Buchungen und Zahlungen gehören zur klassischen Buchhaltung. Im TecArt CRM können Sie sich entscheiden, ob Sie die Buchhaltung aktivieren möchten. Diese ermöglicht Ihnen, u.a. die automatische Generierung von Buchungen bei allen Vorgangsarten und Zahlungen, als auch die Saldenberechnung in den Rechnungskonten. Bei der Verwendung von mehreren Mandaten können Sie sogar pro Mandat über die Aktivierung der Buchungen entscheiden. Zahlungen sind grundlegend immer vorhanden, auch wenn Sie im System keine Buchungen vornehmen. Die Eintragung von Zahlungen beeinflusst verschiedene Automatismen und Mechanismen innerhalb des Rechnungsmoduls.

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Fachwissen

Rechnungen

Buchungen

Grundlagen für das Verständnis von Buchungen und Zahlungen #

In der Buchhaltung existiert für jedes Buchungskonto auch ein Gegenkonto. Dadurch wird gewährleistet, dass Beträge korrekt dokumentiert und übertragen werden. So ergibt eine Abhebung von der Bank einen Minusbetrag für Ihr Guthaben, jedoch einen positiven Betrag für Ihr Portemonnaie. Insgesamt gleichen sich diese Beträge aus, sodass ein Saldo von 0,00 € entsteht. Wird dieser einfache Ablauf erweitert mit Einkäufen und Verkäufen und Verbindlichkeiten, kann die Übersicht schnell verloren gehen. So entsteht bei Buchung einer Ausgangsrechnung ein Schuldverhältnis des Debitors (Leistungsempfänger und Schuldner) an den Erlös, der Debitor wird somit negativ. Erfolgt die Zahlung der Schuld von der Bank an den Debitor, so ist der Debitor wieder ausgeglichen und das Saldo beträgt 0,00 €. Somit existieren keine direkten negativen Zahlungen bzw. Buchungen. Negative Zahlungen können eingetragen werden und verursachen eine automatische Kontendrehung. So werden bspw. 500,00 Euro von der Bank an den Debitor überwiesen und die Zahlung auf die Ausgangsrechnung eingetragen. Später erfolgt eine Rückbuchung von -500,00 Euro. Dies kann als weitere Zahlung von der Bank an den Debitor eingetragen werden. Somit sind die Konten automatisch auf Debitor an Bank gedreht und der Betrag positiv.

Die Eingangsrechnung ist Positiv mit z.B. 500,00 €, die Zahlung ist ebenfalls Positiv mit 500,00 €. Wird gleichzeitig gebucht müssen Buchungskonto (Kreditor) und Gegenkonto (Bank) ausgefüllt werden.

Voraussetzungen für die Nutzung von Buchungen und Zahlungen #

Gebucht werden kann nur, wenn die erforderlichen Konten eingetragen und mit dem Steuerberater abgestimmt sind!

Grundlagen der Buchungen:

• Eine Überzahlungen entstehen, wenn eine weitere Zahlung auf eine bereits bezahlte Rechnung/Gutschrift eingetragen wird > es erfolgt keine Verbuchung auf neue noch folgende Rechnungen > man muss dies selber vornehmen und Teilzahlungen eintragen. Hierfür bietet sich ein Geldtransfer-Konto an.
• Überzahlungen entstehen auch, wenn mit einer Zahlung mehrere offene Rechnungen beglichen werden. Dabei werden die überzahlten Beträge auf eine Rechnung automatisch solange auf weitere offene Rechnungen übergeben, bis es keine offenen Rechnungen mehr gibt. Tritt dieser Fall ein, bietet sich für spätere Umbuchungen auf folgende Rechnungen ebenfalls das Geldtransfer-Konto an.
• Es können mehrere Zahlungen auf einen Vorgang erfolgen (Teilzahlungen) > Beispiel: Verrechnung von Gutschrift mit Rechnung (Geld von Gutschrift an Transferkonto > von Transferkonto an Rechnung > Restbetrag von Bank an Rechnung) > man beginnt immer mit dem Ausgleich der Seite wo der Betrag kleiner ist, damit man genau definieren kann was der Kunde noch zu zahlen hat oder was man selber noch überweisen muss. Bei dieser Art der Buchung handelt es sich nicht um den Ausgleich oder die Korrektur zwischen zwei Vorgängen.

Ansicht der Buchungen #

Daten in der Übersicht #

Um in das Modul Buchungen zu gelangen, klicken Sie in der Modulleiste auf Rechnungen und anschließend auf . Daraufhin öffnet sich ein Fenster mit Registerkarten, darunter auch die Registerkarte , die Ihnen einen Überblick gibt.

Anpassung der Spalten #

Gruppierungen #

Funktionen über das Kontextmenü #

Filterfunktionen #

Standardfilter Alle… #

Ihr System wird mit verschiedenen Standardfiltern ausgeliefert und trägt je nach Modul den Namen Alle… (z.B. Alle aktiven Kontakte). Dieser Filter besteht aus vorgegebenen Feldern und kann Ihnen daher nicht immer das gewünschte Ergebnis liefern. Beachten Sie daher den nachfolgenden Tipp.

Möchten Sie z.B. im Filter Alle Kontakte nach dem Suchbegriff München suchen, werden Ihnen im Standardfilter aktuell nur alle Kontakte angezeigt, die im Firmennamen München enthalten. Unternehmen am Standort München hingegen nicht.

Grundregeln für Modulfilter #

Das Suchfeld arbeitet immer mit dem ausgewählten Filter sowie den entsprechenden Objektrechten zusammen. Besitzen Sie für verschiedene Objekte keine Leserechte, werden Ihnen diese Objekte nicht angezeigt. Die Anzeige der gefundenen und gefilterten Objekte kann daher ggf. von Ergebnissen anderer Mitarbeiter abweichen.

Unterschieden werden drei Filtervarianten:

1. Der Schnellfilter, aufrufbar über , ermöglicht es Ihnen gespeicherte Filter für eine Suchanfrage individuell zu verändern oder kurzfristig benötigte, individuelle Schnellfilter zu erstellen. Schnellfilter können Sie nicht speichern.
2. Die gespeicherten Filter befinden sich rechts neben dem Suchfeld in einem Drop-Down-Feld Alle ... . Darin sind alle Filter, auf die Sie Zugriff haben.
3. In einigen Modulen gibt es am rechten Bildschirmrand noch die alphabetische Suche. Diese hat keinen Einfluss auf Ihre Filter am unteren Rand. Das heißt, die Filter werden nicht miteinander kombiniert.

Filteroperatoren #

Sie können Ihren Filter individuell einstellen und dabei alle Felder eines Moduls in die Suchen einbinden sowie diese mit verschiedenen Operatoren verbinden.

Operator	Operation
UND	Mit UND verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind.
ODER	Bei der ODER-Verknüpfung muss nur eine der genannten Bedingungen auf einen Datensatz zutreffen, damit er in der gefilterten Ansicht angezeigt wird.
UND (	Mit UND + Klammer auf verknüpfen Sie zwei oder mehrere Felder. Bei der UND-Verknüpfung ist Voraussetzung, dass alle genannten Faktoren zutreffend sind. Schließen Sie nun z.B. innerhalb der Klammer ODER-Verknüpfungen ein, so erhalten Sie Suchausdrücke innerhalb der Klammer die zutreffen können, während diese mit einem Suchausdruck außerhalb der Klammer durch das UND verbunden werden und beide Werte übereinstimmen müssen.
ODER (	Bei der ODER-Verknüpfung mit Klammerbildung muss nur eine der genannten Bedingungen wahr sein, damit die Abfrage einen Wert erhält. So Vernetzten Sie z.B. eine ODER-Verknüpfung mit UND-Verknüpfungen innerhalb der Klammern um so die Prioritäten der Suchabfrage festzulegen. Weitere ODER-Abfragen innerhalb einer ODER-Klammer machen daher keinen Sinn.
(	Klammer auf öffnet eine Klammer, um Suchausdrücke bevorzugt zu behandeln. Dieser Operator kann nur am Anfang eines Filters oder direkt nach ODER ( bzw. UND ( stehen, jedoch niemals zwischen zwei Bedingungen, da sonst die Verknüpfung beider Bedingungen mit UND bzw. ODER fehlt.
)	Klammer zu schließt Suchausdrücke ab, welche bevorzugt behandelt werden sollen.
<#search_field#>	Um bei dauerhaften Filtern das Suchfeld mit in die Suche einzuschließen und somit flexible Angaben zu machen, schreiben Sie in das entsprechende Feld die Variable <#search_field#> oder klicken Sie einfach auf die Lupe hinter dem Feld.
<#time#>	<#time#> lässt eine flexible Interpretation des Datums zu und kann durch verschiedene Parameter erweitert werden. Dieser Begriff kann in allen Feldern verwendet werden, in denen Datum und Uhrzeitangaben hinterlegt sind. Durch die individuellen Zeitangaben für Stunden und Tage sind auch Auswertungen für Wochen, Monate oder Jahre möglich. Weitere Informationen finden Sie in den Variablen für Filter. <#time(now)#> – Ist die aktuelle Zeit <#time(now-0.5*hour)#> – Ist die aktuelle Zeit minus 30 Minuten <#time(now+0.5*hour)#> – Ist die aktuelle Zeit plus 30 Minuten <#time(now-2*hour)#> – Ist die aktuelle Zeit minus 2 Stunden <#time(today_start-1*day)#> – Ist der gesamte gestrige Tag von 00:00:00 bis 23:59:59 Uhr

Filter anlegen #

Alle Filter haben den gleichen Aufbau. Damit erleichtert er Ihnen die Nutzung, ob Sie nun einen Schnellfilter erstellen wollen oder einen dauerhaften Filter einrichten möchten. Einziger Unterschied ist, dass Sie Schnellfilter nicht speichern können. Schnellfilter werden vornehmlich verwendet, wenn Sie einen bestehenden Filter für eine einmalige Suche verändern möchten oder wenn Sie mal schnell, aufgrund bestimmter Parameter, ein Ergebnis benötigen.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.   .

Nach Eintragung aller Bedingungen können Sie die Kriterien bei Bedarf Prüfen.

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Die Gruppierung aktivieren Sie durch die Auswahl eines Feldes nach welchem gruppiert werden soll.

Zum Abschluss können Sie Ihren Filter nun Anwenden.

Filter speichern oder ändern #

Wählen Sie auf der rechten Seite der Suchleiste den Button Anpassen > Neuen Filter erstellen, um einen neuen Filter zu erstellen oder aktuelle Filter verwalten, um einen durch Sie erstellten Filter zu ändern.

Legen Sie links oben im Feld Name eine neue Bezeichnung für den Filter an.

Tragen Sie Ihre Suchkriterien in die jeweiligen Felder ein. Das erste Feld bietet Ihnen nur eine Klammer an und kann für die erste Operation auch weggelassen werden.

Zur Erweiterung oder Reduktion der Bedingungen nutzen Sie die Button bzw.   .

Legen Sie anschließend über die Felder Anzeigbare Felder und Angezeigte Felder die initialen Spalten fest, wie der Filter ausgeliefert werden soll.

Sie können weiterhin bei Bedarf die Ergebnisse aufsteigend oder absteigend für eine initiale Sortierung Ihrer Ergebnisse ein Feld festlegen. Dabei können Sie auch nach Feldern sortieren, die nicht Suchkriterium sind oder auch nicht in der Liste ausgegeben werden.

Abschließend legen Sie die Sichtbarkeit des Filters fest über den Button Bearbeiten fest. Die im Screenshot angezeigte Variante steht Administratoren und Bereichsadministratoren zur Verfügung. Haben Sie keine Berechtigung der differenzierten Einstellung, können Sie nur zwischen den beiden Optionen mich und alle Benutzer entscheiden. Der Button steht dann nicht zur Verfügung.

Um den Filter zu speichern, klicken Sie auf Speichern oder Speichern und Schließen.

Favoriten #

Favoriten, zu erkennen am Stern , sind Objekte, Ordner oder Dokumente, welche Sie als solche markiert haben. Dabei werden zwei Funktionen über die Markierung ausgeführt. In Objekten können Sie solche als Favorit markieren und gleichzeitig auch danach Filtern. Die Markierung können Sie auch direkt an Ordnern und Dokumenten vornehmen. Darüber hinaus werden Dateien und Ordner dieser Elemente über den TecArt Starter und der TecArt-Drive-Funktion mit Ihrem lokalen Explorer synchronisiert, wenn Sie diese Funktion im TecArt-Starter eingeschaltet haben.

Für die Markierung der gewünschten Elemente klicken Sie vor dem Objekt auf den Stern . Sobald das Element als Favorit markiert ist, erscheint der Stern gefüllt . Möchten Sie die Funktion rückgängig machen, klicken Sie erneut auf den gefüllten Stern, dieser erscheint wieder leer.

In Listenansichten finden Sie in der oberen Suchleiste auch den Button . Mit diesem können Sie Ihre als Favorit gekennzeichneten Objekte Filtern.

Registerkarten und Ansichten #

Die Zahlungen untergliedert sich in zwei wesentliche Teilbereiche. Im oberen Bereich finden Sie mehrere Registerkarten mit Daten der Zahlung. In den ersten Registerkarten werden die allgemeinen Daten abgespeichert. Weiterhin gibt es die Registerkarte Beschreibung und ggf. Sicherheit. Änderungen in der Ansicht und Reihenfolge könnten sich nur durch weitere Registerkarten und andere Felddarstellungen ergeben. Je nach Breite der Darstellung gibt es ggf. rechts neben den allgemeinen Registern weitere Daten.

Im unteren Bereich der jeweiligen Zahlung finden Sie viele Registerkarten mit weiteren Informationen der Zahlung. Auch diese Ansicht mit der Anzahl und Reihenfolge der Registerkarten kann sich von Ihrer persönlichen Ansicht unterscheiden.