellen Buchungskonten aus den verschiedenen Quellen (Steuersatz, Warengruppe, Artikel) geholt, welche zum Zeitpunkt der Verbuchung innerhalb eines Vorgangs eingestellt waren. Dies trifft auch zu, wenn Sie das Feld wieder deaktivieren. Abweichende Buchungskonten werden nur bei aktivierter Eingabe gesondert angesprochen.

Verknüpfungen #

Diese Registerkarte ist bereits die erste selbst änderbare Registerkarte für die Posten. Der Name sowie die darauf abgebildeten Felder können von Ihrer Ansicht abweichen.

Einzelne Posten eines Vorgangs können sich auf verschiedene verknüpfte Objekte beziehen, welche Sie ggf. später auswerten oder sogar in Dokumenten angeben wollen. Über die Registerkarte Verknüpfungen können entsprechende Objekte ausgewählt werden. Bitte beachten Sie dabei folgende implementierte Besonderheiten, welche Ihnen gerade die Verknüpfungsfelder für Objekte gelegentlich freigeben oder sperren.

Farbliche Anzeige der Artikel #

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Je nach Status können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

Farbe	Beschreibung
Schwarz	Im Status 0 – in Bearbeitung wird ein Standardartikel so dargestellt. Ab Status 1 – Erstellt kann es sich auch um einen deaktivierten oder später aktualisierten Artikel aus der Artikelverwaltung handeln. Durch die von Ihnen gewünschte Verwendung, wird dieser als „Standardartikel“ betrachtet.
Rot	Ein eigener Sonderposten, Artikel der Artikelliste mit Ihren Änderungen zum Sonderposten und eingefügte Zeilen werden generell rot dargestellt. Dabei ist der Bearbeitungsstatus egal.
Orange	Nur im Status 0 – In Bearbeitung werden Artikel Ihrer Artikelverwaltung orange angezeigt, wenn diese zwischenzeitlich im Original geändert wurden.
Grau	Dieser Artikel ist nicht mehr verfügbar oder soll ggf. nicht mehr verwendet werden und wird als deaktivierter Artikel grau eingefärbt. Bei der Übergabe von Artikeln aus einem Angebot zu einem Auftrag und weiter in einen Vertrag, erfüllt die Farbe gleichzeitig die Anzeige bereits übergebener Artikel.

Artikel hinzufügen, bearbeiten und löschen #

Über den Button in der Artikelliste des Kassenbucheintrages, öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der STRG -Taste und klicken Sie auf . Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch.

Einfügen von Sonderposten #

Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button . Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf . Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Kassenbucheintrages wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.

Bearbeitung von Artikeln #

Verschiedene Details Ihrer Artikel lassen sich direkt anpassen. Teilweise entstehen dabei automatisch Sonderposten. Änderungen an Menge, Rabatt und Lieferant erfordern hingegen keinen Sonderposten.

Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Posten machen oder über das Kontextmenü auf den Punkt klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen in den Feldern Menge, Lieferant, Rabatt, Optional, Drucken und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf übernommen. Befindet sich der geänderte Posten in einer Gruppe, wird auch deren Summe neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge, Originalpreis, Einzelpreis (netto) oder Einzepreis (brutto) des gewünschten Artikels, nehmen Sie direkte Einträge vor. Änderungen am Original, wie den Einzelpreisen erzeugen automatisch einen Sonderposten.

Den Bearbeitungsmodus verlassen Sie durch Klick auf eine andere Position oder Enter. Damit wird die Aktualisierung der Berechnung angestoßen.

Sonderposten aus Artikeln #

Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen. Sofort werden die gesperrten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung des Kassenbucheintrages durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden automatisch nach dem gesetzt.

Leistungsdatum und Leistungszeiträume #

Je nach Verwendung können Sie fixe oder flexible Leistungszeiträume je Artikel festlegen. In der Regel nutzen Sie gerade bei wiederkehrenden Abrechnungen über Verträge oder Serienaufträge, flexible Leistungszeiträume auf Basis hinterlegter Formeln. Diese Formeln müssen zuvor durch einen Administrator über die Moduleinstellungen der Artikelverwaltung und Warengruppen gepflegt werden.

TecArt liefert eine Standardliste mit den hier aufgeführten Formeln aus. Dabei bezieht sich die Bezeichnung immer auf das jeweilige Objekt in welchem die Angabe vorgenommen wird. Schreiben Sie beispielsweise eine Rechnung aus einem Vertrag am 12. des Monats mit der Auswahl des Leistungsdatum vom Datum letzte Rechnung +1 Tag, und dieses entsprach dem 25. des Vormonats. Erzeugen Sie zwischenzeitlich manuelle Rechnung ohne Bezug auf diesen Vertrag am 20. des Monats, hat dies keine Auswirkung auf die nächste Rechnungsstellung des Vertrages. Hier ist weiterhin gewählt Datum letzte Rechnung +1 Tag und die neue Rechnung erhält automatisch wieder den 25. des aktuellen Monats und nicht den 21. in Bezug auf die letzte Rechnung.

Kann keine letzte Rechnung für einen Auftrag oder Vertrag ermittelt werden, wird auf das Beginn-Datum des Auftrags/Vertrags zurückgegriffen. Welches Datum letztendlich ermittelt wurde, sehen Sie, wenn Sie einen Vorgang zur Prüfung geben. In diesem Moment wird das Datum ermittelt und fest eingeschrieben. Hierbei haben Sie die Möglichkeit das Datum individuell abzuändern.

Bezeichnung	Formel	Beispiel
Datum letzte Rechnung -1 Tag	`last_invoice-day`	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 30.06.
Datum letzte Rechnung	`last_invoice`	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 01.07.
Datum letzte Rechnung +1 Tag	`last_invoice+day`	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 01.07. Neues Datum ist der 02.07.
Nächstes Monatsende nach letzter Rechnung	`month_end(last_invoice)`	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 20.07. Neues Datum ist der 31.07.
Nächster Monatsanfang nach letzter Rechnung	`month_start(month_end(last_invoice)+day)`	Letzte Rechnung über Auftrag / Vertrag / Rechnungskonto war am 20.07. Neues Datum ist der 01.08.
Aktuelles Datum -1 Tag	`now-day`	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das Datum von gestern gewählt.
Aktuelles Datum	`now`	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das aktuelle Datum gewählt.
Aktuelles Datum +1 Tag	`now+day`	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird das Datum von morgen gewählt.
Nächstes Monatsende nach aktuellem Datum	`month_end(now)`	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird vom aktuellen Datum ausgegangen. (z.B. 20.07.) Neues Datum ist der 31.07.
Nächstes Monatsende nach nächster Rechnung	`month_end(next_invoice)`
Nächster Monatsanfang nach nächster Rechnung	`month_start(month_end(next_invoice)+day)`
Nächster Monatsanfang nach aktuellem Datum	`month_start(month_end(now)+day)`	Unabhängig der letzten Rechnung und des Vorgangs wird vom aktuellen Datum ausgegangen. (z.B. 20.07.) Neues Datum ist der 01.08.
Datum nächste Rechnung	`next_invoice`
Datum nächste Rechnung -1 Tag	`next_invoice-day`
Datum nächste Rechnung +1 Tag	`next_invoice+day`

Beispiel: Zusammenführen von Vorgängen

Sie haben zwei oder mehr unterschiedliche Verträge mit unterschiedlichen Beginn-Daten und Artikelposten. Für diese Verträge wurden bisher noch keine Rechnungen (Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung) erstellt.
Die Angaben für die Leistungszeiträume wurden wie folgt gesetzt:

Beginn: Datum letzte Rechnung – 1 Tag
Ende: Datum letzte Rechnung

Das Beginn-Datum bezieht sich in diesem Fall auf auf das Beginn-Datum des Vertrages, da noch keine Rechnung existiert.

Im Anschluss wird für jeden Vertrag eine Rechnung erzeugt und diese anschließend zu einer einzigen Rechnung zusammengeführt. Dabei werden die Verknüpfungen der ursprünglichen Verträge auf die Posten der Verträge übertragen. Die Berechnung des Leistungszeitraums bezieht sich weiterhin auf das Beginn-Datum des Vertrages.

Alle folgenden Rechnungen beziehen sich in diesem Fall auf das Datum der letzten Rechnung und nicht mehr auf das Beginn-Datum des jeweiligen Vertrages.

Einfügen von Zeilen #

Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandszeile einzufügen, klicken Sie auf den Button . Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Über die Angabe im Feld Intervall definieren Sie die Häufigkeit der Ausgabe, wie bei den Posten auch. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.

Artikel aktualisieren #

Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere sichtbare und auch unsichtbare Feld der Artikel betreffen.

Über das Kontextmenü können Sie bei Bedarf den/die markierten orangefarbenen . Öffnen Sie den Posten, befindet sich hinter möglicherweise geänderten Werten der Button . Klicken Sie diesen nur hinter diesem Feld, wird nicht der gesamte Posten aktualisiert sondern nur dieser eine Wert. Auch im geöffneten Postenfenster können Sie den -Button neben dem klicken, um alle geänderten Daten anzupassen.

Nach einer kompletten Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt, andernfalls weiterhin orange. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status des Vorgangs, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als „Standard“ verwendet.

Löschen von Artikeln #

Nur im Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf oder über die Entf-Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf-Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Bearbeitungsstand besitzen, müssen Sie dieses in den Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung zurückweisen. Die Option dazu finden Sie über den Button .

In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

Gruppierung von Artikeln #

Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B., um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt, um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, verschieben Sie diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

Gruppe erzeugen #

Mit Hilfe des Button öffnet sich ein Fenster in dem Sie Menge, Bezeichnung, Steuersatz, Rabatt, Nicht skontierbar, Intervall, Optional und Artikelbeschreibung für die nähere Beschreibung der Gruppe eintragen können.

Der Gesamtpreis einer Gruppe errechnet sich immer automatisch anhand der Einzelpreise, Rabatte und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf werden drei Zeilen Gruppenbeginn mit der Gruppennummer, Ihre Bezeichnung und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag&Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden.

Steht hingegen die Gruppenbezeichnung darunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.

Drucken und alles Drucken #

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuern die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer darauf, dass bei verschiedenen Kombinationen mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

Beschreibung	Alles drucken	Ergebnis
Artikel eingefügt in Gruppe		Artikelbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtpreise werden für diesen Artikel ausgegeben. Wählen Sie nicht für alle Artikel diese Optionen aus, kann es vorkommen, dass die ausgegebenen Einzelpreise am Ende nicht die Summe der Gruppenzeile ergeben.
		Nur die Beschreibungen der Einzelartikel werden ausgegeben. Zusatzinformationen könnten nur in Textform über Variablen ausgelesen werden.
		Keine Information zu diesen Artikeln wird für den Druck verwendet.
Gruppenzeile	nicht verfügbar	Die eingetragenen Informationen der Gruppenzeile werden für den Druck ausgegeben, wie für einen einzelnen Artikel außerhalb der Gruppen auch.
Gruppenzeile	nicht verfügbar	Keine Information der Gruppenzeile wird für den Druck verwendet. Verwenden Sie dieses Szenario in Verbindung mit dem ersten Szenario, werden die Einzelartikel wie gewohnt ausgegeben und die Gruppierung dient Ihnen lediglich zur besseren Übersicht ohne weitere Funktion.

Rabatte und optionale Artikel #

Das TecArt CRM bietet Ihnen verschiedene Möglichkeiten Rabatte zu gewähren. So können Sie für einzelne Artikel als auch für Gruppen individuelle prozentuale oder monetäre Rabatte eintragen. In verschiedenen Vorgängen können Sie darüber hinaus auf den gesamten Betrag einen Rabatt hinterlegen.

Rabatte können in verschiedenen Kombinationen angewendet werden. So sind auch Rabatte auf bereits rabattierte Artikel möglich, indem Sie um den Artikel eine Gruppe bilden und die Gruppe ebenfalls rabattieren.

Es gibt die Möglichkeit, in Kassenbucheinträgen einen Artikel als optionalen Artikel zu deklarieren. Hierzu öffnen Sie den Artikel im entsprechenden Vorgang. Setzen Sie den Haken im Kontrollkästchen Optional . In Verbindung mit der optionalen Artikelschleife, können Sie parallel zu Ihren errechneten Preisen weitere Artikel (optionale Artikel) ausgeben. Optionale Artikel werden demnach nicht bei der Berechnung für den Netto- und Bruttopreis bei einmaligen Artikeln oder Artikel mit Intervall herangezogen.

Kassenbucheinträge ändern und löschen #

Einträge im Kassenbuch können aus rechtlichen Gründen nicht mehr bearbeitet oder entfernt werden. Im geöffneten Fenster haben Sie die Möglichkeit Dokumente, wie Kassenbelege oder Quittungen, in dem Eintrag einzufügen oder Belege auf Basis der Daten neu erzeugen. Um einen Eintrag zu stornieren, klicken Sie bitte auf den Button . Der Eintrag wird im Kassenbuch grau dargestellt.

Sonderfälle beim Umgang mit Kassenbucheinträgen #

Umbuchung #

Im Kassenbuch befindet sich ebenfalls der Button . Über diesen haben Sie die Möglichkeit zwischen einem Bankkonto oder einem Kassenbuch eine Umbuchung zum aktuellen Kassenbuch vorzunehmen. Diese Umbuchungen erfolgen immer ohne Steuer.

Öffnen Sie eine Umbuchung und tragen Sie Ihren gewünschten Buchungstext sowie den Eingang bzw. Ausgang ein. Schließen Sie die Eingabe mit ab.

Kassenbucheintrag entspricht einer Gutschrift #

Dieser Sonderfall ist nur dann von Bedeutung, wenn Sie in Ihrem TecArt CRM auch buchen.

Angenommen Sie haben eine Ausgabe getätigt, dann wird diese als Erwerb gebucht. Einnahmen werden als Erlös gebucht. Kommt es nun zu einer Rückrechnung, da Sie z.B. einen Teil der gekauften Waren zurück bringen, ist dies in dem Moment ja kein Erlös sondern die Minderung des Erwerbs. So verhält es sich äquivalent auch mit den Erlösen, wenn diese durch Rückabwicklung gemindert werden.

Für diese besonderen Fälle gibt es für Kassenbucheinträge das Feld Gutschrift. Sobald Sie dieses mit anhaken, werden die Konten bei der Buchung gedreht und der Erwerb bzw. der Erlös werden gemindert. Einen Bezug auf einen alten Kassenbucheintrag gibt es hierbei nicht, auch der zeitliche Abstand ist unerheblich.