Eingangsrechnungen erfassen #

Um eine Eingangsrechnung anzulegen, existieren verschiedene Möglichkeiten. Zum einen können aus anderen Modulen wie Aufträgen und Verträgen sowie über das Rechnungskonto Eingangsrechnungen erzeugt werden.

Unabhängig der Vorgehensweise öffnet sich das Rechnungsfenster, in dem Sie alle relevanten Daten eintragen können. Standardmäßig stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung:

Im Register Beschreibung können Sie Notizen, Hinweise oder weitere Informationen zur Rechnung hinterlegen.

Weiterhin werden nach dem ersten Speichern die Unterregister Dokumente und Artikelliste angezeigt. Unter Dokumente legen Sie unbedingt die Original-Eingangsrechnung ab, wie sie dies durch die GoBD gefordert wird. Darüber hinaus können Sie weitere Dokumente ablegen.

So erstellen Sie Eingangsrechnungen #

An dieser Stelle gehen wir lediglich auf die Art und Weise ein, wie Sie Eingangsrechnungen anlegen können. Viele Besonderheiten ergeben sich aufgrund der enthaltenen Artikel, unterschiedlicher Steuersätze oder ob es sich beispielsweise um eine Netto-Rechnung (z.B. Einkauf im Autohaus, beim Dienstleister) oder Brutto-Rechnung (z.B. Einkauf von Lebensmitteln oder Drogerieartikeln) handelt.

Beachten Sie daher Ihren speziellen Fall unter Umgang mit verschiedenen Eingangsrechnungen.

Leere Eingangsrechnung #

Leere Eingangsrechnungen ohne sofortigen Bezug zu Aufträgen oder Verträgen können Sie über den Button Neu > Rechnungen > Eingangsrechnung in der Modulleiste oder in der Übersicht der Eingangsrechnungen über den Button Neu erstellen.

Solchen Eingangsrechnungen müssen Sie nun mindestens den Kontakt sowie das Rechnungskonto hinzufügen. Dabei können Sie noch immer zwischen Eingangsrechnungen mit Artikeln und Eingangsrechnung ohne Artikel unterscheiden.

Eingangsrechnungen aus Aufträgen #

Sobald sich ein Auftrag im Bearbeitungsstand 3 – Erteilt oder 4 – Erledigt befindet, können im Unterregister Artikelliste die benötigten Artikel markiert werden, um diese in eine Eingangsrechnung zu übernehmen. In den Bearbeitungsständen 3 – Erteilt, 4 – Erledigt und 5 – Abgerechnet werden im Unterregister Vorgänge bei Klick auf Neu > Eingangsrechnung alle Artikel in die Rechnung übernommen. Anhand des Rechnungskontos werden in der Eingangsrechnung die Felder Kontakt, Rechnungskonto, Gebühren und Zahlungsziel automatisch befüllt. Die Eingangsrechnung befindet sich im Status 0 – In Bearbeitung. Somit können Feldangaben angepasst, weitere Artikel hinzugefügt und bearbeitet werden.

Übergebene Artikel werden grau dargestellt und erhalten in der Spalte Abgerechnet einen waagerechten Strich innerhalb des Kästchens. Mit der Freigabe der Eingangsrechnung wird dieser automatisch in einen Haken geändert. Sollte die Rechnung vor dem Versand gelöscht werden, wird der Artikel wieder freigegeben und der waagerechte Strich wird wieder entfernt. Berechtigte Personen können auch manuell den Status der Abrechnung einzelner Artikel im Auftrag über die Kästchen ändern. Durch die so markierten Artikel ist jederzeit ersichtlich, welche Artikel noch nicht abgerechnet bzw. gebucht wurden. Nur diese lassen sich in weitere Rechnungen übernehmen. Somit wird eine ungewollte und mehrfache Abrechnung verhindert.

Bitte beachten Sie auch den nachfolgenden Abschnitt zu Verträgen, insbesondere dann, wenn Sie einmalig abzurechnende Artikel vor der Abrechnung bereits in Verträge übernehmen.

Eingangsrechnungen aus Verträgen #

Es besteht die Möglichkeit, diese ist im Fall von wiederkehrenden Eingangsrechnungen zu favorisieren, automatisierte Eingangsrechnungen anhand von Vertragsserien erzeugen zu lassen. Dafür muss im Vertrag eine Serie hinterlegt werden, über welche automatisiert die Eingangsrechnungen im gewünschten Status zwischen 0 – In Bearbeitung bis 3 – Freigegeben angelegt werden. Informationen zur Einstellung finden Sie unter Vertragsserien und automatisierte Rechnungserstellung. Der Vertrag muss sich dazu immer im Bearbeitungsstand 3 – Aktiviert befinden und im Feld Vorgangsart Eingangsrechnung ausgewählt sein.

Bei der Rechnungserstellung werden Intervalle, wie einmalig oder monatlich, quartalsweise, jährlich etc. berücksichtigt. Einmalig abzurechnende Artikel werden nur einmalig automatisiert in eine Eingangsrechnung übernommen. Der Status der Abrechnung zeigt sich in der Spalte Abgerechnet durch einen waagerechten Strich (in Vorgang übernommen) oder einen Haken (abgerechnet und freigegeben). Somit werden diese Artikel nicht mehrfach abgerechnet. Artikel mit anderen Abrechnungsintervallen erhalten ebenfalls die Abrechnungsmerkmale, werden aber anhand der Einstellung der Vertragsserie in weiteren Eingangsrechnungen übernommen.

Eingangsrechnung ohne Artikel erfassen #

Eingangsrechnungen können auch schnell erfasst werden. Dies können Sie immer dann machen, wenn Sie keine Verbuchung der Positionen auf Warengruppen oder Lieferantenartikeln vornehmen möchten. Die schnellste Möglichkeit ist daher eine Belegerfassung mit dem Standardsteuersatz. (z.B. 19%) – Lesen Sie mehr unter Eingangsrechnung mit einem Steuersatz.

Die Artikelliste im Überblick #

Artikelfelder #

Im Artikel bzw. im Sonderposten stehen Ihnen verschiedene System-Felder zur Verfügung. Dabei werden verschiedene Angaben auf unterschiedlichen Registerkarten vorgenommen. Die Ansichten zwischen einem Stammartikel und einem Posten in den Modulen sowie deren Registerkarten sind individuell einstellbar.

Artikel bearbeiten #

Auf der Registerkarte Artikel bearbeiten finden Sie die grundlegenden Angaben zum Posten.

Buchungskonten #

Die Registerkarte Buchungskonten zeigt die spätere Zuordnung dieses Postens für die Verbuchung innerhalb von Vorgängen. Dabei werden die Konten automatisch auf Basis der Voreinstellungen vorbelegt, sofern in Ihrem System die Buchhaltung aktiviert ist. Diese Buchungskonten können bei Bedarf verändert werden, wenn man zuvor über das Feld Buchungskonten angeben die Bearbeitung aktiviert hat.

Es werden hier immer die aktuellen Buchungskonten aus den verschiedenen Quellen (Steuersatz, Warengruppe, Artikel) geholt, welche zum Zeitpunkt der Verbuchung innerhalb eines Vorgangs eingestellt waren. Dies trifft auch zu, wenn Sie das Feld wieder deaktivieren. Abweichende Buchungskonten werden nur bei aktivierter Eingabe gesondert angesprochen.

Verknüpfungen #

Diese Registerkarte ist bereits die erste selbst änderbare Registerkarte für die Posten. Der Name sowie die darauf abgebildeten Felder können von Ihrer Ansicht abweichen.

Einzelne Posten eines Vorgangs können sich auf verschiedene verknüpfte Objekte beziehen, welche Sie ggf. später auswerten oder sogar in Dokumenten angeben wollen. Über die Registerkarte Verknüpfungen können entsprechende Objekte ausgewählt werden. Bitte beachten Sie dabei folgende implementierte Besonderheiten, welche Ihnen gerade die Verknüpfungsfelder für Objekte gelegentlich freigeben oder sperren.

Farbliche Anzeige der Artikel #

Artikel können in der Artikelliste unterschiedliche Farben annehmen. Je nach Status können sich die Farben ggf. verändern und rufen damit unterschiedliche Handlungsweisen hervor.

Artikel hinzufügen, bearbeiten und löschen #

Über den Button Artikel hinzufügen in der Artikelliste der Eingangsrechnung, öffnet sich das Auswahlfenster Ihrer Artikel, in welchem Sie nach Artikeln filtern und suchen können.

Wählen Sie nun den passenden Artikel aus oder markieren Sie mehrere Artikel durch das Drücken der STRG -Taste und klicken Sie auf Einfügen. Die Reihenfolge der markierten Artikel wird bei der Übernahme beachtet und die gewählten Posten werden zu Ihrer Artikelliste hinzugefügt. Das Auswahlfenster bleibt dabei geöffnet, sodass Sie weitere Artikel suchen und einfügen können. Über den Button Einfügen und Schließen werden die gewählten Artikel übernommen und das Auswahlfenster geschlossen. Möchten Sie nur einen Artikel übernehmen, klicken Sie einfach doppelt auf diesen. Das Auswahlfenster schließt sich dann ganz automatisch.

Einfügen von Sonderposten #

Nicht bei jedem Posten lohnt es sich, diesen als Artikel anzulegen. Dies kann bei Einzelstücken oder speziellen Dienstleistungen der Fall sein, die nicht zu Ihren Standardprodukten gehören. Um diese in der Artikelliste zu verwenden, klicken Sie bitte auf den Button Sonderposten hinzufügen. Nehmen Sie nun alle gewünschten Eintragungen vor und bestätigen Sie diese durch Klick auf Speichern. Das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung der Eingangsrechnung wird durchgeführt. Sollten Sie eine Artikelnummer angeben, da es sich doch um einen Artikel aus Ihrer Artikelliste handelt, wird dieser Sonderposten in den entsprechenden Auswertungen später mit berücksichtigt.

Bearbeitung von Artikeln #

Verschiedene Details Ihrer Artikel lassen sich direkt anpassen. Teilweise entstehen dabei automatisch Sonderposten. Änderungen an Menge, Rabatt und Lieferant erfordern hingegen keinen Sonderposten.

Um einen Artikel zu bearbeiten, können Sie einen Doppelklick auf den gewünschten Posten machen oder über das Kontextmenü auf den Punkt Öffnen klicken. Im sich nun öffnenden Fenster wird Ihnen der Artikel angezeigt und Sie können Änderungen in den Feldern Menge, Lieferant, Rabatt, Optional, Drucken und den Notizen vornehmen. Sobald Sie Anpassungen an Menge bzw. Rabatt vornehmen, werden automatisch die Einzelpreise berechnet. Ihre Anpassungen werden bei Klick auf Speichern übernommen. Befindet sich der geänderte Posten in einer Gruppe, wird auch deren Summe neu berechnet.

Änderungen können Sie auch direkt in der Artikelliste durchführen. Mit einem Doppelklick auf den Spalteneintrag der Menge, Originalpreis, Einzelpreis (netto) oder Einzepreis (brutto) des gewünschten Artikels, nehmen Sie direkte Einträge vor. Änderungen am Original, wie den Einzelpreisen erzeugen automatisch einen Sonderposten.

Den Bearbeitungsmodus verlassen Sie durch Klick auf eine andere Position oder Enter. Damit wird die Aktualisierung der Berechnung angestoßen.

Sonderposten aus Artikeln #

Manche Artikel weisen Ähnlichkeiten zum Standard auf, unterscheiden sich aber in Ihrer Beschreibung, der Leistungserbringung oder dem Preis. Für diese müssen Sie keine neue Variante anlegen. Fügen Sie über Artikel hinzufügen Ihren Standardartikel ein und öffnen Sie danach mit einem Doppelklick die Detailansicht des Artikels. Aktivieren Sie nun den Haken bei Sonderposten erstellen. Sofort werden die gesperrten Felder beschreibbar und Sie können Ihre Anpassungen vornehmen. Die Änderungen werden durch Speichern übernommen, das Fenster schließt sich, der Artikel wird rot dargestellt und eine Neuberechnung der Eingangsrechnung durchgeführt.

Wenn Sie den Haken aus Sonderposten erstellen wieder entfernen, gehen die gemachten Änderungen verloren und die Einträge des Standardartikels werden automatisch nach dem Speichern gesetzt.

Leistungsdatum und Leistungszeiträume #

Je nach Verwendung können Sie fixe oder flexible Leistungszeiträume je Artikel festlegen. In der Regel nutzen Sie gerade bei wiederkehrenden Abrechnungen über Verträge oder Serienaufträge, flexible Leistungszeiträume auf Basis hinterlegter Formeln. Diese Formeln müssen zuvor durch einen Administrator über die Moduleinstellungen der Artikelverwaltung und Warengruppen gepflegt werden.

TecArt liefert eine Standardliste mit den hier aufgeführten Formeln aus. Dabei bezieht sich die Bezeichnung immer auf das jeweilige Objekt in welchem die Angabe vorgenommen wird. Schreiben Sie beispielsweise eine Rechnung aus einem Vertrag am 12. des Monats mit der Auswahl des Leistungsdatum vom Datum letzte Rechnung +1 Tag, und dieses entsprach dem 25. des Vormonats. Erzeugen Sie zwischenzeitlich manuelle Rechnung ohne Bezug auf diesen Vertrag am 20. des Monats, hat dies keine Auswirkung auf die nächste Rechnungsstellung des Vertrages. Hier ist weiterhin gewählt Datum letzte Rechnung +1 Tag und die neue Rechnung erhält automatisch wieder den 25. des aktuellen Monats und nicht den 21. in Bezug auf die letzte Rechnung.

Kann keine letzte Rechnung für einen Auftrag oder Vertrag ermittelt werden, wird auf das Beginn-Datum des Auftrags/Vertrags zurückgegriffen. Welches Datum letztendlich ermittelt wurde, sehen Sie, wenn Sie einen Vorgang zur Prüfung geben. In diesem Moment wird das Datum ermittelt und fest eingeschrieben. Hierbei haben Sie die Möglichkeit das Datum individuell abzuändern.

Beispiel: Zusammenführen von Vorgängen

Sie haben zwei oder mehr unterschiedliche Verträge mit unterschiedlichen Beginn-Daten und Artikelposten. Für diese Verträge wurden bisher noch keine Rechnungen (Eingangsrechnung oder Ausgangsrechnung) erstellt.
Die Angaben für die Leistungszeiträume wurden wie folgt gesetzt:

• Beginn: Datum letzte Rechnung – 1 Tag
• Ende: Datum letzte Rechnung

Das Beginn-Datum bezieht sich in diesem Fall auf auf das Beginn-Datum des Vertrages, da noch keine Rechnung existiert.

Im Anschluss wird für jeden Vertrag eine Rechnung erzeugt und diese anschließend zu einer einzigen Rechnung zusammengeführt. Dabei werden die Verknüpfungen der ursprünglichen Verträge auf die Posten der Verträge übertragen. Die Berechnung des Leistungszeitraums bezieht sich weiterhin auf das Beginn-Datum des Vertrages.

Alle folgenden Rechnungen beziehen sich in diesem Fall auf das Datum der letzten Rechnung und nicht mehr auf das Beginn-Datum des jeweiligen Vertrages.

Einfügen von Zeilen #

Mithilfe von Zeilen können Sie Ihrer Artikelliste Struktur verleihen, indem Sie Überschriften für ausgewählte Artikel erstellen oder zusätzliche Informationen einbetten. Um eine Informations- oder Abstandszeile einzufügen, klicken Sie auf den Button Zeile hinzufügen. Ihnen stehen nun maximal 128 Zeichen zur Verfügung. Umbrüche innerhalb der Zeile sind möglich, dadurch wird jedoch die Anzahl der möglichen Zeichen je Zeilenumbruch um 2 reduziert. Über die Angabe im Feld Intervall definieren Sie die Häufigkeit der Ausgabe, wie bei den Posten auch. Durch die Aktivierung der Option Drucken in der Artikelliste, kann diese Zeile in Ihrem Dokument mit ausgegeben werden.

Artikel aktualisieren #

Haben Sie ein neues Objekt erstellt oder wird ein Objekt nach dem Versand in ein Folgeobjekt überführt, kann es vorkommen, dass einzelne Artikelzeilen orange dargestellt werden. Dies zeigt Ihnen an, dass die betreffenden Artikel durch Verantwortliche in der Artikelliste geändert wurden. Die Änderungen könnten den Preis, Berechnungen oder jedes andere sichtbare und auch unsichtbare Feld der Artikel betreffen.

Über das Kontextmenü können Sie bei Bedarf den/die markierten orangefarbenen Artikelposten aktualisieren. Öffnen Sie den Posten, befindet sich hinter möglicherweise geänderten Werten der Button . Klicken Sie diesen nur hinter diesem Feld, wird nicht der gesamte Posten aktualisiert sondern nur dieser eine Wert. Auch im geöffneten Postenfenster können Sie den -Button neben dem Speichern klicken, um alle geänderten Daten anzupassen.

Nach einer kompletten Aktualisierung werden die Artikel in der vorgesehenen Farbe Schwarz bzw. Grau dargestellt, andernfalls weiterhin orange. Übernehmen Sie hingegen die Neuerungen nicht und erhöhen den Status des Vorgangs, wird der geänderte Artikel in diesem Fall als „Standard“ verwendet.

Löschen von Artikeln #

Nur im Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung können Sie Artikel im Kontextmenü mit Klick auf Löschen oder über die Entf-Taste löschen. Wenn Sie mehrere Artikel entfernen möchten, markieren Sie diese mit der Strg-Taste und gehen Sie anschließend ins Kontextmenü oder Betätigen die Entf-Taste. Danach wird eine Neuberechnung der Artikelliste automatisch ausgelöst. Sollte das Objekt bereits einen anderen Bearbeitungsstand besitzen, müssen Sie dieses in den Bearbeitungsstand 0 – In Bearbeitung zurückweisen. Die Option dazu finden Sie über den Button Arbeitsablauf .

In einigen Fällen, wie bei aktivierten Verträgen, abgegebenen Angeboten oder versendeten Rechnungen, können Sie eine Korrektur nur noch vornehmen, indem Sie ein Folgeobjekt erstellen.

Gruppierung von Artikeln #

Eine Gruppe von Artikeln generiert Ihnen aus einer Vielzahl einzelner Artikel einen neuen zusammengefassten Artikel. So nutzen Sie diese Möglichkeit z. B., um aus einer Tischplatte und 4 Tischfüßen einen Tisch zu machen. Eine solche Gruppe lässt sich auch beliebig um weitere Artikel erweitern, wenn der Tisch auch die Montage und Lieferung enthält und so ein Gesamtpreis gebildet wird.

Selbstverständlich können Sie die vier eben benannten Artikel in beliebigen Kombinationen auch direkt als Stammartikel anlegen, je mehr Kombinationsmöglichkeiten es jedoch gibt, um so einfacher ist die Verwendung von Gruppen. In Ihrer Artikelliste können Sie beliebig viele Gruppenartikel einfügen. Einzige Bedingung ist jedoch, dass die Gruppe mindestens einen Artikel enthalten muss. Es gibt keine Möglichkeit eine Gruppe um eine Gruppe zu bauen.

Um Gruppen für eine Menge von Artikeln zu generieren empfehlen wir Ihnen Stück für Stück vorzugehen. Fügen Sie zunächst die Artikel und Sonderposten ein, welche zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Eine Gruppe wird immer um die letzten Artikel gebildet, welche unter einer bereits vorhandenen Gruppe stehen. Erzeugen Sie um die eingefügten Artikel die Gruppe. Fügen Sie danach ggf. weitere Artikel ein und bilden Sie die nächste Gruppe. Möchten Sie eventuell einen einzelnen Artikel zwischen zwei Gruppen bringen, verschieben Sie diesen mit der Maus zwischen die beiden Gruppen.

Gruppe erzeugen #

Mit Hilfe des Button Gruppenzeile einfügen öffnet sich ein Fenster in dem Sie Menge, Bezeichnung, Steuersatz, Rabatt, Nicht skontierbar, Intervall, Optional und Artikelbeschreibung für die nähere Beschreibung der Gruppe eintragen können.

Der Gesamtpreis einer Gruppe errechnet sich immer automatisch anhand der Einzelpreise, Rabatte und Mengen der Einzelartikel und wird mit den gemachten Angaben zu Mengen, Rabatten und Intervallen für die Gruppe insgesamt gebildet.

Nach dem Klick auf Speichern werden drei Zeilen Gruppenbeginn mit der Gruppennummer, Ihre Bezeichnung und Gruppenende eingefügt. Die Zeile mit der von Ihnen angegebenen Bezeichnung entspricht der Summenzeile der Gruppe. Weitere Artikel können Sie einfach per Drag&Drop in die gewünschte Gruppe ziehen oder Sie verschieben die Zeile Gruppenbeginn bzw. Gruppenende. Auf Wunsch können Sie die Bezeichnung innerhalb der Gruppe beliebig verschieben. So kann die Summe später oben ausgegeben werden, während die Einzelartikel drunter abgebildet werden.

Steht hingegen die Gruppenbezeichnung darunter, werden erst die Details und später die Summe ausgegeben.

Drucken und alles Drucken #

Die Schalter Drucken und Alles Drucken steuern die Ausgabe der Informationen für die Artikel in Gruppen im automatisch erstellten Dokument. Nachfolgend finden Sie die verschiedenen Szenarien. Bitte beachten Sie immer darauf, dass bei verschiedenen Kombinationen mögliche Mengen und Einzelpreisangaben in der Druckausgabe für Ihre Empfänger verständlich sind.

Bearbeiten von Eingangsrechnungen #

Eingangsrechnungen können Sie in verschiedenen Status bearbeiten. Dabei kann man diese in zwei wesentliche Bereiche einteilen. Der erste Bereich ist die Bearbeitung von automatisch und selbst erstellten Rechnungen vor der Freigabe. Hierzu zählen Massenbearbeitungen, einzelne Änderungen oder die Zusammenführung von Eingangsrechnungen verschiedener Verträge oder Aufträge. Der zweite Bereich sind Rechnungsprüfungen und die Freigabe, welchen wir im Abschnitt Bearbeitungsstände und Aktionen der Eingangsrechnungen beschreiben.

Einfache Bearbeitung angelegter Eingangsrechnungen #

Um eine bereits angelegte Eingangsrechnung zu bearbeiten, öffnen Sie diese durch einen Doppelklick oder über das Kontextmenü und betätigen den Button Bearbeiten. Die Eingangsrechnung wechselt daraufhin in den Bearbeitungsmodus, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können. Sobald Sie mit den Einträgen zufrieden sind, können Sie den Bearbeitungsmodus über Speichern beenden. Die Möglichkeit der Bearbeitung steht in den Bearbeitungsständen 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zur Verfügung. Ab Status 3 – Freigegeben können aus rechtlichen Gründen generell keine Änderungen mehr vorgenommen werden, mit Ausnahme von nicht GoBD-relevanten Feldern.

Im Status 0 – In Bearbeitung ist die generelle Bearbeitung aller Bereiche innerhalb der Eingangsrechnung möglich. Hierzu zählen auch Änderungen in den Artikeln, Mengen oder Artikelbeschreibungen. Ab dem Status 1 – Erstellt ist ggf. nur noch die Änderung der Kopfdaten der Eingangsrechnung möglich ohne diese jeweils Zurückweisen zu müssen. Dieses Recht kann auch eingeschränkt sein. In dieser Abhängigkeit ist daher der Button Bearbeiten nicht immer sichtbar.

Massenbearbeitung #

Die Massenbearbeitung ist nur über die Listenansicht der Eingangsrechnungen möglich.

Das Fenster der Eingangsrechnungsübersicht bietet Ihnen die Möglichkeit, Eingangsrechnungen im Status 0 – In Bearbeitung, 1 – Erstellt und 2 – Geprüft zu einer Eingangsrechnung zu vereinen. Beachten Sie bitte, dass nur Eingangsrechnungen zusammengeführt werden können, die dem gleichen Kontakt sowie Rechnungskonto zugeordnet sind. Dabei werden auch einzelne Ansprechpartner unterschieden. Die Zusammenführung der Eingangsrechnungen ist in der Regel nur dann sinnvoll, wenn Sie diese mit Artikeln erstellen.

Wählen Sie für die Eingangsrechnungszusammenführung in der Übersicht die gewünschten Eingangsrechnungen mit gedrückter Strg-Taste bzw. der Shift-Taste aus und klicken Sie im Kontextmenü auf Zusammenführen. Es öffnet sich nun ein neues Eingangsrechnungsfenster in welches Ihre Artikel der unterschiedlichen Eingangsrechnungen zusammengeführt werden. Weiterhin werden auch die gleich lautenden Daten, wie die Kontaktdaten, Rechnungskonten oder Projektdaten, übernommen. Die Datensätze, aus denen Sie diese Eingangsrechnung erstellt haben, werden dabei nicht gelöscht. Es stehen Ihnen alle Optionen zur Verwendung oder Änderung offen.

Zahlungsausgleich #

Alle Details zum Eintragen der Zahlungen und den besonderen Fällen, wie Verbuchungen, Umbuchungen, Überzahlungen und Änderungen, finden Sie detailliert unter Zahlungen und Buchungen anlegen, ändern und löschen.

Bearbeitungsstände und Aktionen #

In den Eingangsrechnungen unterscheiden wir zwischen acht Bearbeitungsständen. Je nach eingerichtetem Workflow, und durch diesen definierte Übergänge, wird der Bearbeitungsstand gewechselt. Jeder Bearbeitungsstand kann dabei die damit verbundenen Aktionen auslösen.

Arbeitsablauf für die Eingangsrechnungsbearbeitung #

Ist in Ihrem TecArt CRM der Workflow aktiviert und eingerichtet, befindet sich im oberen Abschnitt der Eingangsrechnung eine Anzeige der Arbeitsschritte. Dabei wird für neue Objekte das Feld Arbeitsablauf eingeblendet, in welchem Sie eine Auswahl treffen können, gerade dann, wenn Sie mehrere Workflows definiert haben. Treffen Sie dort keine Auswahl wird anhand möglicher Bedingungen automatisch ein neuer Workflow festgelegt. Der Workflow kann solange noch gewechselt/geändert werden, solange dieser sich im ersten Arbeitsschritt befindet und noch nicht gestartet wurde. Innerhalb eines Arbeitsablaufes kann es auch Übergänge zu anderen Workflows geben.

Beispiel eines Arbeitsablaufs

Je nach Anzahl der Arbeitsschritte kann die Anzeige kürzer oder länger sein. Dabei wird der Fokus auf den aktiven und aktuellen Arbeitsschritt gelenkt, welcher farblich hervorgehoben ist. Wenn Sie mit der Maus über die Zeile gehen, verändert sich der Mauszeiger zu und Sie können die Arbeitsschritte nach links und rechts schieben.

Standardfunktion der Arbeitsschritte #

Die Arbeitsschritte können über den Button Arbeitsablauf gewechselt werden. Dabei stehen je Arbeitsschritt die zuvor administrativ eingerichteten Übergänge zur Verfügung. Die Anzahl der Übergänge, wie auch die Anzeige des Button überhaupt, sind von den Berechtigungen zum Wechsel in den nächsten Arbeitsschritt abhängig. Ist ein Benutzer also nicht berechtigt von einem Arbeitsschritt in einen anderen zu wechseln, wird der Schritt oder Button nicht angezeigt.

Beispiel: Ein Objekt wurde auf Geschlossen gesetzt. Ein geschlossenes Objekt besitzt jedoch für den Anwender keine Option dieses später wieder in Bearbeitung zu setzen. Hier könnte jedoch ein Abteilungsleiter die Möglichkeit besitzen einen Statuswechsel durchzuführen oder einen versehentlich auf Geschlossen gesetztes Objekt zu öffnen. Nun kann der Mitarbeiter das Objekt selbst wieder bearbeiten.

Wählen Sie über den Button Arbeitsablauf der Eingangsrechnung Ihren gewünschten Übergang aus.

Optional kann es vorkommen, dass Sie zur Eingabe eines Kommentars oder eines verpflichtenden Kommentars aufgefordert werden. In diesem Fenster können Sie auch direkt einen Wechsel von Benutzern durchführen. In der Regel wird nach Übergang ausführen eine E-Mail an die betreffenden Personen mit dem eingetragenen Kommentar und einem Link zur Eingangsrechnung generiert. Dies geschieht jedoch nur im Zusammenhang mit dem Benutzerwechsel.

Protokoll der Arbeitsschritte und Kommentare #

Der Ablauf der bereits durchgeführten Arbeitsschritte wird dokumentiert. Die durchgeführten Arbeitsschritte und zugehörigen Kommentare sind über den Button und Arbeitsverlauf direkt neben der Hilfe einsehbar. Damit kann nachvollzogen werden, welche Schritte zur Eingangsrechnung zu welchem Zeitpunkt durchlaufen wurden.

Der Button Bearbeiten #

Je nach Berechtigung ist der Button Bearbeiten in verschiedenen Status sichtbar bzw. nicht sichtbar. Grundlegend ist er für alle sichtbar im Status 0 – In Bearbeitung, wenn man Eingangsrechnungen erstellen und bearbeiten darf. Wird die Rechnung in einen anderen Status überführt, ist der Button nur noch für berechtigte Personen sichtbar, welche Eingangsrechnungen immer bearbeiten dürfen.

Immer bearbeiten bezieht sich hierbei jedoch grundlegend auf die Status 1 – Erstellt, 2 – Geprüft und 7 – Einwand. Ab Status 3 – Freigegeben sind Rechnungen nicht mehr bearbeitbar. Es gibt jedoch Ausnahmen von dieser Regel. Der Button Bearbeiten ist weiterhin zu sehen, wenn in den Formulardaten Felder angelegt sind, die nicht buchhaltungsrelevant sind. Solche Felder lassen sich anlegen und für die Eingangsrechnungen konfigurieren. Wird dann ein Datensatz bearbeitet, kann man ausschließlich diese Felder ändern ohne die GoBD zu verletzten.

Übergabe von Informationen an andere Vorgänge #

Aus einer Eingangsrechnung heraus können neue Eingangsrechnungen erstellt werden. Ausgehend von der Rechnung werden neue Rechnungen ab dem Status 2 – Geprüft über das Unterregister Artikelliste erzeugt.

Sobald Sie den Button Neue Rechnung betätigen, werden Daten wie der Kontakt, das Rechnungskonto und die Artikel übertragen. Markieren Sie einen oder mehrere Artikel vor dem Klick auf den entsprechenden Button in der Artikelliste, so werden nur diese dem neuen Vorgang übergeben. Sind keine Artikel ausgewählt, übernimmt das TecArt CRM alle Artikel in den neuen Vorgang.

Löschen von Eingangsrechnungen #

Eingangsrechnungen können nur bis zum Bearbeitungsstand 2 – Geprüft gelöscht werden. Ab Bearbeitungsstand 3 – Freigegeben haben Sie die Möglichkeit, die Eingangsrechnung zu stornieren.

Bei versehentlich oder automatisiert angelegten Datensätzen können Sie eine Eingangsrechnung löschen, wenn Sie in der Übersicht einen Datensatz markieren und über das Kontextmenü Löschen entfernen. Oder Sie öffnen eine Eingangsrechnung, wechseln in den Bearbeitungsmodus und klicken hier auf den Button Löschen. Nachdem Sie die Sicherheitsabfrage mit Ok bestätigt haben, wird die entsprechende Eingangsrechnung gelöscht.

Umgang mit verschiedenen Eingangsrechnungen #

Bruttorechnung #

Eingangsrechnung mit einem Steuersatz #

Erstellen Sie über Neu eine neue Eingangsrechnung und füllen Sie die Pflichtfelder sowie die Felder aus, welche für den Eingangsbeleg notwendig sind. Nun tragen Sie das Feld Brutto oder Netto den Betrag Ihrer Eingangsrechnung ein. Die Mehrwertsteuer wird vollautomatisch auf Basis Ihres Standard-Steuersatzes (z.B. 19%) errechnet. Vergleichen Sie unbedingt die auf den Belegen angegebenen Netto- und Brutto-Beträge. Aktivieren Sie ggf. Bruttorechnung, sollten die Beträge nicht korrekt berechnet werden. Abschließend Speichern Sie die Angaben und fügen den Beleg ein.

Eingangsrechnungen mit mehreren Steuersätzen #

Eingangsrechnungen mit mehreren Steuersätzen sind nicht mehr für eine Schnellerfassung geeignet. Abhängig davon, wie Sie in Ihrem TecArt CRM mit Eingangsrechnungen verfahren und wie sie buchen, müssen Sie komplexe Eingangsrechnungen mit vielen Artikeln erstellen oder ggf. auch nur wenige Sonderposten.

Einfache Eingangsrechnungen mit mehreren Steuersätzen #

Erstellen Sie eine einfache Eingangsrechnung, wie unter Eingangsrechnung mit einem Steuersatz beschrieben, füllen Sie jedoch in diesem Zusammenhang weder die Felder Brutto noch Netto aus. Aktivieren Sie ggf. Bruttorechnung. Dies können Sie ggf. auch im Anschluss durchführen, sollten die Netto- und Brutto-Summen der angelegten Eingangsrechnung nicht mit der Gesamtsumme Ihrer erhaltenen Eingangsrechnung übereinstimmen.

Nach dem Speichern wechseln Sie in das Register Artikelliste, um Sonderposten je Steuersatz über den Button Sonderposten hinzufügen einzutragen.

Eingangsrechnungen mit mehreren Steuersätzen und Artikeln #

Selbstverständlich können Ihre Eingangsrechnungen auch komplexer ausfallen. Soll dabei auf verschiedene Konten gebucht werden oder haben Sie immer wiederkehrende Lieferantenartikel bereits angelegt, können Sie selbstverständlich wesentlich mehr Sonderposten oder Lieferantenartikel in einer Eingangsrechnung verwenden.

Für Sonderposten müssen Sie im Fall der aktivierten Buchhaltung und nur dann, wenn Sie verschiedene Buchungskonten abweichend der auf dem Steuersatz angelegten Erwerbskonten verwenden möchten, diese über die Registerkarte Buchungskonten innerhalb des Sonderpostens angeben.

Sie können in der Artikelliste auf alle Standard-Lieferanten-Artikel zurück greifen oder/und mit Sonderposten arbeiten.

Storno einer Eingangsrechnung #

Eingangsrechnungen können Sie in den Status 3 – Freigeben oder 7 – Einwand stornieren. Den Status 7 – Einwand erreichen Sie immer aus den Status 1 – Zur Prüfung oder 2 – Geprüft.

Für das Stornieren einer Eingangsrechnung öffnen Sie diese und betätigen den Button Stornieren bzw. ab Status 3 – Freigeben Storno auf dem Register Artikelliste. Es öffnet sich eine neue Rechnung mit dem Betreff Rechnungskorrektur zur Eingangsrechnung. In diese wurden die Artikel der Eingangsrechnung übernommen und die Beträge negiert. Ebenfalls werden bereits befüllte Felder der Eingangsrechnung mit in das Rechnungsstorno übernommen. Die Rechnungskorrektur wird sofort angelegt, d. h. Sie können diese nur entfernen, wenn Sie den Button Löschen verwenden. Die Eingangsrechnung wechselt erst in den Status 6 – Storniert, wenn die Rechnungskorrektur in den Bearbeitungsstand 4 – Bezahlt wechselt. Beim Workflow der Stornierung wird der Bearbeitungsschritt 3 – Freigeben übersprungen, da es sich lediglich um eine Korrektur im Rechnungskonto handelt.

Gutschrift einer Eingangsrechnung #

Gutschriften und Teilgutschriften können für Eingangsrechnungen im Status 3 – Freigegeben und 4 – Bezahlt durchgeführt werden kann. Dabei wechselt der Button auf der Registerkarte Artikelliste zu Gutschrift.

Die Gutschrift für bestimmte oder alle Posten Ihrer Eingangsrechnung erzeugen Sie in den benannten Fällen über die Registerkarte Artikelliste und den Button Gutschrift. Hierbei werden nur die markierten Artikel der Liste (Teilgutschrift), oder im Fall keiner Markierung, alle Artikel in die Gutschrift übernommen. Die Mengen und Artikel können Sie in der Gutschrift selber verändern. Dies gilt auch für den Fall, dass Sie mit Eingangsrechnungen ohne Posten arbeiten. In diesem Fall nehmen Sie die Änderung des Betrages in den Kopfdaten (Netto bzw. Brutto) vor.

Automatisch erhält die Gutschrift das Sondermerkmal Lieferanten-Vorgang.

Sobald die Gutschrift in den Status 3 – Versendet und gebucht überführt wird, werden Ihnen ggf. verschiedene Optionen der Verbuchung angeboten.

1. Gutschrift eines Teilbetrages, der dem offenen Posten der Eingangsrechnung entspricht
   • Die Gutschrift erhält den Status 4 – Bezahlt
   • Die Eingangsrechnung erhält den Status 4 – Bezahlt
2. Die Gutschrift entspricht der gesamten bereits beglichenen Eingangsrechnung
   • Die Eingangsrechnung bleibt auf dem Status 4 – Bezahlt
   • Die Gutschrift befindet sich im Status 3 – Versendet und gebucht und wird erst ausgeglichen, wenn Sie die Zahlung erhalten und eingetragen haben.
3. Der Gutschriftenbetrag ist größer dem offenen Posten der Eingangsrechnung
   • Die Eingangsrechnung erhält den Status 4 – Bezahlt
   • Die Gutschrift befindet sich im Status 3 – Versendet und gebucht und behält einen offenen Posten und wird erst ausgeglichen, wenn Sie die Zahlung erhalten und eingetragen haben.
4. Der Gutschriftenbetrag ist kleiner dem offenen Posten der Eingangsrechnung
   • Die Eingangsrechnung bleibt im Status 3 – Freigegeben und wartet auf den Ausgleich durch weitere Gutschriften oder Zahlungen.
   • Die Gutschrift befindet sich im Status 4 – Bezahlt, wenn der Betrag auf die Eingangsrechnung umgebucht wurde.
   • Der offene Posten der Eingangsrechnung wurde um den Betrag der Gutschrift verringert.

Negative Eingangsrechnungen #

Bei negativen Eingangsrechnungen handelt es sich immer um Storno-Rechnungen.

Erhalten Sie ggf. negative Eingangsrechnungen von Ihren Lieferanten, legen Sie in diesem Fall zwingend eine Gutschrift in Form eines Lieferanten-Vorgangs an.

Abschlagsrechnungen und Schlussrechnungen #

Über das TecArt CRM können Sie auch Abschlags- bzw. Anzahlungs- und Schlussrechnungen erfassen. Voraussetzung hierfür sind Aufträge oder Verträge, welche besondere Pflegetätigkeiten benötigen. Der Begriff Schlussrechnung ist hierbei nicht bindend, wird aber in vielen Fällen verwendet. Streng genommen, handelt es sich bei einer Schlussrechnung um eine normale Eingangsrechnung, dessen zu zahlender Restbetrag um die bereits geleisteten Abschlagszahlungen gemindert wird. Dabei kann es sogar zu einer Gutschrift kommen. Wird in Ihrem System gebucht, werden die Beträge für Abschläge nicht auf den Erwerb gebucht, erst beim verbuchen der Schlussrechnung.

Abschlagsrechnung aus einem Auftrag #

Der Bearbeitungsstand eines Auftrags muss 3 – Erteilt sein und im Fall von Eingangsrechnungen muss es sich um einen Lieferantenauftrag = Ja handeln. Wechseln Sie dann auf die untere Registerkarte Artikelliste und nutzen zur Abrechnung von einmaligen Positionen als Abschlagsrechnung oder Schlussrechnung den Button Abschlagsrechnung unterhalb von Auftragsaktionen.

Abschlagsrechnung aus einem Vertrag #

Über Verträge können nur Abschlags- bzw. Schlussrechnungen erzeugt werden, wenn diese im Feld Fälligkeit das Merkmal einmalig haben. Verträge, welche Sie also via Serie abrechnen möchten und ebenfalls einmalige Posten enthalten können, können nicht mittels Abschlags- oder Schlussrechnung abgerechnet werden. Erstellen Sie in diesem Fall zwei Verträge mit unterschiedlichen Fälligkeiten. Weiterhin muss im Feld Vorgangsart zwingend der Eintrag Eingangsrechnung ausgewählt sein. Befindet sich nun der Vertrag im Bearbeitungsstand 3 – Aktiviert, finden Sie auf der Registerkarte Artikelliste den Button Abschlagsrechnung.

Abschlagsrechnung eintragen #

Nach Klick auf den Button Abschlagsrechnung öffnet sich eine Übersicht zur Erstellung von Abschlagsrechnungen oder der Schlussrechnung.

Sie finden eine Übersicht über die möglichen Posten Ihrer erhaltenen Abschlags-Eingangs-Rechnung. Markieren Sie nun die Posten, welche Sie abrechnen möchten. Nutzen Sie für eine Mehrfachauswahl die Strg-Taste. Klicken Sie abschließend auf Neue Eingangsrechnung.

Im erscheinenden Fenster können Sie nun einen beliebigen Betrag für den Abschlag festlegen. Der Betrag kann kleiner bzw. gleich dem Gesamtbetrag des Postens sein. Nach dem Klick auf Abschlagsrechnung erstellen wird das Fenster geschlossen und eine Abschlags-Eingangs-Rechnung geöffnet.

Abschlagsrechnungen weisen eine Besonderheit aus. Sie können die ausgewählten Posten selbst im Status 0 – In Bearbeitung nicht verändern, Posten entfernen oder andere Posten hinzufügen. Die enge Abhängigkeit mit dem Auftrag bzw. Vertrag und die spätere Erwartung einer Schlussrechnung verhindern weitere Posten. In Aufträgen können Sie maximal weitere Posten (z.B. variable Kosten) einpflegen und diese dann zur Abrechnung in eine Abschlagsrechnung bringen. Sollte die Abschlagsrechnung nicht Ihren Wünschen entsprechen, können Sie diese entweder komplett löschen und neu erstellen oder einen weiteren Abschlag direkt anlegen und mehrere Abschlagsrechnungen zu einer Abschlagsrechnungen zusammenführen.

Sobald die Rechnung angelegt wurde, erweitern sich die Spalten im Fenster Abschlagsrechnung um die angelegten Eingangsrechnungen. Haben Sie die Abschlagsrechnung verbucht, befindet sich zusätzlich die Rechnungsnummer in der Anzeige.

Sie können den Vorgang beliebig oft wiederholen, solange nicht alle Posten bereits abgerechnet wurden. Sie können wie gewohnt die Abschläge zahlen. Dabei müssen Sie nichts beachten und tragen die getätigten Zahlungen auf die Abschlags-Eingangs-Rechnungen wie gewohnt ein.

Für weitere Abschläge können Sie den Vorgang beliebig wiederholen, bis theoretisch alle Posten in Form von Abschlägen abgerechnet wurden.

Schlussrechnung erfassen #

Möchten Sie nun abschließend die Schlussrechnung erfassen, rufen Sie erneut über den Button Abschlagsrechnung die Funktion auf. Sie brauchen nun keine Posten auswählen und können direkt auf den Button Neue Schlussrechnung klicken. Alle Posten werden in die Schlussrechnung übernommen und die bereits beglichenen Beträge werden im Feld Gezahlt bereits aufgeführt. Die Schlussrechnung können Sie wie gewohnt bearbeiten, weitere Artikel hinzufügen oder auch nicht erbrachte Leistungen herauslöschen. Auf der weiteren Registerkarte Abschlagsrechnungen werden alle erzeugten Abschlagsrechnungen, gleich welchem Status, aufgelistet. Ergibt die Schlussrechnung einen negativen Rechnungsbetrag aufgrund bereits gezahlter Abschläge und weggefallener Leistungen, könnte auch ein negativer Rechnungsbetrag entstehen, welcher dann zu einer Schlussgutschrift führt.

Wie Sie im Überblick Ihrer Abschlagsrechnungen sehen, werden nur bezahlte Teilbeträge für die Schlussrechnung beachtet und bei einer vorbereitenden Buchhaltung umgebucht. Alle Abschlagsrechnungen werden automatisch in den Status 8 – Abgelöst mit Schlussrechnung überführt.